De werknemer heeft recht op vakantie met behoud van loon. In een arbeidsovereenkomst, bedrijfsregeling of cao staat meestal op hoeveel vakantiedagen een werknemer recht heeft.
Een onderneming of branche kan in principe zelf beslissen hoeveel vakantiedagen worden toegekend, maar het aantal vakantiedagen is wel aan een wettelijk minimum gebonden.
Wettelijke vakantiedagen
Het wettelijk minimum aan vakantiedagen bedraagt vier keer het aantal overeengekomen arbeidsuren per week. Een werknemer die 40 uur per week werkt, heeft hierdoor recht op minimaal (4 x 40 uur) 160 vakantie-uren op jaarbasis.
Vakantiedagen worden naar evenredigheid opgebouwd tijdens het jaar. Het saldo aan wettelijke vakantiedagen wordt dus niet ineens volledig toegekend aan het begin van het jaar.
Daarnaast vervallen wettelijke vakantiedagen 6 maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd.
Het is niet toegestaan om wettelijke vakantiedagen uit te betalen tijdens het dienstverband. Dit mag alleen bij het eindigen van het dienstverband.
Zieke werknemer kon wettelijke vakantiedagen niet opnemen: uitbetaling
Bovenwettelijke vakantiedagen
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn vakantiedagen die het wettelijk minimum te boven gaan. Deze extra vakantiedagen kunnen worden overeengekomen in een cao, bedrijfsregeling of individuele arbeidsovereenkomst.
Ten aanzien van bovenwettelijke vakantiedagen gelden andere regels dan ten aanzien van de wettelijke vakantiedagen. Zo geldt voor de bovenwettelijke vakantiedagen een verjaringstermijn van 5 jaar in plaats van de vervaltermijn van 6 maanden voor de wettelijke vakantiedagen.
Ook kan de werkgever bij schriftelijke overeenkomst bepalen dat ziektedagen aftrekbaar zijn van het saldo aan bovenwettelijke vakantiedagen, dan wel dat de werknemer geen bovenwettelijke vakantie-uren over de periode van arbeidsongeschiktheid kan opbouwen.
De werkgever kan met de werknemer afspraken maken over het uitbetalen van bovenwettelijke vakantiedagen tijdens het dienstverband.
Leeftijdsvakantiedagen
Het komt in de praktijk voor dat aan werknemers boven een bepaalde leeftijd extra vakantiedagen worden toegekend. Een wettelijke basis heeft dit verlof niet.
Het College voor de Rechten van de Mens (voorheen: Commissie Gelijke Behandeling) heeft al in 2006 geoordeeld dat dit alleen is toegestaan wanneer sprake is van een objectieve rechtvaardigingsgrond en de leeftijdsdagen zijn ingebed in een leeftijdsfasebewust personeelsbeleid.
De werkgever moet dus goed kunnen onderbouwen welke werknemers voor extra vakantiedagen in aanmerking komen en waarom.
Vakantiedagen opnemen
Volgens de hoofdregel moet de werknemer de vakantiedagen opnemen door middel van een verzoek aan de werkgever. Als sprake is van een schriftelijk verzoek en de werkgever niet binnen 2 weken na ontvangst van het verzoek reageert, wordt het verzoek van de werknemer geacht te zijn toegewezen.
Bij cao of schriftelijke overeenkomst zijn afwijkende afspraken te maken. Zo is bijvoorbeeld af te spreken dat een werknemer in elk geval vakantiedagen opneemt tijdens een vaste bedrijfssluiting.
Gewichtige reden
De werkgever kan een vakantieverzoek van de werknemer afwijzen als sprake is van een ‘gewichtige reden’. Dit houdt in dat toewijzing van het verzoek tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering zou leiden. De werknemer moet dan wel op een ander moment de gelegenheid krijgen om vakantiedagen op te nemen.
Als er gewichtige redenen zijn om de vakantie van de werknemer te wijzigen nadat er al toestemming is gegeven, is dit mogelijk, mits de werkgever eventuele schade die daarvan het gevolg is aan de werkgever vergoedt.
