Het overlijden van een werknemer is een ingrijpende gebeurtenis. Voor collega’s en leidinggevenden overheerst vaak het verdriet. Tegelijkertijd rust op de werkgever, en in de praktijk vaak op de salarisadministratie, de verantwoordelijkheid om de afhandeling juridisch correct en zorgvuldig te regelen. In dit artikel bespreken we de belangrijkste arbeidsrechtelijke en salarisadministratieve aandachtspunten.
1. Beëindiging van het dienstverband
Op grond van artikel 7:674 BW eindigt de arbeidsovereenkomst van rechtswege op de dag van overlijden. De overlijdensdatum is daarmee juridisch de laatste dag van het dienstverband.
Eindafrekening
De werkgever moet een reguliere eindafrekening opstellen. Dit omvat:
- Het nog verschuldigde salaris tot en met de overlijdensdatum
- De opgebouwde maar nog niet uitbetaalde vakantiebijslag
- De waarde van openstaande vakantiedagen
- Eventuele andere opgebouwde vaste looncomponenten
Let op: over uitbetaalde vakantiedagen is eveneens vakantiebijslag verschuldigd. De eindafrekening maakt fiscaal onderdeel uit van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking tot de datum van overlijden.
2. Communicatie en tenaamstelling richting nabestaanden
De laatste loonstrook of eindafrekening kan voor nabestaanden confronterend zijn. In sommige salarissystemen bestaat de mogelijkheid om de tenaamstelling op correspondentie aan te passen naar bijvoorbeeld:
“Erven van [achternaam van de werknemer]”
Belangrijk: dit betreft uitsluitend een communicatieve aanpassing richting nabestaanden. De fiscale gegevens en loonaangifte moeten administratief correct blijven en op naam van de werknemer worden verwerkt. Een zorgvuldige en respectvolle communicatie voorkomt onnodige verwarring of extra emotionele belasting.
3. De wettelijke overlijdensuitkering
Naast de reguliere eindafrekening is de werkgever op grond van artikel 7:674 BW verplicht een overlijdensuitkering te verstrekken aan de nabestaanden.
Hoogte van de uitkering
De wettelijke overlijdensuitkering bedraagt het loon over één maand na de dag van overlijden. Een cao kan hiervan afwijken en een ruimere regeling voorschrijven.
Onder ‘loon’ wordt verstaan:
- het vaste bruto maandsalaris;
- structurele looncomponenten;
- vakantiebijslag.
Variabele loonbestanddelen worden alleen meegenomen als deze een structureel karakter hebben.
Wie heeft recht op de uitkering?
De wet hanteert een vaste volgorde van gerechtigden:
- De echtgenoot of geregistreerd partner.
- De minderjarige kinderen.
- Degene met wie de werknemer in gezinsverband leefde en in wiens onderhoud hij of zij voorzag.
Als er geen gerechtigde is volgens deze volgorde, vervalt de verplichting tot betaling van de overlijdensuitkering. Voor de werkgever is het van belang zorgvuldig vast te stellen wie rechthebbende is.
4. Fiscale behandeling van de overlijdensuitkering
De overlijdensuitkering is fiscaal vrijgesteld tot een maximum van drie maandsalarissen.
- tot dat maximum: onbelast;
- voor zover het bedrag hoger is dan drie maandsalarissen: het meerdere is belast met loonbelasting.
Over de overlijdensuitkering zijn geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd.
5. Postuum loon
Soms bepaalt een cao of arbeidsovereenkomst dat het loon wordt doorbetaald tot het einde van de kalendermaand waarin het overlijden plaatsvindt. Dit wordt vaak aangeduid als postuum loon.
Belangrijk:
- Er bestaat géén algemene wettelijke verplichting tot doorbetaling tot het einde van de maand.
- Alleen een cao of contractuele bepaling kan dit voorschrijven.
Fiscale verwerking
Postuum loon wordt fiscaal aangemerkt als loon uit vroegere dienstbetrekking. Welke tabel je gebruikt is afhankelijk van moment van uitbetalen.
Dat betekent:
- wel loonbelasting verschuldigd;
- geen premies werknemersverzekeringen.
Voor de toepassing van de loonbelasting is het moment van verwerking bepalend. Wordt het postuum loon opgenomen in de laatste loonaangifte (IKV) van de overleden werknemer zelf, dan kan de witte tabel worden toegepast. In dat geval blijft de begunstigde administratief de werknemer.
Wordt het bedrag pas in een latere aangifteperiode verwerkt en rechtstreeks toegekend aan de erfgenamen, dan is toepassing van de groene tabel gebruikelijk. In de praktijk wordt postuum loon vaak verwerkt in de laatste aangifteperiode van de werknemer, waardoor toepassing van de witte tabel mogelijk is. Controleer altijd hoe dit binnen het salarissysteem wordt ingericht en of de verwerking aansluit bij de feitelijke uitbetaling.
6. Overige administratieve aandachtspunten
Naast loon en uitkeringen verdient ook het volgende aandacht:
- correcte verwerking van de einddatum in de loonaangifte;
- afmelding bij pensioenuitvoerder;
- melding bij verzekeraars, bijvoorbeeld ANW-hiaat- of WIA-verzekeringen;
- controle op eventuele loonbeslagen of derdenbetalingen.
Juist in deze situatie is zorgvuldigheid belangrijker dan snelheid.
Juridische precisie en menselijke zorgvuldigheid
Het overlijden van een werknemer vraagt om juridische precisie én menselijke zorgvuldigheid. Voor de salarisadministratie betekent dit een correcte toepassing van wet- en regelgeving, heldere vastlegging van keuzes en respectvolle communicatie richting nabestaanden. Door het proces intern goed te borgen, voorkom je fouten die later moeilijk te herstellen zijn.
Heb je te maken met een complexe overlijdensuitkering, afwijkende cao-afspraken of twijfel over de fiscale verwerking? Wacht niet tot er onduidelijkheid of risico’s ontstaan.
Leg je situatie aan ons voor via info@incomme.nl of bel 0416 22 15 00. Wij denken met je mee en zorgen dat de verwerking juridisch en fiscaal klopt.
