• Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Salaris Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
Home » Kopie identiteitsbewijs door werkgever: hoe zit het?

Kopie identiteitsbewijs door werkgever: hoe zit het?

Nieuws

De werkgever is wettelijk verplicht om een kopie of scan van het identiteitsbewijs van de werknemer op te nemen in de loonadministratie.

6 augustus 2020 door Salaris Vanmorgen

Een organisatie mag alleen een volledige kopie of scan (dat wil zeggen: waarbij alle persoonsgegevens zichtbaar zijn) van iemands identiteitsbewijs maken als de organisatie daartoe wettelijk verplicht is.

Dit geldt ook voor het scannen van het identiteitsbewijs waarbij een organisatie persoonsgegevens van iemands identiteitsbewijs ‘inleest’. Een organisatie mag dit alleen doen als zij daartoe wettelijk verplicht is.

Deze verplichting staat in artikel 28 van de Wet op de loonbelasting.

Kopie bij indiensttreding

De werkgever maakt een kopie of scan op het moment dat een werknemer bij de organisatie in dienst komt. Zo kan de werkgever later aantonen dat de werknemers zich goed gelegitimeerd hebben en dat zij legaal in Nederland waren.

Ook is de werkgever verplicht de kopieën voorhanden te hebben bij controles op de werkvloer, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW.

Kopie identiteitsbewijs

Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die ook op het originele identiteitsbewijs staan.

  • Nederlands paspoort: maak een duidelijk leesbare kopie van bladzijde 2 met de identificerende gegevens, waarop de pasfoto herkenbaar is. Uit de kopie moet ook de aard en het nummer van het document blijken.
  • Buitenlands paspoort: kopieer de de pagina’s waarop de persoonsgegevens staan (naam, nationaliteit, geboortedatum, lengte, BSN-nummer) en een verblijfssticker van de IND. Maak van een identiteitskaart een kopie van de voor- en achterkant.

Bewaartijd

De kopie moet de werkgever ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid is beëindigd.

Identiteitsbewijs verlopen

Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt terwijl diegene bij de werkgever in dienst is, hoef je niets te doen. De werkgever hoeft de werknemer niet om een nieuw geldig identiteitsbewijs te vragen en daarvan een kopie te maken.

Let op: van werknemers van buiten de Europese Economische Regio (EER) moet je wél altijd een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het personeelsdossier bewaren.

Inlener of aannemer

Om de identiteit van een uitzendkracht, gedetacheerde of payroller te kunnen aantonen, moet de inlener of aannemer het originele identiteitsbewijs controleren, zonder het te kopiëren of in te scannen. En vervolgens in zijn administratie onder meer de volgende gegevens vastleggen:

  • naam-, adres- en woonplaatsgegevens;
  • geboortedatum;
  • burgerservicenummer (BSN);
    Om de inlener of aannemer een beroep te kunnen laten doen op de vrijwaring voor of matiging van de inleners- en ketenaansprakelijkheid, mag de uitlener of onderaannemer het BSN van de werknemer verstrekken. Dit is sinds 1 januari 2017 geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN.
  • specificatie van de gewerkte uren;
  • nationaliteit;
  • soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur.

De inlener of aannemer controleert het originele identiteitsbewijs en neemt de gegevens over op het moment dat de ingeleende werknemer de (aanneem)overeenkomst gaat uitvoeren.

Welke gegevens de inlener of aannemer nog meer moet vastleggen om het risico van fiscale aansprakelijkheid te beperken, lees je in de volgende twee brochures van de Belastingdienst:

  • Aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming
  • Aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting bij inlening van personeel.

Geen kopie identiteitsbewijs

De inlener of aannemer mag geen kopie of scan maken van het identiteitsbewijs van een ingeleende werknemer. Of van een werknemer die door een onderaannemer is ingezet.

Als het gaat om een ingeleende werknemer van buiten de EER, dan is de inlener of aannemer wél verplicht een kopie van het geldige identiteitsbewijs te verstrekken. Hij voert dan de volgende stappen uit:

  • identiteit vaststellen van de ingeleende werknemer vast aan de hand van zijn originele identiteitsbewijs.
  • identiteitsbewijs vergelijken met de kopie/scan die u van de uitlener ontvangt.
  • kopie of scan van het identiteitsbewijs opnemen in de administratie.
  • kopie/scan ten minste 5 jaar bewaren na het einde van het kalenderjaar waarin de (aanneem)overeenkomst van de ingeleende werknemer is beëindigd.

Bron: Identiteitsbewijs op Autoriteit Persoonsgegevens.nl

Categorie: Nieuws Tags: Autoriteit Persoonsgegevens, burgerservicenummer (BSN), identificatieplicht

Tags: Autoriteit Persoonsgegevens, burgerservicenummer (BSN), identificatieplicht

Gerelateerde artikelen

2 juni 2022

Buitenlandse stagiair zonder bsn in salarisadministratie verwerken?

31 mei 2022

Bijna 25.000 meldingen van datalekken in 2021

17 mei 2022

Nieuwe regels voor berekening boetes bedrijven bij overtreding AVG

9 mei 2022

Einde aan collectiviteitskorting op zorgverzekeringen per 2023

Hoofdsponsor

Vakantiewerk in jouw organisatie: voordelen en regels op een rij
Zo kijkt Lois, Junior Salarisprofessional van het jaar, terug op de verkiezing
Hoe werkgevers medewerkers met schulden kunnen helpen
5 verschillen tussen Nederlandse en Belgische medewerkers
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Highlights uit het nieuwe pensioenstelsel
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?
Hoe kun je verzuim binnen jouw organisatie terugdringen?

