Je moet voor de thuiswerkvergoeding wel voldoen aan een aantal voorwaarden (zie paragraaf 4.6.1 van het Handboek Loonheffingen). Je wijst de kostenvergoeding voor de gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon.
Je moet ook schriftelijk met de werknemer vast te leggen voor welke dagen op kalenderjaarbasis de vergoeding wordt verstrekt. Het bedrag van € 2 wordt per 2023 jaarlijks geïndexeerd.
Reiskostenvergoeding
Je mag de werknemer ook onder voorwaarden een vaste onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Je mag de hoogte van de vaste onbelaste vergoeding bepalen met een praktische methode (1 of 2).
214 werkdagen en minstens 128 reisdagen
Voor methode 2 gelden de volgende uitgangspunten:
- Je geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
- Je gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder meer rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatical en zorgverlof.
- De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek.
In de volgende situaties moet je het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:
- De werknemer reist op minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek van werkzaamheden.
- De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
- De reisafstand voor de werknemer verandert door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.
- Je stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.
Het aantal dagen dat de werknemer ten minste naar dezelfde werkplek moet reizen wordt in het voordeel van de werknemer afgerond.
Eén vrijstelling per dag
Voor eenzelfde werkdag kan niet tegelijkertijd een thuiswerkkostenvergoeding en een vaste onbelaste vergoeding (woon-werkverkeer) van toepassing zijn. Als de werknemer een deel van de dag thuiswerkt en het andere deel op een vaste werkplek werkt kan maar één van de vrijstellingen worden toegepast: of de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding of de gerichte vrijstelling voor reiskosten voor het woon-werkverkeer.
Zakelijke reis en thuiswerken
Als op een dag waarvoor een thuiswerkvergoeding wordt verstrekt ook een zakelijke reis (niet zijnde woon-werkverkeer) wordt verricht, kan zowel de vrijstelling voor thuiswerken als de vrijstelling
voor een reiskostenvergoeding worden toegepast.
Voorbeeld 1. 2 dagen naar werk, 2 dagen thuis
De werknemer met een vierdaagse werkweek is met zijn werkgever overeengekomen twee dagen per week naar een vaste werkplek (woon-werkverkeer) te reizen en de andere twee dagen thuis te werken. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 86 dagen (2/5 x 214). 86 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 817. Per maand kun je de de werknemer voor deze reizen een vaste onbelaste vergoeding betalen van € 68,08, als hij in het kalenderjaar op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste plek reist.
De thuiswerkkostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 86 dagen (2/5 x 214). 86 dagen x € 2 = € 172. Per maand kun je de werknemer een thuiswerkkostenvergoeding betalen van € 14,33.
Voorbeeld 2. 3 dagen naar werk, 1 dag thuis
De werknemer met een vierdaagse werkweek is met zijn werkgever overeengekomen drie dagen per week naar een vaste werkplek (woon-werkverkeer) te reizen en de resterende dag thuis te werken. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer.
De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 129 dagen (3/5 x 214). 129 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 1225,50. Per maand kun je de werknemer voor deze reizen een vaste onbelaste vergoeding betalen van € 102,13, als hij in het kalenderjaar op minstens 76 dagen (3/5 x 128) naar de vaste plek reist.
De thuiswerkkostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 43 dagen (1/5 x 214). 43 dagen x € 2 = € 86. Per maand kun je de werknemer een thuiswerkkostenvergoeding betalen van € 7,17.
Bron: Handboek Loonheffingen 2022
Onbelaste vaste reiskostenvergoeding en gerichte vrijstelling: hoe zit het?