Bij het aannemen van personeel komt een behoorlijke administratie kijken. Voor de loonadministratie is hierbij de kernvraag of de afgesproken werkzaamheden in dienstbetrekking verricht gaan worden of op basis van een andersoortige relatie, bijvoorbeeld een overeenkomst van opdracht.
Als het nieuw aangeworven personeelslid aangemerkt moet worden als werknemer, moet deze in de salarisadministratie worden opgenomen zodat de verschuldigde belastingen en socialezekerheidspremies kunnen worden voldaan.
Premies sociale zekerheid
Het Nederlandse socialezekerheidsstelsel onderscheidt hierbij de volgende socialezekerheidspremies:
- premie volksverzekeringen;
- premies werknemersverzekeringen; en
- de bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).
Om te kunnen vaststellen welke premies verschuldigd zijn, moet de werkgever zich door tamelijk complexe en buitengewoon gedetailleerde regelingen worstelen. Een onjuiste administratieve inrichting kan veel geld kosten. Daar staat tegenover dat een goede administratieve inrichting zeker loont. Zo kent de Wet tegemoetkoming loondomein (Wtl) drie tegemoetkomingen in de loonkosten voor werkgevers om te stimuleren dat personen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt in dienst worden genomen of gehouden.
Inrichten salarisadministratie
Het proces van aannemen van personeel ervaart de werkgever veelal als bewerkelijk. Eerst is er het onderhandelingsproces met de werknemer. Nadat dit met succes is doorlopen, moet invulling worden geven aan de afspraken die tussen werkgever en werknemer zijn gemaakt. Een belangrijk onderdeel van dit proces is het inrichten van de salarisadministratie. Op basis van de gegevens in de loonadministratie wordt immers het loon aan de werknemer betaald. Maar de salarisadministratie heeft ook tot doel ervoor te zorgen dat de werkgever aan de met de werknemer gemaakte afspraken voldoet. Denk aan zaken als het berekenen en eventueel inhouden op het loon en voldoening van pensioenpremies. Een belangrijk onderdeel is dat de werkgever wettelijk verplicht is om de over het loon verschuldigde loonheffingen (loonbelasting en socialezekerheidspremies) te voldoen aan de Belastingdienst. Kortom, bij het aannemen van personeel komt een behoorlijke administratie kijken.
Administratie- en informatieplicht
Een inhoudingsplichtige heeft een aantal administratieve verplichtingen bij het aannemen van personeel. Deze zijn erop gericht dat de inhoudingsplichtige een deugdelijke loonadministratie voert. De wettelijke verplichtingen zijn voor een groot deel gericht op de heffing van loonbelasting en socialezekerheidspremies. Belangrijke doelen van de loonadministratie zijn dan ook de volgende:
- De voor de loonheffingen relevante informatie moet duidelijk en overzichtelijk uit de loonadministratie blijken.
- De loonadministratie moet ertoe leiden dat de inhoudingsplichtige tijdig en volledig de verschuldigde loonheffingen inhoudt en/of afdraagt.
- De Belastingdienst voorzien van de noodzakelijke informatie.
Het is naast het vaststellen of de werknemer belastingplichtig is, ook van belang om vast te stellen of de werknemer verplicht verzekerd is voor de sociale verzekeringen.
Indien belasting die op aangifte behoort te worden voldaan of afgedragen, geheel of gedeeltelijk niet wordt betaald, kan de inspecteur de te weinig geheven belasting naheffen (met toepassing van eindheffing). Dit geldt ook voor de premieheffing. Hierbij bestaat ook het risico op rente en een boete.
Loonheffingen
Om te kunnen vaststellen of bij een nieuw aangeworven personeelslid via de salarisadministratie loonheffingen moeten worden berekend, ingehouden op het overeengekomen loon en afgedragen aan de Belastingdienst, is het allereerst van belang vast te stellen of dat personeelslid is onderworpen aan loonheffingen. Voor de salarisadministratie is het handig om de socialezekerheidspremies te onderscheiden in: premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw).
De premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw komen voor rekening van de werkgever (of juister: de inhoudingsplichtige). Voor de loonbelasting en premie volksverzekeringen geldt dat deze voor rekening van de werknemer komen, maar ook voor rekening van de werkgever kunnen komen. Dit is het geval bij toepassing van eindheffing.