Partners

Vakantiewerk in jouw organisatie: voordelen en regels op een rij
Zo kijkt Lois, Junior Salarisprofessional van het jaar, terug op de verkiezing
Hoe werkgevers medewerkers met schulden kunnen helpen
5 verschillen tussen Nederlandse en Belgische medewerkers
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Highlights uit het nieuwe pensioenstelsel
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?
Hoe kun je verzuim binnen jouw organisatie terugdringen?

Meest gelezen berichten

  • Loonbelastingtabellen 2022 – witte en groene tabellen
  • Betaald ouderschapsverlof per 2 augustus en andere verlofregelingen
  • Twee fulltime banen – boete voor overtreden nevenwerkzaamhedenbeding
  • Einde handhavingsmoratorium per 2025 – aanpak schijnzelfstandigheid
  • Schadevergoeding na ontslag is belastbaar loon uit dienstbetrekking

NIRPA

Opleidingen

04
jul
Online Excel training voor salarisadministrateurs (specialisatie)
Salaris Vanmorgen
01
sep
HR voor Salarisadministrateurs
Markus Verbeek Praehep
12
sep
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
Salaris Vanmorgen
15
sep
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
Salaris Vanmorgen
19
sep
HBO Associate degree Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
19
sep
Werkkostenregeling PE
Markus Verbeek Praehep
19
sep
HBO Bachelor Management Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
19
sep
Vakopleiding Payroll Services (VPS®)
Markus Verbeek Praehep
22
sep
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
Salaris Vanmorgen
22
sep
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
Salaris Vanmorgen
28
sep
Online cursus Werkkostenregeling
Salaris Vanmorgen
04
okt
Cursus Impact nieuwe Wet Toekomst Pensioenen per 1 januari 2023
Salaris Vanmorgen
04
okt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
Salaris Vanmorgen
06
okt
Online cursus Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen
Salaris Vanmorgen
13
okt
Online cursus loonheffingen en hybride werken
Salaris Vanmorgen
01
nov
Cursus Werkkostenregeling
Salaris Vanmorgen
07
nov
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
Salaris Vanmorgen
08
nov
Cursus Samenwerken tussen de HR-afdeling en salarisadministratie
Salaris Vanmorgen
10
nov
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
Salaris Vanmorgen
10
nov
Cursus Werkkostenregeling bij gemeenten (introductie)
Salaris Vanmorgen
06
dec
Online cursus Update Werkkostenregeling bij gemeenten (verdieping)
Salaris Vanmorgen
07
dec
Compensation & Benefits Consultant (CBC®)
Markus Verbeek Praehep

Vacatures

Salarisadministrateur bij de Caesar Groep
Caesar Groep
Teamleider Salarisadvies
HLB Witlox Van den Boomen
Traineeship HR-payroll consultant | Regio Apeldoorn
a/s WORKS
Senior salarisadviseur (Raalte)
De Jong & Laan
Payroll Specialist – Netcompany Delft
Strictly People
Intern salarisadministrateur / payroll specialist
HLB Witlox Van den Boomen
Salarisadministrateur / AFAS Payroll Barendrecht e.o.
Visser & Visser
Specialist loonheffingen (Hoogeveen/Groningen)
De Jong & Laan
Salarisadministrateur – Wensink Zwolle
Strictly People
Professional salarisadministrateur
Bentecera
(Ervaren) Salarisadministrateur parttime/fulltime
Payroll Totaal
Traineeship Loonadministratie & Advies
Scab
Senior Salarisadministrateur – Veenendaal
acconavm
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Medior / Senior salarisadministrateur Software Gemak – Utrecht
a/s Works
(Sr.) Loonadministrateur
Scab
Traineeship HR Payroll Consultant | Randstad – Randstad
a/s Works
Salarisadministrateur (m/v/x) 16 tot 40 uur mogelijk. Remote, hybride of in Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Ervaren salarisadministrateur
HLB Witlox Van den Boomen
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers Accountancy & Advies
International Payroll Specialist – Ultimaker (Remote)
Strictly People (Ultimaker)
Payroll consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Payroll Specialist – Q8 Den Haag
Strictly People - Q8
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Payroll Professional
CROP
Salarisadministrateur – Intergamma Leusden
Strictly People
Payroll Specialist – Philips Domestic Appliances Amsterdam
Strictly People | Philips Domestic Appliances Amsterdam
Professional – Loonadministrateur
Van Oers
Junior salarisadministrateur
acconavm
Corporate International Payroll Controller – B&S Dordrecht
Strictly People B&S
Salarisadviseur (Hoogeveen)
de Jong & Laan
Senior Salarisadministrateur- Gorinchem
acconavm
Salaris/HR adviseur
Bentecera
Specialist arbeidsrecht
Fiscount
Senior salarisadministrateur Bussum
Moore MTH
Payroll consultant Zoetermeer
a/s Works
Senior salarisadministrateur, Gorinchem
acconavm
Senior Salarisadministrateur Eindhoven
KSS (onderdeel van Wij zijn Jong)
Salarisadviseur (Harderwijk)
De Jong & Laan
Loonadviseur
Scab
Medior salarisadministrateur
Moore MTH
Parttime/Fulltime Salarisadministrateur- Denekamp
De Kok
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Junior salarisadministrateur
Moore MTH
Salarisadministrateur 24-40 uur per week in Ridderkerk (€2.600-€ 3.800)
Lansigt accountants en belastingadviseurs

Vriend van Salaris Vanmorgen

Moore mth
abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV