De btw die de werkgever betaalt over uitgaven voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen, is niet altijd aftrekbaar. Er geldt een drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) per ontvanger per boekjaar. Zijn de jaarlijkse uitgaven niet meer dan dit bedrag? Dan mag je de btw hierover aftrekken.
Giften en relatiegeschenken zijn meestal persoonsgebonden. Personeelsvoorzieningen kunnen voor meerdere medewerkers bestemd zijn, zoals een bedrijfsfitnessruimte.
Per medewerker overschrijden drempelbedrag vaststellen
De persoonsgebonden uitgaven, reken je toe aan de desbetreffende personen. Uitgaven die je doet voor een groep medewerkers, deel je door het aantal personen dat van de voorziening gebruik maakt of gebruik kan maken. Je kunt nu per medewerker vaststellen of je het drempelbedrag hebt overschreden. Voor de gevallen waarin dat zo is, kun je de btw over de uitgaven niet als voorbelasting aftrekken.
Rekenvoorbeeld
De werkgever geeft alle werknemers een kerstpakket van € 75 exclusief btw. Voor de helft van de werknemers heeft de werkgever daarnaast een personeelsuitje verzorgd: kosten € 400 exclusief btw per persoon. Aan één werknemer heeft de werkgever een jubileumhorloge van € 150 exclusief btw cadeau gegeven. Hierbij geldt dan het volgende:
- Je mag de btw aftrekken van het kerstpakket dat je geeft aan werknemers waarvoor de werkgever geen uitje heeft verzorgd.
- Je mag de btw van het horloge aftrekken, als de werkgever voor dit personeelslid geen uitje heeft verzorgd. De kosten (€ 225) blijven dan onder het drempelbedrag van € 227.
- Je mag geen btw aftrekken van de kosten van het uitje.
Contante betalingen en afschrijvingen
Je telt alleen de uitgaven mee waarover de werkgever btw heeft betaald. Contante betalingen zoals een 13e maand of winstdeling tellen niet mee. Schrijf je af op personeelsvoorzieningen? Dan baseer je de uitgaven per jaar op een redelijke afschrijving. De afschrijving doe je op dezelfde manier als bij de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting.
Eigen bijdrage niet meer aftrekbaar
Ontvangt de werkgever van werknemers of relaties een eigen bijdrage voor de personeelsvoorzieningen of relatiegeschenken? Tot 1 januari 2024 mag je deze opbrengsten (exclusief btw) nog aftrekken van de uitgaven.
Als de uitgaven op die manier onder het drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) komen, mag je de btw over de uitgaven aftrekken. Over de eigen bijdrage moet je btw betalen. Deze btw geef je aan in de aangifte.
Met ingang van 1 januari 2024 wijzigt dit. Vanaf die datum mag je de opbrengsten van de eigen bijdrage niet meer aftrekken van de uitgaven. Dit is bepaald in het Besluit omzetbelasting, berekeningswijze voor het BUA drempelbedrag.
Heb je btw afgetrokken voor uitgaven die boven het drempelbedrag liggen? Dan moet je deze btw terugbetalen.
Zie ook Drempelbedrag personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken
