Een organisatie mag alleen een volledige kopie of scan (dat wil zeggen: waarbij alle persoonsgegevens zichtbaar zijn) van iemands identiteitsbewijs maken als de organisatie daartoe wettelijk verplicht is.
Dit geldt ook voor het scannen van het identiteitsbewijs waarbij een organisatie persoonsgegevens van iemands identiteitsbewijs ‘inleest’. Een organisatie mag dit alleen doen als zij daartoe wettelijk verplicht is.
Deze verplichting staat in artikel 28 van de Wet op de loonbelasting.
Kopie bij indiensttreding
De werkgever maakt een kopie of scan op het moment dat een werknemer bij de organisatie in dienst komt. Zo kan de werkgever later aantonen dat de werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en dat zij legaal in Nederland waren.
Ook is de werkgever verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW.
Kopie identiteitsbewijs
Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan.
- Nederlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van bladzijde 2 met de identificerende gegevens, waarop de pasfoto herkenbaar is. Uit de kopie moet ook de aard en het nummer van het document blijken.
- Buitenlands paspoort: kopieer de de pagina’s waarop de persoonsgegevens staan (naam, nationaliteit, geboortedatum, lengte, BSN-nummer) en een verblijfssticker van de IND. Maak van een identiteitskaart een kopie van de voor- en achterkant.
Bewaartijd
De kopie moet de werkgever ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid is beëindigd.
Identiteitsbewijs verlopen
Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt terwijl diegene bij de werkgever in dienst is, hoef je niets te doen. De werkgever hoeft de werknemer niet om een nieuw geldig identiteitsbewijs te vragen en daarvan een kopie te maken.
Let op: van werknemers van buiten de Europese Economische Regio (EER) moet je wél altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier bewaren.
Inlener of aannemer
Om de identiteit van een uitzendkracht, gedetacheerde of payroller te kunnen aantonen, moet de inlener of aannemer het originele identiteitsbewijs controleren, zonder het te kopiëren of in te scannen. En vervolgens in zijn administratie onder meer de volgende gegevens vastleggen:
- naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
- geboortedatum;
- burgerservicenummer (BSN);
Om de inlener of aannemer een beroep te kunnen laten doen op de vrijwaring voor of matiging van de inleners- en ketenaansprakelijkheid, mag de uitlener of onderaannemer het BSN van de werknemer verstrekken. Dit is sinds 1 januari 2017 geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN. - specificatie van de gewerkte uren;
- nationaliteit;
- soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur.
De inlener of aannemer controleert het originele identiteitsbewijs en neemt de gegevens over op het moment dat de ingeleende werknemer de (aanneem)overeenkomst gaat uitvoeren.
Welke gegevens de inlener of aannemer nog meer moet vastleggen om het risico van fiscale aansprakelijkheid te beperken, lees je in de volgende twee brochures van de Belastingdienst:
- Aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming
- Aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting bij inlening van personeel.
Geen kopie identiteitsbewijs
De inlener of aannemer mag geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer. Of van een werknemer die door een onderaannemer is ingezet.
Als het gaat om een ingeleende werknemer van buiten de EER, dan is de inlener of aannemer wél verplicht een kopie van het geldige identiteitsbewijs te verstrekken. Hij voert dan de volgende stappen uit:
- identiteit vaststellen van de ingeleende werknemer vast aan de hand van zijn originele identiteitsbewijs.
- identiteitsbewijs vergelijken met de kopie/scan die u van de uitlener ontvangt.
- kopie of scan van het identiteitsbewijs opnemen in de administratie.
- kopie/scan ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de (aanneem)overeenkomst van de ingeleende werknemer is beëindigd.
