Soms komt een medewerker onverwacht voor een bijzondere persoonlijke situatie te staan. Een familielid overlijdt, een partner gaat bevallen of een kind is ziek. Op die momenten kan een medewerker even niet werken. Maar ziekmelden kan ook niet: de medewerker is namelijk niet zelf arbeidsongeschikt. Om deze situaties op te lossen, bestaat er het recht op calamiteitenverlof. Calamiteitenverlof wordt ook wel kort verzuimverlof genoemd. Wat valt er onder het calamiteitenverlof? En hoe kun je de werkgever helpen bij het maken van heldere afspraken? In dit artikel zet verzuimspecialist Sazas alles voor jou op een rij.
Wat is calamiteitenverlof?
Volgens de wet heeft iedere medewerker recht op verlof bij ‘dringende’ of ‘bijzondere’ omstandigheden. Een medewerker mag calamiteitenverlof krijgen om een dringend privéprobleem op te lossen. Werkgevers zijn daarom verplicht om medewerkers verlof te geven bij bijzondere omstandigheden. Tijdens de verlofduur betaalt de werkgever het salaris door en kost dit de medewerker geen vakantiedagen. Ook hoeft de medewerker van tevoren geen verlof aan te vragen, omdat het hier om bijzondere en onverwachte situaties gaat.
Wat valt er onder calamiteitenverlof?
Er zijn een paar situaties waarin een medewerker calamiteitenverlof kan aanvragen:
- Als een medewerker in een heel bijzondere situatie zit. Voorbeelden zijn het overlijden van een direct familielid, de bevalling van een partner, een kind ziek op school of noodsituaties in huis, zoals brand of een gesprongen leiding.
- Als een medewerker naar een dokters- of ziekenhuisafspraak moet, die niet buiten werktijden kon worden ingepland.
- Als een medewerker moet voldoen aan een wettelijke verplichting die niet buiten werktijd kan worden ingevuld. Een voorbeeld hiervan is het moeten verschijnen voor de rechtbank.
- Tijdens verkiezingen. De hoofdregel is dat stembureaus op de dag van stemming open zijn van 7.30 tot 21.00 uur. De meeste medewerkers kunnen dus voor of na hun werk stemmen. Daarnaast mag de werkgever medewerkers erop wijzen dat zij ook iemand toestemming mogen geven om namens hem of haar te stemmen.
Is het calamiteitenverlof hetzelfde als buitengewoon verlof?
Bij calamiteitenverlof gaat het om bijzondere en onvoorspelbare spoedgevallen. Bij buitengewoon verlof gaat het om bijzondere situaties of gebeurtenissen die geen spoedgeval zijn. Bijvoorbeeld een verhuizing, een rijexamen, een eigen huwelijk, of het huwelijk van een familielid van de eerste of tweede graad (ouders, broer, zus of eigen kinderen). Buitengewoon verlof is dus niet hetzelfde als calamiteitenverlof.
Hoe lang duurt calamiteitenverlof?
Hoe lang een medewerker kort verzuimverlof mag krijgen, hangt af van de persoonlijke situatie. Vaak gaat het om een paar uur tot een paar dagen. De wet stelt hiervoor geen richtlijnen, maar een redelijk verzoek tot kort verzuimverlof mag een werkgever niet weigeren. Een werkgever zal dus samen met zijn of haar medewerker moeten bepalen wat redelijk is in de situatie. Voor het regelen van een loodgieter bij een gesprongen waterleiding is een paar uur voldoende, maar een ziek kind op school ophalen en thuis verzorgen kan natuurlijk langer duren.
Tips voor het maken van duidelijke afspraken over het calamiteitenverlof
Omdat de wet alleen richtlijnen stelt voor kort verzuimverlof, is het verstandig dat de werkgever binnen de organisatie duidelijke afspraken te maken over kort verzuim. De werkgever kan dit bijvoorbeeld opschrijven in het personeelshandboek of opnemen in het verzuimbeleid. Zo kan de werkgever voorkomen dat leidinggevenden en medewerkers bij elke situatie opnieuw in discussie gaan en weten medewerkers meteen waar zij aan toe zijn. Dit scheelt veel onnodige stress.
Tips voor goede afspraken over calamiteitenverlof:
- Als de werkgever een cao heeft, kan het zijn dat hierin al regels zijn opgenomen over calamiteitenverlof of bijzonder verlof. Een werkgever kan deze regels volgen, maar kan er ook voor kiezen om deze te gebruiken als basis voor een eigen invulling van de regels.
- Voor medewerkers is het belangrijk om te weten waar ze recht op hebben. Werkgevers kunnen dit vastleggen in hun verzuimprotocol of personeelshandboek.
- Richtlijnen zorgen voor duidelijkheid. Werkgevers kunnen richtlijnen geven voor de duur van het verlof per situatie. Ook is het belangrijk dat werkgevers daarbij vermelden dat er in bijzondere situaties uitzonderingen mogelijk zijn.
- Een bezoek aan de dokter, tandarts, fysiotherapeut, coach of psycholoog komen vaak voor. Het is voor medewerkers goed om te weten hoe hiermee omgegaan wordt op het werk. Werkgevers kunnen aangeven dat deze afspraken zoveel mogelijk buiten werktijd gepland moeten worden. Tenzij dit niet anders kan. Voor medewerkers die parttime werken is het bijvoorbeeld makkelijker om dit soort afspraken buiten werktijd te plannen.
Moet een werkgever altijd het loon doorbetalen bij calamiteitenverlof?
Iedere medewerker heeft recht op loondoorbetaling bij calamiteitenverlof: van fulltime medewerker tot vakantiekracht. De enige voorwaarde is dat de medewerker kort verzuimverlof aanvraagt zodra dit nodig is. Het gaat meestal om onverwachte situaties, dus dit kan niet ver van tevoren worden aangevraagd. Het kan ook gebeuren dat het verlof wat langer duurt, bijvoorbeeld wanneer iemand onvoorzien alsnog met spoed naar het ziekenhuis moet.
Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Ondanks dat deze informatie met de grootste zorg is samengesteld, kan het gebeuren dat bepaalde informatie niet meer actueel is.