Vakantiedagen uitbetalen
In principe mogen alleen opgebouwde maar nog niet-genoten vakantiedagen aan het einde van de arbeidsovereenkomst worden uitbetaald. Het Europees Hof van Justitie heeft een aantal keer benadrukt dat het belangrijk is dat werknemers ook daadwerkelijk de kans krijgen om vakantie op te nemen.
Het verbod om vakantiedagen tijdens het dienstverband uit te betalen geldt niet voor bovenwettelijke vakantiedagen. De werkgever kan deze vakantiedagen afkopen als partijen dit hebben afgesproken in een schriftelijke overeenkomst.
Als een werknemer bij het einde van het dienstverband nog openstaande wettelijke en/of bovenwettelijke vakantiedagen heeft, heeft de werknemer recht op uitbetaling tot een bedrag gelijk aan het loon over de betreffende dagen.
Wat is loon?
Wat wordt onder ‘loon’ verstaan? Het Europees Hof van Justitie heeft aangegeven dat moet worden beoordeeld of er een intrinsiek verband bestaat tussen de looncomponenten die de werknemer normaal ontvangt en de uitvoering van de opgedragen taken door de werknemer.
Een werknemer mag ook niet in een nadeliger positie komen bij uitbetaling van vakantiedagen, dan wanneer hij in dienst zou zijn gebleven en vakantiedagen zou hebben opgenomen.
Ruim loonbegrip
Je moet dus uitgaan van een ruim loonbegrip. Ook vergoedingen, toeslagen, vaste bonussen, vakantiegeld, een 13e maand of eindejaarsuitkering en overige (vaste) emolumenten (pro rato) moet je meenemen bij de berekening van de waarde van een vakantiedag. Hierbij zit geen verschil tussen een wettelijke en bovenwettelijke vakantiedag.
Uit rechtspraak volgt verder dat het werkgeversdeel van de pensioenpremie ook onderdeel kan zijn van het loonbegrip. Als de werknemer in dienst was gebleven, was de pensioenpremie namelijk ook betaald.
Vakantiedagen vervallen/verjaren
Voor wettelijke vakantiedagen geldt een vervaltermijn van 6 maanden na afloop van het kalenderjaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd. Wettelijke vakantiedagen die in 2022 zijn opgebouwd, vervallen dus met ingang van 1 juli 2023.
De vervaltermijn geldt niet voor werknemers die redelijkerwijs niet in staat waren om vakantie op te nemen. Denk aan zieke werknemers die niet kunnen re-integreren.
De vervaltermijn van 6 maanden is te verlengen bij cao of een schriftelijke overeenkomst. De vakantiedagen kan de werknemer dan over een langere termijn opnemen.
Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar.
Vervallen wettelijke vakantiedagen per 1 juli niet altijd aan de orde
Verlofadministratie
Als een werknemer vakantie opneemt, moeten in principe de vakantiedagen worden afgeboekt die het eerst komen te vervallen. Gezien dit uitgangspunt en de verschillende regels voor wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen is het belangrijk dat de werkgever de verlofadministratie zodanig inricht dat per werknemer inzichtelijk is uit welke onderdelen de vakantieaanspraak bestaat en wanneer de verschillende vakantiedagen komen te vervallen.
Uit rechtspraak blijkt dat werkgevers verplicht zijn om werknemers regelmatig – ten minste één keer per jaar – aan te sporen hun vakantiedagen op nemen en te wijzen op het vervallen of verjaren van de betreffende vakantiedagen.
Als de werkgever niet aan deze verplichting voldoet, kan een werknemer in voorkomende gevallen met succes betogen dat de vakantiedagen niet zijn vervallen of verjaard en dat hij deze alsnog kan opnemen.
Werkgever moet vakantiedagenadministratie laten zien maar is nalatig
Twee tips
- Houd met de de verschillende verval- en verjaringstermijnen goed bij of een toegekende vakantiedag een wettelijke of bovenwettelijke vakantiedag is.
- Spoor werknemers ten minste één keer per jaar schriftelijk aan om de opgebouwde vakantiedagen op te nemen omdat deze anders vervallen (wettelijke vakantiedagen) of verjaren (bovenwettelijke vakantiedagen).
Bron: Arbeidswijzer 2023 van BDO
