• Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Salaris Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
Home » Onbelaste vaste reiskostenvergoeding en gerichte vrijstelling: hoe zit het?

Onbelaste vaste reiskostenvergoeding en gerichte vrijstelling: hoe zit het?

Nieuws

Je mag de werknemer een onbelaste vaste reiskostenvergoeding geven als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling.

6 januari 2022 door Salaris Vanmorgen

Als er bij een bedrijf alleen maar op kantoor wordt gewerkt en nooit thuis zou je de vaste reiskostenvergoeding in 2022 kunnen blijven hanteren maar hoe moet je dit vastleggen? Moet je overgaan op declaratiebasis of kan je in het contract of personeelshandboek vastleggen dat er binnen het bedrijf niet thuis wordt gewerkt?

Voorwaarden gerichte vrijstelling

De werkgever mag de werknemer een onbelaste vaste reiskostenvergoeding geven als deze voor zijn werk naar een vaste plek reist. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling als wordt voldaan aan de voorwaarden. Welke voorwaarden dit zijn lees je in paragraaf 4.6.1 Vaste kostenvergoedingen en paragraaf 23.1.2 Vaste vergoeding van het Handboek Loonheffingen 2022.

Je moet aannemelijk kunnen maken dat de werknemers hebben gereisd naar werk, op hoeveel dagen en welke afstanden het zijn. Hoe de werkgever dit vastlegt in haar administratie is vormvrij.

Voor gericht vrijgestelde kosten mag je een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Je moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • Je kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
  • Je omschrijft elke vrijstelling en kostenpost.
  • Je geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (bedragen voor vrijgestelde en andere kostenposten).
  • Je onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte
    kosten en je herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen.
  • Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat je de werkkostenregeling ging toepassen, hoef je niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop je de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.
  • Voor gerichte vrijstellingen: je wijst de kostenvergoeding voor de gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon.

Als je niet aan deze voorwaarden voldoet, zijn de vaste kostenvergoedingen voor gericht vrijgestelde kosten loon van de werknemer. Als je de vaste kostenvergoeding in dat geval aanwijst als
eindheffingsloon, gaat dat wel ten koste van de vrije ruimte.

Het is niet toegestaan om een vaste onbelaste vergoeding met terugwerkende kracht te geven.

Goedkeuring tot 2022

Voor veel werknemers leidden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de vervoerskosten tot een verandering van hun reispatroon. Deze verandering kon meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moest aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moest rekenen.

Voor het jaar 2020 en 2021 mocht je daarom blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de reiskostenvergoeding of andere vaste vergoeding op is gebaseerd en deze ongewijzigd voortzetten.
Voorwaarde hierbij was wel dat het recht op de reiskostenvergoeding en/of andere vaste vergoeding vaststond op uiterlijk 12 maart 2020. De vergoedingen van extraterritoriale kosten op grond van de 30%-regeling waren hierbij uitgesloten. Deze goedkeuring gold voor vaste reiskostenvergoedingen tot 1 januari 2022.

Hoogte vaste vergoeding

De hoogte van de vaste vergoeding kun je baseren op het aantal keren in een jaar dat de werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen. Je moet de vergoeding aanpassen als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist of op minder dagen gaat werken.

Je mag de hoogte van de vaste onbelaste vergoeding ook bepalen met een praktische methode. Je kunt  dan kiezen uit twee methodes.

Methode 1 – in 36 weken 5 dagen reizen

Een werknemer reist bij een dienstbetrekking gedurende een volledig jaar vermoedelijk in minstens 36 weken (70 procent van 52 weken) op 5 dagen voor zijn werk naar een vaste plek. Als de dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar begint of eindigt, mag worden uitgegaan van 70 procent van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt.

Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding ga je uit van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof.

Als je aannemelijk kunt maken dat het aantal dagen ten minste 25 procent hoger is dan 214 dagen (dus ten minste 268 reisdagen naar een vaste plek), mag je uitgaan van het hogere aantal dagen.

Het aantal werkdagen vermenigvuldig je met het totale aantal kilometers per dag. Het totale aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldig je met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19.

Voor de vaste vergoeding per maand of per week deel je de uitkomst door 12 of 52.

Ook bij deeltijd werken

Je mag deze methode ook toepassen voor werknemers die minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek reizen, bijvoorbeeld door deeltijd. Je doet dat dan naar evenredigheid. Als een werknemer bijvoorbeeld vermoedelijk 3 dagen per week naar een vaste werkplek reist, vermenigvuldig je de uitkomst van de berekening met 3/5.

Nacalculatie

Bij een enkelereisafstand van meer dan 75 kilometer van de woning of verblijfplaats naar een vaste plek voor het werk, is nacalculatie verplicht. Hierbij moet je vaststellen of de vaste kostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal de  kilometervergoeding die je hebt betaald (maar maximaal € 0,19 per kilometer). Variabele  kilometervergoedingen kun je daarbij eventueel salderen.

Een bovenmatig deel van de vergoeding moet je tot het loon rekenen of moet de werknemer aan jou terugbetalen. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

De nacalculatie doe je aan het einde van het kalenderjaar, of in het loontijdvak na de maand waarin de dienstbetrekking eindigt, als dat tijdens het kalenderjaar gebeurt. Een vaste kostenvergoeding met nacalculatie mag ook voor regelmatige reizen naar andere plekken dan de vaste plek waar de werknemer werkt.

Afwezigheid werknemer

Je mag bij methode 1 een vaste reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Als je langdurige afwezigheid van de werknemer
verwacht, mag je de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand.

Methode 2 – 128 reisdagen naar vaste plek

Als de werknemer niet altijd naar een vaste plek reist voor zijn werk, mag je de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een andere methode vaststellen. Voor methode 2 gelden de volgende uitgangspunten:

  • Je geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
  • Je gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder meer rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatical en zorgverlof.
  • De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek.

Naar evenredigheid toepassen

In de volgende situaties moet je het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:

  • De werknemer reist op minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek van werkzaamheden.
  • De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
  • De reisafstand voor de werknemer wijzigt door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.
  • De werkgever stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Het aantal dagen dat de werknemer ten minste naar dezelfde werkplek moet reizen wordt in het voordeel van de werknemer afgerond.

Voorbeeld 1. Methode 2

De werknemer met een tweedaagse werkweek werkt op 2 dagen per week. De enkelereisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 86 dagen (2/5 x 214). 86 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 817. Per maand kun je de werknemer voor deze reizen een vaste onbelaste vergoeding betalen van € 68,08, als hij in het kalenderjaar op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste plek reist.

Voorbeeld 2. Methode 2 en ziekte

De werknemer werkt op 5 dagen per week. De enkelereisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele kalenderjaar maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169,42.

De werknemer wordt op 15 juli langere tijd ziek. Je kiest ervoor de vaste reiskostenvergoeding per 1 september te stoppen. Op 1 december gaat de werknemer weer aan het werk en vanaf 1 december betaal je de vergoeding weer. Volgens deze regeling moet de werknemer voor de vaste onbelaste vergoeding van € 169,42 per maand, in de periode januari tot en met augustus op minstens 85 dagen (8/12 x 128 dagen) naar de vaste plek reizen en in december op minstens 10 dagen (1/12 x 128 dagen). Als de werknemer niet hieraan voldoet, mag je maximaal € 0,19 per werkelijk afgelegde woon-werkkilometer onbelast vergoeden.

Bronnen: Forum Salaris en Handboek Loonheffingen

Categorie: Nieuws Tags: gerichte vrijstelling, reiskosten, werkkostenregeling (WKR)

Tags: gerichte vrijstelling, reiskosten, werkkostenregeling (WKR)

Gerelateerde artikelen

4 juli 2022

Overzicht geïnventariseerde fiscale maatregelen – koopkracht 2022

30 juni 2022

Cafetariastelsel en magnetron inbouwen in vrachtauto

30 juni 2022

Gebruikelijkheidstoets – wanneer aanwijzen als eindheffingsloon? 

21 juni 2022

Adviezen SER over WKR en hybride werken – kabinetsreactie

Hoofdsponsor

Vakantiewerk in jouw organisatie: voordelen en regels op een rij
Zo kijkt Lois, Junior Salarisprofessional van het jaar, terug op de verkiezing
Hoe werkgevers medewerkers met schulden kunnen helpen
5 verschillen tussen Nederlandse en Belgische medewerkers
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Highlights uit het nieuwe pensioenstelsel
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?
Hoe kun je verzuim binnen jouw organisatie terugdringen?

Partners

Vakantiewerk in jouw organisatie: voordelen en regels op een rij
Zo kijkt Lois, Junior Salarisprofessional van het jaar, terug op de verkiezing
Hoe werkgevers medewerkers met schulden kunnen helpen
5 verschillen tussen Nederlandse en Belgische medewerkers
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Highlights uit het nieuwe pensioenstelsel
Doorstuderen na VPS: wat kun je doen?
Hoe kun je verzuim binnen jouw organisatie terugdringen?

Meest gelezen berichten

  • Loonbelastingtabellen 2022 – witte en groene tabellen
  • Twee fulltime banen – boete voor overtreden nevenwerkzaamhedenbeding
  • Betaald ouderschapsverlof per 2 augustus en andere verlofregelingen
  • Schadevergoeding na ontslag is belastbaar loon uit dienstbetrekking
  • Einde handhavingsmoratorium per 2025 – aanpak schijnzelfstandigheid

NIRPA

Opleidingen

04
jul
Online Excel training voor salarisadministrateurs (specialisatie)
Salaris Vanmorgen
01
sep
HR voor Salarisadministrateurs
Markus Verbeek Praehep
12
sep
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
Salaris Vanmorgen
15
sep
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (basis)
Salaris Vanmorgen
19
sep
HBO Associate degree Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
19
sep
Werkkostenregeling PE
Markus Verbeek Praehep
19
sep
HBO Bachelor Management Payroll Services
Markus Verbeek Praehep
19
sep
Vakopleiding Payroll Services (VPS®)
Markus Verbeek Praehep
22
sep
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
Salaris Vanmorgen
22
sep
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
Salaris Vanmorgen
28
sep
Online cursus Werkkostenregeling
Salaris Vanmorgen
04
okt
Cursus Impact nieuwe Wet Toekomst Pensioenen per 1 januari 2023
Salaris Vanmorgen
04
okt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
Salaris Vanmorgen
06
okt
Online cursus Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen
Salaris Vanmorgen
13
okt
Online cursus loonheffingen en hybride werken
Salaris Vanmorgen
01
nov
Cursus Werkkostenregeling
Salaris Vanmorgen
07
nov
Cursus Van salarisadministrateur naar beloningsadviseur (verdieping)
Salaris Vanmorgen
08
nov
Cursus Samenwerken tussen de HR-afdeling en salarisadministratie
Salaris Vanmorgen
10
nov
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
Salaris Vanmorgen
10
nov
Cursus Werkkostenregeling bij gemeenten (introductie)
Salaris Vanmorgen
06
dec
Online cursus Update Werkkostenregeling bij gemeenten (verdieping)
Salaris Vanmorgen
07
dec
Compensation & Benefits Consultant (CBC®)
Markus Verbeek Praehep

Vacatures

Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Traineeship HR-payroll consultant | Regio Apeldoorn
a/s WORKS
Intern salarisadministrateur / payroll specialist
HLB Witlox Van den Boomen
Medior salarisadministrateur
Moore MTH
Medior / Senior salarisadministrateur Software Gemak – Utrecht
a/s Works
Payroll consultant Zoetermeer
a/s Works
Senior salarisadministrateur, Gorinchem
acconavm
Junior salarisadministrateur
Moore MTH
Salarisadministrateur – Intergamma Leusden
Strictly People
Senior salarisadministrateur Bussum
Moore MTH
Senior Salarisadministrateur – Veenendaal
acconavm
Payroll Specialist – Q8 Den Haag
Strictly People - Q8
Corporate International Payroll Controller – B&S Dordrecht
Strictly People B&S
Specialist loonheffingen (Hoogeveen/Groningen)
De Jong & Laan
Specialist arbeidsrecht
Fiscount
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Senior Salarisadministrateur- Gorinchem
acconavm
Traineeship Loonadministratie & Advies
Scab
Salarisadministrateur / AFAS Payroll Barendrecht e.o.
Visser & Visser
Senior Salarisadministrateur Eindhoven
KSS (onderdeel van Wij zijn Jong)
Payroll Professional
CROP
Professional salarisadministrateur
Bentecera
Senior salarisadviseur (Raalte)
De Jong & Laan
Salarisadviseur (Harderwijk)
De Jong & Laan
Professional – Loonadministrateur
Van Oers
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Payroll Specialist – Philips Domestic Appliances Amsterdam
Strictly People | Philips Domestic Appliances Amsterdam
Salarisadministrateur (m/v/x) 16 tot 40 uur mogelijk. Remote, hybride of in Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Junior salarisadministrateur
acconavm
Salarisadviseur (Hoogeveen)
de Jong & Laan
Salaris/HR adviseur
Bentecera
(Ervaren) Salarisadministrateur parttime/fulltime
Payroll Totaal
(Sr.) Loonadministrateur
Scab
Parttime/Fulltime Salarisadministrateur- Denekamp
De Kok
Traineeship HR Payroll Consultant | Randstad – Randstad
a/s Works
Loonadviseur
Scab
Teamleider Salarisadvies
HLB Witlox Van den Boomen
Payroll Specialist – Netcompany Delft
Strictly People
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers Accountancy & Advies
Payroll consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Ervaren salarisadministrateur
HLB Witlox Van den Boomen
Salarisadministrateur bij de Caesar Groep
Caesar Groep
Salarisadministrateur 24-40 uur per week in Ridderkerk (€2.600-€ 3.800)
Lansigt accountants en belastingadviseurs

Vriend van Salaris Vanmorgen

Moore mth
abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Corona
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV