Het Belastingplan 2022 introduceert een gerichte vrijstelling voor een tegemoetkoming in de kosten van thuiswerken. In samenhang hiermee is voorgesteld de voorwaarden te wijzigen die zien op de gerichte vrijstelling van de vaste reiskostenvergoeding. Als het voorstel wordt aangenomen, kunnen werkgevers vanaf 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van € 2 per dag voor de dagen dat de werknemer thuiswerkt.
Gerichte vrijstelling thuiswerkkosten – antwoord op vragen Belastingplan 2022
Vaste vergoeding voor thuiswerken
Net zoals nu al zo is bij de reiskosten voor het reizen naar de vaste werkplek, wordt het straks ook mogelijk om – in plaats van een vergoeding per thuiswerkdag – een vaste vergoeding voor thuiswerken toe te kennen.
Gecombineerde onbelaste vergoeding
Als de werkgever afspraken met de werknemer maakt over het aantal structurele thuiswerk- en kantoordagen, kan de werkgever straks een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerken combineren met een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.
Volgens de voorgestelde nieuwe regeling kan de werkgever een gecombineerde vaste vrijgestelde reiskosten- en thuiswerkkostenvergoeding vertrekken.
Wettelijke regeling – 128 dagen
Bij de wettelijke regeling voor de vaste reiskostenvergoeding kan de werkgever een vaste vergoeding verstrekken alsof de werknemer op 214 dagen reist, als hij op tenminste 128 dagen in het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist.
De 128 en 214 dagen fictie uit wettelijke regeling is naar analogie toe te passen op de vaste thuiswerkvergoeding. Dit betekent dat als de werkgever met de werknemer heeft afgesproken om bijvoorbeeld 2 dagen structureel thuis te werken en 3 dagen naar de vaste werkplek te reizen, de werkgever een onbelaste gecombineerde reis- en thuiswerkvergoeding kan verstrekken van 60 procent voor het reizen en 40 procent voor het thuiswerken.
Vaste reiskosten-/thuiswerkvergoeding
Het voordeel van het werken met een vaste reiskosten-/thuiswerkvergoeding is dat deze bij een periode van tijdelijke afwezigheid van kantoor, door bijvoorbeeld ziekte, kan worden doorbetaald. Pas als de werknemer langer dan 6 weken afwezig is van kantoor, moet je de vaste vergoeding stoppen. De betaling van de vaste vergoeding kun je hervatten vanaf de eerste dag van de maand volgend op die waarin de werknemer hersteld is.
Huidige en nieuwe regeling
Afhankelijk van de reisafstand en het aantal thuiswerkdagen, kan de nieuwe vrijstelling hoger of lager uitvallen dan de vrijstelling op basis van de nu geldende wettelijke regeling. Het break-evenpunt ligt net boven de 5 kilometer enkele reis.
Fulltimers die veel thuiswerken
Werknemers (fulltimers) die meer dan 2 dagen in de week gaan thuiswerken gaan er vaak op vooruit omdat in de huidige regeling niet werd voldaan aan de voorwaarde dat tenminste 128 dagen naar de vaste werkplek werd gereisd. Voor deze groep wijzigt de vrijstelling voor reiskosten niet, terwijl er wel een mogelijkheid ontstaat om een tegemoetkoming in de thuiswerkkosten te verstrekken.
Gevolgen geen afspraken maken
Besef je goed dat als de werkgever met de werknemer geen afspraken maakt over een vast reis- en thuiswerkpatroon, de vergoeding alleen kan worden gebaseerd op de werkelijke reis- c.q. thuiswerkdagen. Dit is aan de orde als de werkgever in het geheel geen afspraken met de werknemer maakt over vaste kantoor- en thuiswerkdagen.
In de huidige wettelijke systematiek kan de werknemer, ook als dat niet op een afspraak met de werkgever is gebaseerd, tot 2 dagen per week thuiswerken en toch een vaste reiskostenvergoeding ontvangen alsof hij op 5 dagen per week naar de vaste werkplek heeft gereisd.
