In de CAO Rijk staan verblijfskostenvergoedingen die gelden voor ambtenaren op dienstreis. Maar je kunt deze ook toepassen voor andere werknemers, als zij vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis.
Wil je voor andere werknemers dan ambtenaren verblijfskostenvergoedingen geven die staan in de CAO Rijk, dan moet je voldoen aan de volgende drie voorwaarden:
- Je kunt aannemelijk maken dat de werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis.
- Je hanteert dezelfde voorwaarden als die volgens de CAO Rijk.
- Je kent dezelfde vergoedingen toe als die volgens de CAO Rijk.
Binnenlandse dienstreizen
En aantal voorwaarden voor binnenlandse dienstreizen (paragraaf 10.2 van de CAO Rijk):
- Om in aanmerking te komen voor een verblijfskostenvergoeding moet de dienstreis minimaal 4 uur duren.
- De bestemming van de dienstreis moet in een andere gemeente of op minimaal een kilometer afstand van de werklocatie van de werknemer liggen.
- Behalve voor kleine uitgaven overdag en in de avond geldt als voorwaarde voor de vergoeding dat de werknemer daarvoor kosten heeft gemaakt ‘in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is’. Voorbeelden hiervan zijn een café, restaurant of hotel.
- De werknemer die tussen 12.00 uur tot 14.00 uur op dienstreis is, heeft recht op een lunchvergoeding.
In paragraaf 10.2 CAO Rijk vind je meer informatie over de voorwaarden.
Vergoedingen binnenlandse dienstreizen
Let erop dat de vergoedingen die in de CAO Rijk zijn vermeld, maar tot bepaalde bedragen gericht zijn vrijgesteld.
In 2024 bedraagt de lunchvergoeding bijvoorbeeld € 20,32. Deze is gericht vrijgesteld tot € 11,88. De vergoeding boven € 11,88 kun je tot het loon van de werknemer rekenen of als eindheffingsloon aanwijzen. Kies je voor aanwijzen als eindheffingsloon, dan valt dit bedrag onder de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing.
In de tabel hierna vind je de bedragen die gelden vanaf 1 januari 2024.
Buitenlandse dienstreizen
In paragraaf 10.3 van de CAO Rijk lees je meer over de vergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland. Deze vergoedingen zien op gemaakte kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven tijdens de dienstreis. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats. Deze verblijfskostenvergoedingen zijn volledig gericht vrijgesteld.
Uitzondering
Als je de kosten van een overnachting bij een buitenlandse dienstreis niet aannemelijk kunt maken, mag je volgens de CAO Rijk een vergoeding van € 11,34 geven voor maximaal 4 overnachtingen per dienstreis. Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld. Deze kun je tot het loon van de werknemer rekenen of als eindheffingsloon aanwijzen. Kies je voor aanwijzen als eindheffingsloon, dan valt dit bedrag onder de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaal je 80% eindheffing.
Bron: Forum Salaris
