In de volgende twee gevallen is onder meer sprake van tijdelijk verblijf:
- Het gaat om een ambulante werknemer.
- De werknemer reist heen en weer tussen een tijdelijke verblijfplaats en zijn werkplek, omdat er zakelijke redenen zijn om (nog) niet bij de plaats van zijn werk te gaan wonen. Dit is bijvoorbeeld zo bij tijdelijke projecten of zolang de werknemer in de wettelijke proeftijd zit.
Als geen sprake meer is van tijdelijk verblijf, is de vergoeding van de kosten van het verblijf niet meer gericht vrijgesteld. De vergoeding is dan loon van de werknemer vanaf het moment dat hij niet meer ambulant is. Of als er geen zakelijke redenen meer zijn om niet bij de werkplek te wonen. Maar als wordt voldaan aan de gebruikelijkheidseis, kun je dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen, waarvoor je gebruik kunt maken van de vrije ruimte.
Ambulante werknemers
Een werknemer is ambulant als hij naar steeds verschillende arbeidsplaatsen reist. Een werknemer is ook ambulant als hij doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist naar dezelfde arbeidsplaats en hij dat doet op maximaal 20 dagen (het 20-dagencriterium).
Referentieperiode
Je moet het 20-dagencriterium beoordelen over de zogenoemde referentieperiode. Deze periode begint in de week waarin de werknemer voor het eerst naar de arbeidsplaats reist, en eindigt in de week waarin hij voor het laatst naar deze plaats reist.
Bij incidentele onderbrekingen loopt de referentieperiode door. Bij lange onderbrekingen begint de referentieperiode opnieuw.
Langdurige onderbreking
Van een langdurige onderbreking is sprake als de werknemer niet naar dezelfde arbeidsplaats reist tijdens een of meer van de volgende periodes:
- 2 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van 26 weken of minder;
- 3 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van meer dan 26 weken;
- 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte.
Reisverzekering
Sluit de werkgever een reisverzekering af voor de werknemer omdat hij reist in het kader van zijn dienstbetrekking, dan is deze misschien gericht vrijgesteld. Ook een vergoeding voor zo’n verzekering is mogelijk gericht vrijgesteld.
De gerichte vrijstelling is van toepassing voor zover de verzekering ziet op kosten vanwege ziekte, ongeval, verlies of beschadiging tijdens een dienstreis.
CAO Rijk
In de CAO Rijk regelen paragraaf 10.2 (dienstreizen binnenland) en paragraaf 10.3 (dienstreizen buitenland) de verblijfskostenvergoedingen voor ambtenaren op dienstreis. Deze verblijfkostenvergoedingen zijn tot bepaalde bedragen gericht vrijgesteld.
Als je niet bent gebonden aan de CAO rijk, kun je deze vergoedingen onder dezelfde voorwaarden met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan de werknemer, op voorwaarde dat deze werknemer vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeert als ambtenaren op dienstreis.
Binnenlandse dienstreizen
De verblijfkostenvergoeding bestaat per dag van de dienstreis uit de volgende onderdelen, waarvoor nu de volgende bedragen gelden:
| Kleine uitgaven overdag | €7,02 | hiervoor gelden geen aanvullende voorwaarden |
| Kleine uitgaven in de avond | €20,95 | hierop heeft een werknemer recht als hij aansluitend ook overnacht vanwege de dienstreis |
| Logies | €152,19 | per overnachting als de werknemer daarvoor toestemming heeft van de werkgever |
| Ontbijt | €14,87 | dit geldt als de werkgever de nacht daarvoor heeft overnacht vanwege de dienstreis |
| Lunch | €21,40 | dit geldt voor elke periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen de dienstreis valt |
| Avondmaaltijd | €32,37 | dit geldt voor elke periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt |
Voor binnenlandse dienstreizen kun je maximaal de volgende bedragen voor verblijfkosten gericht vrijgesteld vergoeden aan de werknemer:
- kleine uitgaven overdag: € 6,27
- kleine uitgaven ’s avonds: € 12,54
- een ontbijt: € 14,87
- een lunch: € 12,51
- een avondmaaltijd: € 31,40
- logies: € 150,55.
Als de werkgever meer vergoedt dan deze bedragen, kun je het bovenmatige deel van de vergoeding tot het loon van de werknemer rekenen. Als wordt voldaan aan de gebruikelijkheidseis, kun je dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen, waarvoor je gebruik kunt maken van de vrije ruimte.
Dienstreizen naar buitenland
Paragraaf 10.3 van de CAO Rijk regelt de vergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland. De daar genoemde verblijfkostenvergoeding ziet op kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven tijdens de dienstreis. De hoogte van deze vergoeding is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats die staat vermeld in de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen (bijlage 6 bij de cao).
Eén uitzondering
Verblijfkostenvergoedingen die zijn vastgesteld conform die paragraaf en in de bijlage genoemde percentages en bedragen, zijn gericht vrijgesteld. Hierop is één uitzondering: als je de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag je volgens deze cao een vergoeding van € 11,34 geven voor maximaal vier overnachtingen per dienstreis. Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld.
Als wordt voldaan aan de gebruikelijkheidseis, kun je dit loon wel als eindheffingsloon aanwijzen, waarvoor je gebruik kunt maken van de vrije ruimte.
