Hoewel je de afgelopen periode misschien niet helemaal lekker in de wedstrijd zat door alle veranderingen en nieuwe regels die werden afgekondigd, zie ik om me heen dat de rust een beetje is wedergekeerd. De medewerker van de salarispraktijk hoeft niet meer dagelijks met nieuwe maatregelen rekening te houden en kan zich weer op de toekomst richten. Toch zal het nog wel even duren voordat we allemaal een weg hebben gevonden in het nieuwe normaal. Ik vertel je hoe je tot die tijd je bijdrage kunt leveren voor klanten of collega’s.
Zoiets simpels als zichtbaar zijn voor je collega’s werd aan het begin van de coronacrisis ineens een enorme uitdaging. Waar iedereen normaal gesproken je kantoor in- en uitliep of even langs je bureau wipte om te overleggen over bijvoorbeeld de pensioenregeling, was dat met iedereen thuis achter z’n laptop ineens onmogelijk.
Daar kwam nog eens bovenop dat de regering een noodpakket afkondigde en er bijna elke dag nieuwe maatregelen van kracht werden die wel of niet op jouw klanten of je collega’s van toepassing waren. Moet er werktijdverkorting aangevraagd? Zo ja: voor welke datum dan? Er was veel onduidelijkheid en dat resulteerde in veel vragen.
Die tijd van paniekvoetbal lijkt echter geweest en we kunnen ons langzaam weer gaan richten op de opstelling. Dat betekent dat je je weer moet laten zien aan je collega’s en klanten en duidelijk moet maken dat je er voor ze bent. Maar hoe doe je dat? Daarvoor heb ik 3 tips voor je.
Tip 1. Train jezelf
Zoals je waarschijnlijk de afgelopen periode hebt gemerkt is digitaal werken heel anders dan met anderen in een kantoor zitten. Voor virtueel contact heb je andere skills nodig dan wanneer je gewoon bij elkaar in dezelfde ruimte zit. Het goede nieuws is dat je jezelf kunt trainen als het op digitale vaardigheden aankomt, denk aan online cursussen op YouTube.
Verdiep je in thuiswerkregels
En als je daar dan toch bent (op het internet), train jezelf dan ook op een andere manier: lees je in op actuele thema’s. Veel bedrijven krijgen, nu het thuiswerken langer duurt, steeds vaker de vraag van werknemers of ze de thuiswerkplek kunnen inrichten en (deels) vergoeden. Verdiep je hierin. Weet jij de exacte rechten van thuiswerkers? Wat er wel en niet onder de WKR valt? Schrijf je bevindingen op en stuur je klanten of collega’s proactief een mail hierover.
Tip 2. Zorg voor de juiste tools
Die archiefkast achterin je kantoor met jaren aan gegevens van je klanten/collega’s is niks waard wanneer je er niet bij kunt. Met al dat thuiswerken is gebleken dat digitaal de toekomst heeft en dat het zinvol is om je data in de cloud op te slaan. Zo kun je er altijd en overal bij. En niet alleen jij, ook je collega’s. Dat is niet alleen voor jezelf heel fijn, maar ook een geruststelling voor je klanten. Zij weten dat je ze te allen tijde kunt helpen.
Stap voor stap digitaal
Heb je nog niet alles digitaal en weet je niet goed waar je moet beginnen? Dan raad ik je aan om het stap voor stap te doen. Maak eerst een digitaal kopie van alle ID-bewijzen, de salarisstroken en de arbeidsovereenkomsten. Denk daarna aan bijvoorbeeld alle administratie van het afgelopen jaar. Dáárna kun je denken aan administratie van eerdere jaren. Met onze tool zorgen we ervoor dat alle data veilig worden opgeslagen.
Tip 3. Blijf zichtbaar
Nu je vaker (of helemaal) thuis zit, is het nog nooit zo belangrijk geweest om te laten zien dat je nog steeds bereikbaar bent voor allerhande vragen van klanten of collega’s. Dit kan door middel van het uitsturen van een nieuwsbrief, of het gebruik van een intern, sociaal netwerk zoals Yammer waarop je updates geeft over jouw vakgebied. Een andere mogelijkheid is het houden van een inloopspreekuur.
Stuur een mail uit naar al je contacten en zeg dat je elke dag tussen 15 en 16 uur beschikbaar bent in een virtuele meeting voor vragen.
Maak tijdens je contactmomenten duidelijk dat je op de hoogte bent van het laatste nieuws.
Wees proactief
Een andere optie is om eens proactief een mail naar je klanten of collega’s te sturen over wat er is veranderd is in de nieuwe NOW-regeling en leg uit wat dat voor hen betekent. Zo blijf je zichtbaar en etaleer je je kennis.
Desalniettemin zal de komende periode een uitdagende blijven, met name door de onzekerheid waarin we verkeren; welke wetgeving komt eraan, wat is blijvend en wat is tijdelijk? Moet een klant z’n flexpool vergroten of juist verkleinen en wat wordt jouw advies daarin?
Het maken van een schatting van onder meer de personeelskosten zal een uitdaging worden. Voor iedereen die daar wakker van ligt heb ik één advies: wees proactief en houdt de informatievoorziening vanuit de overheid goed in de gaten. Soms is de aanval immers de beste verdediging.
Leo Overvoorde, Product Manager Personeel & Salaris bij
Unit4 Bedrijfssoftware
