In mijn vorige blog deelde ik de resultaten van een enquête die ik heb afgenomen, die door tientallen salarisadministrateurs is ingevuld. Zo deelde ik de meest opvallende voordelen die de toenemende digitalisering en automatisering in de salarisadministratie met zich meebrengen. Deze kun je teruglezen in mijn blog van 5 juni 2024:
Maar waar verandering plaatsvindt, zal er ook altijd wrijving zijn. Vooral wanneer de verandering zo rap gebeurt als we nu zien op het gebied van automatisering in vele aspecten van onze samenleving. Ondanks dat er dus vele voordelen zijn, zoals efficiëntie, het draaien van rapportages en een lagere foutgevoeligheid, lopen salarisadministrateurs ook tegen problemen aan.
Vijf grootste problemen
De vijf grootste problemen zijn:
- Complexiteit van de software: er is nog steeds weinig begeleiding en training voor het gebruiken van software die continu verandert. Ondanks dat het systeem steeds meer werk over kan nemen, is het cruciaal dat salarisadministrateurs meegenomen worden in dit proces, zodat ze weten hoe ze de software zo goed mogelijk in kunnen zetten. Anders wordt de zelfredzaamheid een stuk lager.
- Technische storingen en bugs: waar nieuwe systemen opkomen, zullen er ook fouten opkomen. De controles zullen meer gedegen moeten worden gedaan, nu al het vertrouwen in een systeem wordt gelegd.
- Tijdrovende implementatie: het inrichten van nieuwe systemen kost tijd, maar leren om met de nieuwe software om te gaan duurt ook nog eens maanden, zelfs voor salarisadministrateurs die al tientallen jaren ervaring hebben. De werkzaamheden veranderen in zo’n hoedanigheid dat de overgang niet zomaar plaats vindt.
- Betrouwbaarheid van data: een systeem moet perfect ingericht zijn voordat de data volledig betrouwbaar is. Kleine foutjes worden al snel gemaakt wanneer de mens niet meer betrokken is bij dit proces. Rapportages zullen dus alsnog door een mens moeten worden gecontroleerd.
Tips
Om het proces van deze digitale transitie soepeler te laten verlopen, moeten er dus nog flink wat stappen worden ondernomen. Ook hierover kwamen vele tips binnen, voor zowel het bedrijf, de software, de salarisadministrateur en collega’s.
1 Inrichting moet efficiënter
Vaak zijn er binnen bedrijven meerdere portals, inloggegevens en dashboards. Er zijn zoveel processen dat door de bomen het bos niet meer te zien is. Vooraf de tijd nemen voor een goede en efficiënte inrichting zal vele van deze processen wegnemen.
2 Genoeg kennis van het systeem in huis
De eerste invoering moet goed zijn. Degene die dit doet moet de juiste kennis hebben, anders heb je als salarisadministrateur nog meer werk om dit te repareren. Het is dus niet alleen de salarisadministrateur die deze kennis moet hebben, maar ook de rest van het personeel moet hierin getraind worden.
3 Product verbeteren
Ondanks dat er veel mogelijk is, staan vele systemen nog in de kinderschoenen. Ze zijn vaak erg gecompliceerd en vragen veel van de gebruiker. Zoals één van de respondenten verwoorden: “Ik ben salarisadministrateur, geen IT’er.”
Wat het al makkelijker zou maken is wanneer software zelf duidelijkere en gebruiksvriendelijke handleidingen zouden opstellen die toegankelijk zijn.
4 Minder complexe wet- en regelgeving
Hoewel dit iets is wat buiten de macht van software en bedrijven ligt, staat dit salarisadministrateurs flink in de weg. Door de gecompliceerde wet- en regelgeving is het lastig systemen juist en bruikbaar te implementeren. De complexiteit in wetgeving zorgt ook voor de complexiteit van het gebruik van de software.
5 Meer trainingen en begeleiding
Zowel de salarisadministrateur als de interne medewerkers van een bedrijf zouden hierin moeten worden meegenomen. Vaak wordt er over de inrichting van een automatiseringsproces erg makkelijk gedacht, maar het proces verandert enorm. Met een stuk begeleiding van werkgevers en de specialisten van de software zal dit een stuk soepeler verlopen. Zo doet Exact dit bijvoorbeeld al in de vorm van webinars, en heeft AFAS uitgebreide trainingsdagen.
De automatiseringsslag die grootschalig gemaakt wordt in ons land en in het vak van salarisadministratie belooft in ieder geval een herinrichting van werkzaamheden. Er zijn positieve en negatieve gevolgen van een grote verandering als deze. Zolang er met elkaar over wordt gepraat en kennis gedeeld, zal deze transitie steeds verder gaan.
Hoe zie jij dit voor je? Loop je vooral tegen problemen aan in je werk, of levert het vooral heel veel op? Neem even contact met me op, zodat we hier verder over kunnen sparren!
Eva Boschman is Recruiter Salarisadministratie bij Strictly People: werving & selectie van salarisadministrateurs.
In haar blog geeft Eva elke twee weken haar kijk op de arbeidsmarkt van salarisadministratie.
Benieuwd naar de vacatures van Strictly People? Bekijk ze op de website van Strictly People. Of neem contact op met Eva via eva@strictlypeople.nl of 0639045215.