Administratieve verplichtingen bij nieuwe werknemers
Als het nieuw aangenomen personeelslid aangemerkt moet worden als werknemer, moet deze ook in de salarisadministratie worden opgenomen, zodat de verschuldigde belastingen en socialezekerheidspremies kunnen worden voldaan.
De inhoudingsplichtige moet dan, vóór de datum waarop de werkzaamheden aanvangen, van de werknemer opgave krijgen van diens naam (met voorletters), geboortedatum, adres met postcode, woonplaats en burgerservicenummer (bsn). De werknemer moet dit schriftelijk, gedagtekend en ondertekend aanleveren.
Ook moet de inhoudingsplichtige de werknemer identificeren en de aard, het nummer en een afschrift van het identiteitsbewijs en de verblijfs- en tewerkstellingsvergunning aan de hand waarvan werd geïdentificeerd, in de loonadministratie opnemen. De werkgever moet deze gegevens bewaren totdat ten minste vijf jaar zijn verstreken na het einde van de dienstbetrekking.
Tot slot, als de werkgever een beschikking daartoe heeft ontvangen van de Belastingdienst, dient vóór de datum van aanvang van de werkzaamheden van een werknemer aan de inspecteur opgave te worden verstrekt van gegevens waarvan kennisneming voor de heffing van de belasting van belang kan zijn (eerstedagsmelding).
Anonieme werknemer
Het niet naleven van deze verplichtingen, leidt ertoe dat sprake is van een anonieme werknemer. Op het loon moet de werkgever dan loonheffing inhouden naar een vast tarief van 52 procent. Dat tarief wordt geacht zowel de verschuldigde premie volksverzekeringen te omvatten, alsook de verschuldigde loonbelasting. Bovendien geldt dan voor zowel de premie volksverzekeringen als de bijdrage Zvw dat deze ongemaximeerd worden geheven.
Voor de goede orde, na dit administratieve ‘feest’ bij aanwerving gaat het echte werk pas beginnen. De werkgever moet immers een salarisadministratie voeren en dat houdt onder meer in: het bepalen of de werknemer onderworpen is aan socialezekerheidswetgeving en zo ja, wat het (premie)loon is. Het Nederlandse socialezekerheidsstelsel is echter redelijk complex en de laatste jaren op een aantal belangrijke punten gewijzigd.
Sectorindeling
Het is voor de loonadministratie heel plezierig dat de toepasselijke premies en de sectorindeling door de Belastingdienst bij (voor bezwaar vatbare) beschikking worden vastgesteld. Het is wel aan te bevelen de beschikking en de sectorindeling jaarlijks te controleren. Het kan immers voorkomen dat een werkgever in een onjuiste sector is ingedeeld. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als in de loop der tijd de bedrijfsactiviteiten zijn gewijzigd en een werkgever hierdoor feitelijk te veel of te weinig premies afdraagt. Een extra aandachtspunt hierbij is de situatie van een werkgever die werkzaamheden verricht die behoren tot verschillende sectoren.
Hoge of lage WW-premie
Ongeacht de sector waartoe de werkgever behoort, geldt eenzelfde hoge WW-premie (7,70 procent in 2022) dan wel lage WW-premie (2,70 procent in 2022). Of de hoge dan wel de lage premie moet worden betaald, is afhankelijk van het arbeidscontract van de werknemer. Uitgangspunt is dat de werkgever de lage WW-premie is verschuldigd voor werknemers die werkzaam zijn op basis van een ‘vast contract’.
Goede administratieve inrichting loont
Nadat de werkgever zich door de genoemde, tamelijk complexe en in elk geval buitengewoon gedetailleerde regelingen waarmee hij wordt geconfronteerd bij nieuw aangenomen werknemers, (en ook bij al in dienst zijnde werknemers) heeft geworsteld, is hij klaar met de administratieve beslommeringen die bij het in dienst nemen van een werknemer horen. Maar een goede administratieve inrichting kán lonen en een onjuiste administratieve inrichting kan juist veel geld kosten! Tot slot, bij een goed ingerichte administratie kan nog spontaan een voordeel volgen vanuit de Belastingdienst, in de vorm van tegemoetkomingen in de loonkosten.
Bron:
Dit artikel is een verkorte weergave van het artikel ‘Personeel en organisatie: aandachtspunten voor de loonheffingen’ in Tijdschrift Familiebedrijven nr. 2 van april 2022, door mr. Touria El Ouardi, werkzaam bij het Bureau Vaktechniek van BDO en als docent verbonden aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en de Universiteit van Amsterdam.
