Een leidinggevende wil weten dat er een loonbeslag is om zo in gesprek te gaan om de werknemer met loonbeslag een helpende hand te bieden.. Dat is met de regels van de AVG echter niet zo eenvoudig.
Hoe weet een leidinggevende of HR-adviseur dat er een loonbeslag ligt? Die informatie moet dan eerst gedeeld worden. De salarisadministrateur mag echter niet zomaar informatie over het loonbeslag doorgeven aan personen binnen de organisatie.
De regel in de AVG is dat verstrekken van persoonsgegevens alleen mag als dat verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Een gerechtsdeurwaarder geeft een loonbeslag af met als doel verwerking hiervan en afdracht van het salaris boven de beslagvrije voet. Een gesprek met de werknemer over het loonbeslag valt niet onder het doel waarmee het loonbeslag is gedaan.
Hoe dan wel?
Volgens de AVG kunnen gegevens gedeeld worden wanneer aan een van de zes volgende grondslagen wordt voldaan:
- toestemming van de betrokkene;
- uitvoeren van een overeenkomst;
- wettelijke verplichting;
- vitaal belang van de betrokkene;
- uitvoeren van een publiekrechtelijke taak;
- gerechtvaardigd belang van de organisatie (deze grond geldt niet voor overheidsinstanties als zij persoonsgegevens verwerken in het kader van uitoefening van hun taken).
Gerechtvaardigd belang
Daarnaast kan de werkgever bij het delen van het loonbeslag mogelijk beroep doen op een ‘gerechtvaardigd belang’. Er moet dan aan drie voorwaarden worden voldaan:
- er is een gerechtvaardigd belang;
- de verwerking, het delen, is noodzakelijk om dit gerechtvaardigde belang te behartigen; en
- er is een afweging gemaakt tussen eigen belangen en die van de personen, in dit geval de werknemers, van wie men de persoonsgegevens verwerkt door deze te delen.
Duidelijk vastleggen
Leg een mogelijk gerechtvaardigd belang zo duidelijk mogelijk vast. Evenals de procedure die wordt gevolgd wanneer en een loonbeslag wordt gelegd. Zo weet iedere werknemer wat de spelregels zijn. Dus leg de procedure sowieso vast in een verwerkingsregister. Maar bijvoorbeeld ook via een beschrijving in het personeelshandboek. Verwijs hiernaar met bijvoorbeeld een alinea in een arbeidsovereenkomst. Hiervoor wordt dan bij ondertekening van de overeenkomst ook voor kennisneming van de procedure getekend.
Maar houd altijd het doel van het delen voor ogen; dus nooit zomaar delen.
Bron: Sammen Sterk in Financiële Coaching
