“Henk wist alles.” Dat hoor je vaak als een gewaardeerde collega na 30 jaar dienst met pensioen gaat. Hij kende de cao’s van buiten, wist welke klant altijd iets extra’s wilde in december en kon de loonaangifte doen met zijn ogen dicht. Maar wat gebeurt er als Henk vertrekt, en er blijkt geen overdrachtsdocument te zijn? Geen handleiding. Alleen een leeg bureau. Dit is geen fictief scenario. In de salarisadministratie speelt dit vaker dan we willen toegeven.
Vergrijzing is echt én zorgwekkend
In 2025 is de gemiddelde salarisadministrateur 48 jaar. En de instroom van jonge collega’s blijft achter. Slechts 11% is jonger dan 35 jaar. De rest nadert, of zit al tegen, de pensioengerechtigde leeftijd aan.
Dat betekent dat we niet alleen collega’s verliezen, maar ook bakken aan praktijkkennis. Hoe bepaalde situaties zijn opgelost, waarom afwijkingen bestaan, welke klant net dat ene systeem gebruikt: kennis die niet in handleidingen staat.
Waarom juist in payroll kennis zo cruciaal is
Salarisadministratie is geen standaardwerk. Er zijn regels, cao’s, uitzonderingen, mutaties, interne afspraken, fiscale deadlines. Die complexiteit betekent dat veel kennis stilzwijgend aanwezig is. Vaak bij die ene collega die het “altijd al deed”.
En juist dat is het risico. Want als die collega uitvalt, vertrekt of met pensioen gaat, zit je als organisatie met de handen in het haar.
Hoe voorkom je dat kennis verdwijnt?
- Documenteer meer dan je denkt.
Niet alleen ‘hoe het moet’, maar ook ‘waarom we het zo doen’. - Werk met buddy’s.
Laat junioren meelopen met seniors, ook bij de lastige gevallen. - Plan kennisoverdracht in.
Wacht niet tot het afscheid. Begin een jaar van tevoren. Laat de vertrekkende collega trainingen of Q&A’s geven. - Gebruik software slim.
Veel kennis zit verstopt in Excelletjes of mailwisselingen. Verplaats het naar centrale systemen waar iedereen erbij kan. - Maak kennis zichtbaar.
Wie weet wat? Maak een matrix van kennis en verantwoordelijkheden binnen het team.
Junioren zijn geen last, maar investering
Veel teams zien op tegen het inwerken van nieuwe mensen. “Daar hebben we nu geen tijd voor.” Maar als je er geen tijd voor maakt, blijf je in een vicieuze cirkel hangen.
Stel je voor: je laat een junior meelopen bij mutatieverwerking. De eerste maand kost dat tijd. De tweede maand doet hij het al zelf. En de derde maand? Dan haalt hij fouten uit jouw werk. Dat is pas een gezonde overdracht.
CTA – Wat gebeurt er bij jullie als iemand met pensioen gaat?
Is er een plan? Of is het hopen op een goede overdracht?
Deel jouw ervaringen of tips hieronder: hoe houden jullie kennis vast binnen het team?
Eva Boschman is Senior Business Consultant (Recruiter) bij Strictly People: werving & selectie van salarisadministrateurs.
In haar blog geeft Eva elke twee weken haar kijk op de arbeidsmarkt van salarisadministratie en op wat zij tegenkomt in de praktijk van salarisadministrateurs.
Benieuwd naar de vacatures van Strictly People? Bekijk ze op de website van Strictly People. Of neem contact op met Eva via eva@strictlypeople.nl of 0639045215
