De reden dat de Belastingdienst geen loonheffingennummer met terugwerkende kracht toekent, is dat voor de loonheffingen geen terugwerkende kracht geldt.
Daadwerkelijk in dienst
Je vermeldt het loon in de aangifte loonheffingen van de werkgever waar de werknemers op dat moment daadwerkelijk in dienst zijn. Je kijkt dus naar de feitelijke situatie. Het is niet mogelijk om dit met terugwerkende kracht te wijzigen.
Wat moet je doen?
Als de rechtsvorm van een onderneming wijzigt, zet je de volgende stappen:
- De nieuwe werkgever aanmelden. Dit kun je doen door het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever op te sturen. Het nieuwe loonheffingennummer moet ingaan op het moment dat er daadwerkelijk werknemers in dienst zijn. Als bij de start van het bedrijf meteen personeel in dienst is, kan het bedrijf bij de Kamer van Koophandel meteen worden aangemeld als werkgever. Je hoeft dan geen formulier op te sturen.
- De oude werkgever afmelden. Dit kun je doen door het formulier Melding Loonheffingen Afmelding werkgever op te sturen. Na afmelding krijg je binnen 3 weken een ‘Mededeling Loonheffingen Intrekking aangiftebrief’ van de Belastingdienst. In de brief staat vanaf wanneer je geen aangifte loonheffingen meer hoeft te doen. Als de werknemers al in dienst zijn bij de nieuwe werkgever, dien je nihilaangiften in.
- Formulier Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten opsturen.
- In de aangifte van de oude werkgever vermeld je bij het einde van de inkomstenverhouding code reden einde inkomstenverhouding 91 (de arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever).
- In de aangifte van de nieuwe werkgever gebruik je een nieuwe inkomstenverhouding voor de werknemers die overgaan. De nieuwe werkgever hoeft niet opnieuw de gegevens voor de loonheffingen te krijgen als hij deze gegevens van de oude werkgever heeft gekregen. Als de oude werkgever ook een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer overdraagt, hoeft de nieuwe werkgever ook niet opnieuw de identiteit vast te stellen.
Werkwijze Belastingdienst
Is bij de nieuwe rechtsvorm van de onderneming vanaf de oprichting personeel in dienst? Dan heeft de Belastingdienst de volgende werkwijze.
- Is de nieuwe rechtsvorm een eenmanszaak, een maatschap of een vof? Dan gaat het nieuwe loonheffingennummer in vanaf de 1e dag van het aangiftetijdvak waarin de nieuwe rechtsvorm bij de Kamer van Koophandel (KvK) is geregistreerd.
- Is de nieuwe rechtsvorm een bv, nv, vereniging of stichting (dus een rechtspersoon)? Dan gaat het nieuwe loonheffingennummer in vanaf de datum van oprichting van de nieuwe rechtspersoon zoals blijkt uit de oprichtingsakte.
Voorbeeld wijziging rechtsvorm van eenmanszaak naar vof
Een eenmanszaak wordt ingebracht in een vof. Op 15 december 2023 wordt de vof bij de KvK geregistreerd. De vof wordt met terugwerkende kracht opgericht vanaf 1 januari 2023.
Gevolgen voor loonheffingen
De eenmanszaak heeft tot en met 14 december 2023 loon betaald en is tot en met deze datum loonheffingen verschuldigd. Over de periode januari tot en met 14 december 2023 moeten aangiften loonheffingen door de eenmanszaak ingediend worden. Op 1 december 2023 gaat het loonheffingennummer van de vof in. Over december 2023 moet de vof de eerste aangifte indienen.
Let op: nulaangifte
Betaalt de vof het loon over december na 14 december? Dan dient de eenmanszaak over december een nulaangifte in en meldt de werknemers op de 14e uit dienst. De vof geeft in de aangifte van december het loon aan en meldt de werknemers op de 15e in dienst.
Hoe het loon administratief tussen beide bedrijven wordt verwerkt, staat los van wie aangiften loonheffingen moet indienen.
Voorbeeld wijziging rechtsvorm van eenmanszaak naar bv
Een eenmanszaak wordt omgezet in een bv. Uit de oprichtingsakte blijkt dat de datum van oprichting 31 oktober 2023 is. De bv wordt met terugwerkende kracht opgericht vanaf 1 juli 2023.
Gevolgen voor loonheffingen
De eenmanszaak heeft tot en met 30 oktober 2023 loon betaald en is tot en met deze datum loonheffingen verschuldigd. Over de periode januari tot en met 30 oktober moet de eenmanszaak aangiften loonheffingen indienen en de werknemers uit dienst melden. Op 31 oktober 2023 gaat het loonheffingennummer van de bv in. Over oktober 2023 moet de bv de eerste aangifte indienen.
Let op: nulaangifte
Betaalt de bv het loon over oktober op 31 oktober? Dan dient de eenmanszaak over oktober een nulaangifte in en meldt de werknemers op de 30e uit dienst. De bv geeft in de aangifte van oktober het loon aan en meldt de werknemers op de 31e in dienst.
Hoe het loon administratief tussen beide ondernemingen wordt verwerkt, staat los van wie aangiften loonheffingen moet indienen.
Correctieberichten indienen op oude loonheffingennummer
Je verzendt een losse correctie als je na het intrekken van het loonheffingennummer nog een correctie moet verzenden.
Moet je een aangifte indienen over een periode dat er geen aangifteplicht meer is? Neem dan contact op met de BelastingTelefoon (0800-0543).
Relevante informatie
Paragraaf 2.1 Handboek Loonheffingen 2025
Paragraaf 14.2.4 Handboek Loonheffingen 2025
Formulieren
Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten
Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever
Melding Loonheffingen Afmelding werkgever
Bron: Forum Salaris
