Verzekeraars en banken hebben daarom accountants gevraagd geen Burger Service Nummers meer te vermelden op loonstroken en jaaropgaven.
Klanten van accountantskantoren ontvangen vanuit de applicatie onder meer loonstroken en jaaropgaven of downloaden deze van de website. Zij hebben deze documenten vaak nodig voor het
aanvragen van financiële producten. Op beide documenten staat vaak het Burger Service Nummer (BSN).
Dit nummer mag van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) echter niet voorkomen in het advies- en aanvraagtraject van een financieel product.
Brief aan NBA
Organisaties als het Verbond van Verzekeraars, de Nederlandse Vereniging van Banken en de NHG hebben hierover een brief gestuurd aan de NBA (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants).
De organisaties doen een dringende oproep aan accountants om het BSN niet meer op te nemen in documenten die klanten gebruiken om een financieel product aan te vragen.
‘Vraagt een klant uw document bij u aan voor de aanvraag van een financieel product? Stel het document dan op zonder BSN of haal het BSN weg op het document, voordat u het verstuurt naar de klant. Alternatief kan zijn om klanten de mogelijkheid te bieden een document zonder BSN te downloaden.’
UWV en Stichting Pensioen Register bieden deze laatste oplossing al bij het UWV-verzekeringsbericht en het Mijn Pensioenoverzicht. Dit is speciaal voor klanten in een hypotheektraject ontwikkeld.
BSN niet verwerken
Loonstroken en jaaropgaven zijn onmisbaar als iemand bijvoorbeeld een hypotheek wil aanvragen. Maar onder de nieuwe privacywetgeving mag het daarop vermelde BSN niet meer worden verwerkt door aanbieders en bemiddelaars. Die worstelen al een tijdje met dat gegeven: hypotheekadviseurs kiezen bijvoorbeeld de oplossing om het nummer weg te lakken op documenten. Maar juridisch waterdicht is dat niet.
Handboek Loonheffingen
De financiële adviesbranche roept nu de hulp in van accountants: ‘U zou de financiële sector enorm helpen als u het BSN niet meer vermeldt op loonstroken en jaaropgaven.’
De organisaties wijzen erop dat het BSN bewust door de overheid uit het Handboek Loonheffingen 2020 is gehaald als gegeven om op de loonstrook te zetten.
Overheid en burgers
Reden voor het verwerkingsverbod is dat het BSN primair bedoeld is voor contact tussen overheid en burgers.
‘De verwerking van het BSN in de correspondentie tussen adviseurs of bemiddelaars met klanten, bijvoorbeeld bij advies, bemiddeling, verkoop, preventief beheer, claims of het verhelpen van betalingsproblemen, mag niet. Het is niet toegestaan dat niet-overheidsinstellingen het BSN verwerken (zoals vastleggen, raadplegen, gebruiken, doorzenden en wissen), tenzij de wet zegt dat dit moet’, aldus de brancheorganisaties in de brief die ook door ICT-leveranciers is ondertekend.
Lees de oproep van financieel dienstverleners
Verplichte gegevens op jaaropgaaf
Let op: het vermelden van het BSN op de jaaropgaaf is overigens nog steeds verplicht, zie Handboek Loonheffingen, paragraaf 13.3.
De jaaropgaaf hebben financieel adviseurs ook niet nodig. Ze kunnen volstaan met de laatste loonstrook van het jaar waar alle totalen op staan.
Op de jaaropgaaf moet in ieder geval het volgende staan:
- naam van de werknemer
- naam van de werkgever
- het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen dat de werknemer in 2020 heeft gekregen (kolom 14
van de loonstaat) - de loonbelasting/premie volksverzekeringen die u hebt ingehouden (kolom 15 van de loonstaat)
- het totaalbedrag van de arbeidskorting die u hebt verrekend (kolom 18 van de loonstaat)
- het burgerservicenummer van de werknemer
- het totaalbedrag van de levensloopverlofkorting die u hebt verrekend (kolom 19 van de loonstaat)
- de bijdrage Zvw die u hebt ingehouden op het nettoloon van de werknemer (kolom 16 van de loonstaat)
- de werkgeversheffing Zvw met betrekking tot het loon van de werknemer.
- het totaal van de premies werknemersverzekeringen.
