Nu het thuiswerken bij veel bedrijven (noodgedwongen) normaal is geworden, wordt het belang van automatiseren van administratieve processen steeds duidelijker. Enerzijds door de efficiency die je hiermee realiseert, anderzijds omdat het je helpt gegeven in één keer goed vast te leggen. Dit geldt ook voor HR- en salarisprocessen zoals bijvoorbeeld het aanvragen van verlof, het indienen van een declaratie, of – in het geval van een accountantskantoor – het aanleveren van de periodieke mutaties. Maar hoe betrek je als salarismedewerker collega’s of klanten bij dit soort processen zodat jij jouw werk makkelijker en beter kunt doen?
Uitdagingen
Het maakt niet uit hoe vaak je het al hebt uitgelegd, het blijft lastig voor mensen om HR- en salaris-gerelateerde administratie zoals verlofaanvragen en declaraties correct aan te leveren. Gegevens worden op een inconsequente manier en soms zelfs dubbel ingevoerd, informatie is incompleet, men gebruikt verkeerde of oude formulieren en meer dan eens ontbreken er documenten die noodzakelijk zijn voor een goede afhandeling.
De vele manieren waarop je aanvragen in kunt dienen en gegevens aan kunt leveren, zorgen voor onduidelijkheid. De een doet zijn aanvraag via de mail, een ander via een upload en weer een ander door het inleveren van een stapeltje gekreukeld papier. Deadlines om zaken aan te leveren worden keer op keer niet gehaald, maar de verontwaardiging is er niet minder om wanneer als gevolg hiervan de afhandeling ook vertraging oploopt.
Betrokkenheid bij proces
Het te laat en incorrect aanleveren van gegevens die jij nodig hebt om je werk goed te doen, is in de meeste gevallen echt geen onwil. In de waan van alledag nemen mensen nu eenmaal geen tijd om zich in administratieve richtlijnen te verdiepen en regelen ze hun zaken naar eigen inzicht.
Met een systeem waar collega’s en klanten zelf op een eenduidige manier gegevens in kunnen voeren, voorkom je onnodig werk, correcties en frustratie. Via een gebruiksvriendelijk portaal kunnen aanvragen maar op één manier worden ingevoerd, via invoerschermen die altijd up-to-date zijn. Papieren documenten die meegestuurd moeten worden, kunnen moeiteloos met de eigen mobiel worden gedigitaliseerd en aan de aanvraag toevoegt. En vergeet iemand een specifiek stuk informatie of document aan te leveren, dan signaleert het systeem direct dat de aanvraag (nog) niet verzonden kan worden en waarom.
Voorkom onnodige ruis en vertraging
Hetzelfde systeem zorgt er na het ontvangen van de gegevens voor dat de aanvraag binnen de daarvoor gestelde tijd bij de juiste mensen terechtkomt voor accordering. Er ontstaat dus geen onnodige ruis op de lijn omdat voor de opeenvolgende stappen in het proces verschillende systemen worden ingezet.
Personen die aanvragen moeten goedkeuren, krijgen alleen díe gegevens en documenten te zien die ze hiervoor nodig hebben. Alle andere ‘ballast’ wordt simpelweg niet getoond. Verzoeken kunnen daarmee snel worden afgehandeld en worden aanvragen niet snel genoeg geaccordeerd? Dan wordt de verantwoordelijke hier door het systeem op gewezen.
Collega’s en klanten die verzoeken hebben ingediend, kunnen via het eerder genoemde portaal op elk gewenst moment de status van hun aanvraag bekijken zonder daarbij afhankelijk te zijn van iemand anders die dit voor hen moet doen.
Door Leo Overvoorde
Meer weten?
Complete, correcte en tijdige aanvragen dragen bij aan hogere kwaliteit van data, een efficiënt proces en veel minder vragen voor de salarisverwerker. Eenduidige en gebruiksvriendelijke systemen maken het leven van medewerkers makkelijk en vergroten daarmee hun betrokkenheid bij de onderneming. En hoe hoger de betrokkenheid, hoe langer de medewerker blijft.
Benieuwd hoe moderne HR- en salarissoftware eruit ziet?
Download de checklist: In 3 stappen collega’s of klanten betrekken bij het HR- & Salaris-proces
of
