Twee op de drie HR-professionals (65%) vinden het belangrijk dat de HR- en payrollafdeling intensief contact hebben bij wetswijzigingen die de salarisverwerking beïnvloeden. Dit blijkt uit onderzoek van NIRPA, het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting, onder ruim 300 HR-professionals.
Salaris Vanmorgen ging in gesprek met NIRPA-directeur Ruud van Leeuwen over de uitkomsten van het onderzoek.
Het wordt steeds lastiger om volledig geïnformeerd te zijn over alle actuele wijzigingen in wetten en regels. De wet- en regelgeving verandert tegenwoordig vaak nog laat. Het Belastingplan is er bijvoorbeeld al met Prinsjesdag maar door alle moties en amendementen zijn de laatste wijzigingen pas vlak voor kerst bekend. Het is dan moeilijk nog te anticiperen op wetswijzigingen. Zo zie je nu bijvoorbeeld in berichtgeving dat wijzigingen in de heffingskortingen werknemers met een brutoloon tussen € 1.000 en € 2.000 (meestal parttimers) kunnen duperen. Als je dit als organisatie eerder had geweten, had je er als HR en payroll op kunnen inspelen.
Ruud van Leeuwen vindt het belangrijk dat salarisprofessionals goed op de hoogte blijven door onder meer interne dan wel externe trainingen te volgen. Ook bijvoorbeeld nieuwsbrieven spelen een belangrijke rol in de informatievoorziening.
“Het is cruciaal dat salarisprofessionals altijd up-to-date blijven over de laatste wet- en regelgeving, aangezien hier regelmatig wijzigingen in plaatsvinden die direct invloed hebben op uitbetaling van medewerkers.”
In januari zijn de salarisprofessionals enorm druk met onder meer de eerste loonstrook van het jaar op orde krijgen en hebben zij geen tijd om naar specifieke wetswijzigingen te kijken. De HR-afdeling voelt deze druk veel minder en kan zich daardoor meer bezighouden met deze ontwikkelingen, maar HR heeft de salarisprofessional daarbij wel nodig. Als HR betere arbeidsvoorwaarden wil regelen, moet de salarisprofessional dit wel eerst doorrekenen en daar wel voldoende tijd voor hebben.
Je zou denken dat deze jaarovergang niet zo ingewikkeld was. Toch zijn er ook dit jaar veel wijzigingen die impact hebben op de HR en salarisadministratie, zoals het vervallen van het lage-inkomensvoordeel, de veranderingen in de loonkostenvoordelen, de handhaving van schijnzelfstandigheid en de derde schijf in de inkomstenbelasting. De derde schijf is iets wat de salarisprofessional moet verwerken maar HR heeft hier ook een rol met betrekking tot de communicatie. Ook wat betreft de wijzigingen ten aanzien van de nieuwe pensioenwet zie je dat zowel HR als salaris hiermee te maken hebben.
Je ziet in deze tijd dat de afdeling HR en de salarisafdeling steeds meer naar elkaar toe groeien. De domeinen zijn elkaar steeds meer gaan overlappen. Bij de invoering van de werkkostenregeling was bijvoorbeeld nog echt de vraag welke afdelingen hierbij betrokken zouden moeten worden: HR, salaris en financiën. Nu is het veel vanzelfsprekender dat de afdelingen nauw met elkaar samenwerken. Ook door de introductie van AI waardoor operationele taken steeds meer worden geautomatiseerd, zie je dat de salarisprofessional steeds meer moet weten over HR-zaken.
Het is belangrijk dat je voorbereid bent op zaken die op het snijpunt liggen van HR en payroll. Intensief contact tussen beide afdelingen is daarbij essentieel. Het begint met overleg. Blijf in contact met elkaar. Je moet kennis hebben over elkaars werkzaamheden en ook letterlijk dicht bij elkaar zitten om snel te kunnen schakelen.
Door een betere samenwerking tussen HR en payroll ben je als organisatie beter opgewassen tegen alle nieuwe ontwikkelingen en kun je werknemers tevreden houden, iets wat een vereiste is in deze krappe arbeidsmarkt. Elke afdeling heeft zijn eigen kracht en samen maak je elkaar en de organisatie sterker.
“Een nauwere samenwerking tussen de HR- en payrollafdeling kan helpen om collega’s tijdig voor te bereiden op wettelijke veranderingen, zowel op korte als op langere termijn.”