Geen samenloop gerichte vrijstellingen
In het wetsvoorstel wordt samenloop van de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten en de gerichte vrijstelling voor het reizen naar een vaste werkplek uitgesloten. Dit geldt ook als sprake is van een vaste vergoeding.
Gemengde werkdag
Als een werknemer op één dag zowel deels thuiswerkt als naar de vaste werkplek reist, kan de werkgever óf de gerichte vrijstelling voor de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer óf de gerichte vrijstelling voor thuiswerken toepassen. Op zo’n ‘gemengde’ werkdag is samenloop van deze vrijstellingen dus niet toegestaan. Dit geldt zowel voor een vergoeding die is gebaseerd op € 0,19 per woon-werkkilometer als voor het vergoeden van de werkelijke OV-kosten.
Geen gebruik van vervoer van werkgever
Voor de thuiswerkvergoeding geldt verder dat als sprake is van het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een OV-chipkaart, een OV-abonnement; een auto of fiets van de zaak, de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten alleen toepasbaar is als op de betreffende thuiswerkdag geen gebruik is gemaakt van dit ‘vervoer vanwege de werkgever’ om hiermee naar de vaste werkplek te reizen.
Het achterliggende idee is dat als op kosten van de werkgever op een gemengde werkdag naar de vaste werkplek wordt gereisd je voor die dag geen gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten kan geven. Het op een thuiswerkdag gebruiken van de auto van de zaak voor een privérit staat een vergoeding van thuiswerkkosten overigens niet in de weg.
Afspraken over gemengde werkdagen
Als op basis van de gemaakte afspraken tussen de werkgever en werknemer op structurele basis afspraken zijn gemaakt over het aantal gemengde werkdagen kan hiermee voor de vaststelling van de vaste vergoeding voor reiskosten en thuiswerkkosten rekening mee worden gehouden, waarbij het mogelijk is om voor deze dagen te kiezen tussen een van de gerichte vrijstellingen.
Voorbeeld 1. Kiezen tussen twee gerichte vrijstellingen
Stel dat een werknemer (met eigen vervoer) 2 dagen in de week de gehele dag thuiswerkt, 1 halve dag thuiswerkt en dan naar kantoor reist en de andere twee dagen in de week direct naar kantoor reist dan kan de werkgever de twee gerichte vrijgestelde vergoedingen toepassen in de verhouding 40 procent thuiswerkvergoeding en 60 procent reiskostenvergoeding óf 60 procent thuiswerkvergoeding en 40 procent reiskostenvergoeding.
Aantal dagen naar werkplek of thuiswerken
Toepassing van de gerichte vrijstellingen voor een vaste reiskosten- en thuiswerkvergoeding is niet gekoppeld aan de omvang van de contractuele arbeidsduur of het aantal uren per dag, maar aan het aantal dagen dat naar de vaste werkplek wordt gereisd respectievelijk thuis wordt gewerkt.
Voorbeeld 2. Parttimers met 5-daagse werkweek
Stel dat een parttimer met een arbeidsovereenkomst met een arbeidsduur van 32 uur op weekbasis structureel 1 dag thuiswerkt en 4 dagen naar kantoor reist, dan geldt dat je op jaarbasis een vaste thuiswerkvergoeding kan toekennen op basis van 43 dagen en een vaste reiskostenvergoeding op basis van 171 dagen. Voorwaarde is dat de parttime werknemer op tenminste 26 dagen per jaar thuiswerkt en hij op tenminste 102 dagen naar de vaste werkplek reist.
Nieuwe afspraken
Als de kabinetsplannen worden doorgevoerd, is het noodzakelijk om het vergoedingenbeleid op het onderdeel reizen en thuiswerken te heroverwegen. Het voortzetten van de huidige vaste reiskostenvergoeding als afspraken zijn gemaakt over de verhouding reizen naar kantoor/thuiswerken, is niet mogelijk.
Bron en meer informatie: AWVN
Onbelaste vaste thuiswerkkostenvergoeding of reiskostenvergoeding: hoe werkt het?
