De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst heeft een standpunt ingenomen over de toepassing van de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen als de werkgever een (maximaal) budget ter beschikking stelt voor de aanschaf van arbovoorzieningen door de werknemer.
Wat is de situatie?
Een werkgever heeft in zijn arboplan opgenomen dat thuiswerken op een arboverantwoorde manier moet plaatsvinden. De werkgever stelt in dit kader iedere werknemer in de gelegenheid om tot een bedrag van € 500 aan arbovoorzieningen voor thuis aan te schaffen. De kosten van deze arbovoorzieningen worden op declaratiebasis vergoed. De werknemer moet dus aantonen wat hij heeft aangeschaft voor de inrichting van zijn thuiswerkplek.
Vraag en antwoord
Is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing op de vergoeding?
Ja, als de aangeschafte voorziening voldoet aan de arbowettelijke eisen en de vergoeding kostendekkend is. Als de vergoeding niet kostendekkend is, bijvoorbeeld omdat een deel van de kosten vanwege een overschrijding van het budget niet wordt uitbetaald, is de gerichte vrijstelling niet van toepassing. Dit is alleen anders als de werkgever aannemelijk kan maken dat de werknemer voor het gedeclareerde bedrag een goedkopere arbovoorziening met een vergelijkbare functionaliteit had kunnen kopen.
Arbovoorziening
Een werkgever kan aan een werknemer een arbovoorziening onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- a. De voorziening wordt (geheel of gedeeltelijk) ge- of verbruikt op de werkplek in de zin van artikel 1.2, eerste lid, onderdeel f, in samenhang met artikel 8.4a, tweede lid URLB 2001.
- b. De voorziening is aangewezen als eindheffingsbestanddeel en voldoet aan de gebruikelijkheidseis van artikel 31, eerste lid, onderdeel f, Wet LB 1964.
- c. De voorziening hangt direct samen met verplichtingen van de werkgever op grond van het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet (hierna: Arbowet).
- d. In overeenstemming met artikel 44 Arbowet worden de kosten van de voorziening niet ten laste van de werknemer gebracht.
De werkgever moet per voorziening verifiëren of deze voldoet aan de voorwaarden. Of aan die voorwaarden is voldaan, is afhankelijk van de feiten en omstandigheden en staat ter beoordeling van de inspecteur.
Wanneer is sprake van eigen bijdrage?
De werkgever is op grond van de Arbowet verplicht te zorgen voor arbovoorzieningen en de kosten voor zijn rekening te nemen. Als hoofdregel geldt daarom dat de gerichte vrijstelling niet kan worden toegepast als de werknemer een eigen bijdrage verschuldigd is (voorwaarde d).
Persoonlijke keuze voor duurdere arbovoorziening
Eén uitzondering geldt als met de vergoeding een arbovoorziening met een vergelijkbare functionaliteit kan worden aangeschaft. In dat geval houdt de eigen bijdrage namelijk geen verband met de naleving van de arbowetgeving, maar ziet deze op het verschil tussen een voorziening die voldoet aan de specifieke richtlijnen voor plaatsonafhankelijke arbeid en een duurdere uitvoering hiervan. Het is dan alleen de persoonlijke keuze van de werknemer die ertoe leidt dat de gekozen arbovoorziening duurder is.
In een reeks van meerdere declaraties kan het zijn dat het totaalbedrag van de arbovoorzieningen meer bedraagt dan het budget dat door de werkgever ter beschikking is gesteld.
Voorbeeld
De werkgever stelt een bedrag van € 500 ter beschikking voor de aanschaf van arbovoorzieningen voor thuis. Een werknemer schaft aan: (1) een geschikte bureaustoel (€ 200), (2) een extra beeldscherm (€ 225) en (3) een noise-cancelling koptelefoon (€ 100) en declareert de kosten hiervan bij zijn werkgever. De voorzieningen voldoen aan de voorwaarden a, b en c.
- Als de kosten van de verschillende arbovoorzieningen opeenvolgend worden gedeclareerd, is de vergoeding voor de bureaustoel en het beeldscherm gericht vrijgesteld. De vergoeding voor de koptelefoon is echter belast, omdat de kosten van de koptelefoon – vanwege de budgetnorm – niet volledig voor rekening van de werkgever komen.
- Als de verschillende kosten van de arbovoorzieningen gelijktijdig worden gedeclareerd, mag de werkgever vrij kiezen aan welke voorziening de eigen bijdrage wordt toegerekend.
Als de werkgever aannemelijk kan maken dat de werknemer met bijvoorbeeld €75 een koptelefoon met een vergelijkbare functionaliteit had kunnen kopen, is voor die voorziening geen sprake van een eigen bijdrage.
Let op: een werkgever kan zijn verplichtingen op grond van de Arbowet niet nakomen door alleen een budget voor arbovoorzieningen toe te kennen aan zijn werknemers. Als de Arbowet hem verplicht tot het nemen van aanvullende maatregelen, moet hij alle kosten hiervan voor zijn rekening te nemen.
