De buitenlandse werkgever moet vanaf 1 maart verplicht de nieuwe diensten melden.
Meldingsplicht
Een werkgever of multinational uit de Europese Unie (EU), een ander land binnen de Europese Economische Ruimte (EER), of Zwitserland die tijdelijk werknemers of uitzendkrachten naar Nederland detacheert of met zijn werknemers naar Nederland komt voor een tijdelijke opdracht is verplicht om de komst en die van zijn werknemers (posted workers) vooraf te registreren. Deze meldingsplicht is onderdeel van de WagwEU.
De buitenlandse werkgever kan zich alleen melden via het online Meldloket op postedworkers.nl zowel in het Nederlands als in het Engels.
Zes stappen
Zes stappen op een rij voor de betreffende buitenlandse werkgever.
Stap 1. Goed voorbereid melding doen
De werkgever moet naar postedworkers.nl gaan en zorgen dat hij het volgende bij de hand heeft:
- de gegevens van zichzelf, het bedrijf en de contactpersoon in Nederland;
- de bedrijfsgegevens van de klant/opdrachtgever;
- de start- en einddatum van de dienst;
- het adres van de werkplek; en
- de gegevens van de werknemers.
Stap 2. Inloggen
De werkgever moet zich aanmelden in het Meldloket met eHerkenning of met zijn emailadres en wachtwoord. Het Meldloket staat onderaan op de webpagina op postedworkers.nl.
Stap 3. Gegevens invullen en versturen
De werkgever moet de gevraagde gegevens invullen en de melding versturen. De opdrachtgever in Nederland krijgt een e-mail met het verzoek de melding van de dienst te controleren. De opdrachtgever kan de melding goedkeuren of afkeuren.
Stap 4. Melding afgekeurd door opdrachtgever
Als de melding aangepast moet worden, doordat de werkgever bijvoorbeeld de verkeerde start- en einddatum van de werkzaamheden heeft ingevuld, dan zal de opdrachtgever de melding afkeuren en ontvangt de werkgever een e-mail. Hij moet de melding vervolgens aanpassen en opnieuw indienen.
Stap 5. Melding goedgekeurd door opdrachtgever
Als de melding correct is, dan zal de opdrachtgever de melding goedkeuren. De melding is dan afgerond. De werkgever hoeft niets meer aan de melding te doen tenzij er wijzigingen zijn.
Stap 6. Tussentijdse wijzigingen
Als er tussentijds iets wijzigt in de dienst, doordat er bijvoorbeeld een nieuwe werknemer op de opdracht gaat werken of de werkgever werkt langer in Nederland dan gepland, dan moet de werkgever deze wijziging doorvoeren in de melding in het Meldloket en zal de dienstontvanger deze melding weer goed moeten keuren.
Stappenplan meldloket voor buitenlandse werkgevers
Jaarmelding
Als de buitenlandse werkgever vaker in Nederland werkt, kan hij soms ook een jaarmelding buitenlandse werknemers doen.
De werkgever kan gebruik maken van de jaarmelding als hij werkt als dienstverrichter in de sector Goederenvervoer over de weg (Standaard Bedrijfsindeling groep H 49.4). Dit geldt ook als hij in opdracht van een in Nederland gevestigde dienstontvanger diensten levert.
Klein bedrijf
De werkgever kan gebruik maken van de jaarmelding als hij:
- 1 tot 9 werknemers in dienst heeft;
- gevestigd is binnen een straal van 100 kilometer van de Nederlandse grens;
- in het voorgaande kalenderjaar ten minste 3 transnationale diensten in Nederland heeft uitgevoerd of in het voorgaande kalenderjaar een geldige melding heeft gedaan; en
- ingeschreven is in het handelsregister, of een vergelijkbaar register in aangrenzende landen.
De werkgever kan de jaarmelding niet gebruiken als hij werkt in de bouwsector, arbeidsbemiddeling, de uitzendsector of personeelsbeheer.
Incidentele activiteiten
De werkgever hoeft in een aantal gevallen van incidentele arbeid de werknemers niet te melden. Deze uitzonderingen gelden niet als het om detachering van een werknemer uit een derde land (een land buiten de Europese Economische Ruimte) betreft.
Lees hier welke incidentele activiteiten dit betreft
Vier vragen en antwoorden
In het document Vier vragen voor werkgevers buiten Nederland staan vier vragen en antwoorden.
Het betreft de volgende vier vragen:
- Wat is de WagwEU eigenlijk?
- Welke vragen worden gesteld bij de melding van posted workers?
- Hoe verloopt de registratie?
- Wat gebeurt er als de werkgever werknemers niet of onjuist meldt?
Boete
Bij het niet naleven van de verplichte melding van werknemers riskeren de werkgever en de opdrachtgever in Nederland een boete.
Documenten op werkplek
De werkgever is ook verplicht om op de werkplek te beschikken over verschillende documenten die van toepassing zijn op de werknemer, zoals een arbeidsovereenkomst, een gespecificeerde loonstrook, en een bewijs van afdracht van socialezekerheidsbijdragen.
Zie Vier vragen voor werkgevers buiten Nederland
Checklist buitenlandse werkgever
In de Checklist buitenlandse werkgever staan per categorie de gegevens die nodig zijn voor het invullen van een melding in het online meldloket.
Het gaat om de volgende categorieën:
- gegevens identiteit van de melder;
- bedrijfsgegevens;
- gegevens contactpersoon in Nederland;
- gegevens klant/opdrachtgever;
- informatiegegevens over het project;
- gegevens identiteit werknemers die tijdelijk in Nederland komen werken.
Zie Checklist buitenlandse werkgever
