De arbodienst of bedrijfsarts kan ook gegevens opvragen bij de behandelend arts.
De werkgever geeft de ziekmelding door aan de arbodienst of bedrijfsarts. Hierbij hoeft de werkgever alleen de noodzakelijke gegevens door te geven, zoals de naam, adres en telefoonnummer.
Daarnaast kan de werkgever de arbodienst/bedrijfsarts inlichten over de informatie die hij heeft gegeven bij de ziekmelding en over zijn eigen waarnemingen.
De werknemer moet aan de arbodienst of bedrijfsarts alle informatie geven die nodig is voor het beoordelen van de arbeidsongeschiktheid, verzuimbegeleiding en re-integratie.
Behandelend arts
De arbodienst of bedrijfsarts mag (medische) gegevens van de werknemer opvragen bij de behandelend arts (huisarts of specialist) als dit nodig is voor de verzuimbegeleiding. Maar de behandelend arts heeft medisch beroepsgeheim.
Daarom mag de arts de gevraagde gegevens alleen doorgeven als de werknemer hiervoor toestemming heeft gegeven. In de praktijk geeft u die toestemming door een schriftelijke machtiging af te geven tijdens het spreekuur van de arbodienst of bedrijfsarts.
Informatie doorgeven
De arbodienst of bedrijfsarts geeft beperkte informatie aan de werkgever. En is verplicht om bepaalde gegevens door te geven aan het UWV.
Aan werkgever
De arbodienst of bedrijfsarts mag alleen noodzakelijke gegevens aan de werkgever doorgeven. Bijvoorbeeld gegevens die de werkgever nodig heeft om te beoordelen of hij het loon moet doorbetalen. Of gegevens die nodig zijn voor de verzuimbegeleiding en re-integratie.
Noodzakelijke medische informatie
In uitzonderlijke situaties mag de arbodienst/bedrijfsarts met uitdrukkelijke toestemming van de werknemer meer medische informatie met de werkgever delen. Het moet dan wel gaan om noodzakelijke informatie. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer epilepsie heeft. En de naaste collega’s moeten weten hoe zij moeten handelen in een noodsituatie.
Aan UWV
Het UWV heeft bepaalde gegevens nodig om zijn taak goed te kunnen uitvoeren. De arbodienst of bedrijfsarts is verplicht deze gegevens te verstrekken als het UWV daarom vraagt. Het gaat hierbij alleen om (strikt) noodzakelijke medische gegevens.
Toegang tot dossier
Bij de arbodienst heeft niet iedereen toegang tot het dossier van de werknemer. De toegang is beperkt tot de medewerkers die direct bij de behandeling betrokken zijn. Dat zijn:
- de bedrijfsarts;
- verpleegkundigen;
- doktersassistenten;
- collega-vakgenoten die de bedrijfsarts om advies vraagt (als het niet lukt om dit anoniem te doen);
- de vervangende bedrijfsarts(en).
Dossier overdragen
De oude arbodienst of bedrijfsarts mag alleen het deel van het dossier overdragen waar geen medisch beroepsgeheim op rust. De gegevens die wel onder het medisch beroepsgeheim vallen, mag de oude arbodienst of bedrijfsarts alleen overdragen als die gegevens noodzakelijk zijn voor de verzuimbegeleiding.
Gegevens zijn noodzakelijk voor de verzuimbegeleiding als de werknemer bij de wisseling van arbodienst of bedrijfsarts ziek is of binnen 4 weken na de herstelmelding opnieuw uitvalt.
De arbodienst/bedrijfsarts moet de werknemer hierbij van tevoren laten weten dat de gegevens worden overgedragen.
Ook moet de werknemer de kans krijgen om hiertegen bezwaar te maken.
Tot slot mag de arbodienst of bedrijfsarts de gegevens alleen overdragen aan een andere gecertificeerde arbodienst of bedrijfsarts.
Dossier bewaren
Voor het medisch dossier bij de arbodienst of de bedrijfsarts geldt een bewaartermijn van 20 jaar na het einde van het dienstverband. Of na de beëindiging van de overeenkomst tussen de werkgever en de arbodienst/bedrijfsarts.
Loonwaarde vaststellen
De arbodienst of bedrijfsarts mag weliswaar de mate waarin een werknemer arbeidsongeschikt is aan de werkgever doorgeven, maar de loonwaarde valt hier niet onder.
Belastbaarheid
Bij de mate waarin een werknemer arbeidsongeschikt is gaat het alleen om de – door de arbodienst of bedrijfsarts vast te stellen – functionele beperkingen en restmogelijkheden (belastbaarheid) van de zieke werknemer. Vervolgens moet de werkgever op basis van deze belastbaarheid de loonwaarde vaststellen (ook wel functiebelasting genoemd).
Probleemanalyse
Een probleemanalyse waarin onder meer de aard en oorzaak van de klachten en de omstandigheden van de zieke werknemer staan mag de arbodienst of bedrijfsarts niet naar de werkgever sturen.
Gaat het echter om het formulier Probleemanalyse van het UWV? Dan mag de arbodienst of bedrijfsarts dit wél naar de werkgever sturen.
Het gaat hier namelijk om een beknopte versie van de probleemanalyse. De arbodienst/bedrijfsarts mag hierop géén medische gegevens of privacygevoelige informatie vermelden, omdat de werkgever een kopie van het formulier krijgt.
Er is een apart formulier van het UWV waarop de arbodienst of bedrijfsarts medische gegevens kan vermelden.
Let op: de werknemer zelf heeft het recht om over de totale probleemanalyse te beschikken, dus ook over het medische deel.
