Als er bij een bedrijf alleen maar op kantoor wordt gewerkt en nooit thuis zou je de vaste reiskostenvergoeding in 2022 kunnen blijven hanteren maar hoe moet je dit vastleggen? Moet je overgaan op declaratiebasis of kan je in het contract of personeelshandboek vastleggen dat er binnen het bedrijf niet thuis wordt gewerkt?
Voorwaarden gerichte vrijstelling
De werkgever mag de werknemer een onbelaste vaste reiskostenvergoeding geven als deze voor zijn werk naar een vaste plek reist. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling als wordt voldaan aan de voorwaarden. Welke voorwaarden dit zijn lees je in paragraaf 4.6.1 Vaste kostenvergoedingen en paragraaf 23.1.2 Vaste vergoeding van het Handboek Loonheffingen 2022.
Je moet aannemelijk kunnen maken dat de werknemers hebben gereisd naar werk, op hoeveel dagen en welke afstanden het zijn. Hoe de werkgever dit vastlegt in haar administratie is vormvrij.
Voor gericht vrijgestelde kosten mag je een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven, die niet ten koste gaat van de vrije ruimte. Je moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Je kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
- Je omschrijft elke vrijstelling en kostenpost.
- Je geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (bedragen voor vrijgestelde en andere kostenposten).
- Je onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte
kosten en je herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. - Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat je de werkkostenregeling ging toepassen, hoef je niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop je de vergoeding hebt gebaseerd, gelijk zijn gebleven.
- Voor gerichte vrijstellingen: je wijst de kostenvergoeding voor de gerichte vrijstelling aan als eindheffingsloon.
Als je niet aan deze voorwaarden voldoet, zijn de vaste kostenvergoedingen voor gericht vrijgestelde kosten loon van de werknemer. Als je de vaste kostenvergoeding in dat geval aanwijst als
eindheffingsloon, gaat dat wel ten koste van de vrije ruimte.
Het is niet toegestaan om een vaste onbelaste vergoeding met terugwerkende kracht te geven.
Goedkeuring tot 2022
Voor veel werknemers leidden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de vervoerskosten tot een verandering van hun reispatroon. Deze verandering kon meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moest aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moest rekenen.
Voor het jaar 2020 en 2021 mocht je daarom blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de reiskostenvergoeding of andere vaste vergoeding op is gebaseerd en deze ongewijzigd voortzetten.
Voorwaarde hierbij was wel dat het recht op de reiskostenvergoeding en/of andere vaste vergoeding vaststond op uiterlijk 12 maart 2020. De vergoedingen van extraterritoriale kosten op grond van de 30%-regeling waren hierbij uitgesloten. Deze goedkeuring gold voor vaste reiskostenvergoedingen tot 1 januari 2022.
Hoogte vaste vergoeding
De hoogte van de vaste vergoeding kun je baseren op het aantal keren in een jaar dat de werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen. Je moet de vergoeding aanpassen als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist of op minder dagen gaat werken.
Je mag de hoogte van de vaste onbelaste vergoeding ook bepalen met een praktische methode. Je kunt dan kiezen uit twee methodes.
Methode 1 – in 36 weken 5 dagen reizen
Een werknemer reist bij een dienstbetrekking gedurende een volledig jaar vermoedelijk in minstens 36 weken (70 procent van 52 weken) op 5 dagen voor zijn werk naar een vaste plek. Als de dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar begint of eindigt, mag worden uitgegaan van 70 procent van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt.
Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding ga je uit van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, ziekte en verlof.
Als je aannemelijk kunt maken dat het aantal dagen ten minste 25 procent hoger is dan 214 dagen (dus ten minste 268 reisdagen naar een vaste plek), mag je uitgaan van het hogere aantal dagen.
Het aantal werkdagen vermenigvuldig je met het totale aantal kilometers per dag. Het totale aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldig je met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19.
Voor de vaste vergoeding per maand of per week deel je de uitkomst door 12 of 52.
Ook bij deeltijd werken
Je mag deze methode ook toepassen voor werknemers die minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek reizen, bijvoorbeeld door deeltijd. Je doet dat dan naar evenredigheid. Als een werknemer bijvoorbeeld vermoedelijk 3 dagen per week naar een vaste werkplek reist, vermenigvuldig je de uitkomst van de berekening met 3/5.
Nacalculatie
Bij een enkelereisafstand van meer dan 75 kilometer van de woning of verblijfplaats naar een vaste plek voor het werk, is nacalculatie verplicht. Hierbij moet je vaststellen of de vaste kostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal woon-werkkilometers in het kalenderjaar maal de kilometervergoeding die je hebt betaald (maar maximaal € 0,19 per kilometer). Variabele kilometervergoedingen kun je daarbij eventueel salderen.
Een bovenmatig deel van de vergoeding moet je tot het loon rekenen of moet de werknemer aan jou terugbetalen. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
De nacalculatie doe je aan het einde van het kalenderjaar, of in het loontijdvak na de maand waarin de dienstbetrekking eindigt, als dat tijdens het kalenderjaar gebeurt. Een vaste kostenvergoeding met nacalculatie mag ook voor regelmatige reizen naar andere plekken dan de vaste plek waar de werknemer werkt.
Afwezigheid werknemer
Je mag bij methode 1 een vaste reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Als je langdurige afwezigheid van de werknemer
verwacht, mag je de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand.
Methode 2 – 128 reisdagen naar vaste plek
Als de werknemer niet altijd naar een vaste plek reist voor zijn werk, mag je de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een andere methode vaststellen. Voor methode 2 gelden de volgende uitgangspunten:
- Je geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
- Je gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder meer rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatical en zorgverlof.
- De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek.
Naar evenredigheid toepassen
In de volgende situaties moet je het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:
- De werknemer reist op minder dan 5 dagen per week naar een vaste plek van werkzaamheden.
- De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
- De reisafstand voor de werknemer wijzigt door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.
- De werkgever stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.
Het aantal dagen dat de werknemer ten minste naar dezelfde werkplek moet reizen wordt in het voordeel van de werknemer afgerond.
Voorbeeld 1. Methode 2
De werknemer met een tweedaagse werkweek werkt op 2 dagen per week. De enkelereisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 86 dagen (2/5 x 214). 86 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 817. Per maand kun je de werknemer voor deze reizen een vaste onbelaste vergoeding betalen van € 68,08, als hij in het kalenderjaar op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste plek reist.
Voorbeeld 2. Methode 2 en ziekte
De werknemer werkt op 5 dagen per week. De enkelereisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele kalenderjaar maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169,42.
De werknemer wordt op 15 juli langere tijd ziek. Je kiest ervoor de vaste reiskostenvergoeding per 1 september te stoppen. Op 1 december gaat de werknemer weer aan het werk en vanaf 1 december betaal je de vergoeding weer. Volgens deze regeling moet de werknemer voor de vaste onbelaste vergoeding van € 169,42 per maand, in de periode januari tot en met augustus op minstens 85 dagen (8/12 x 128 dagen) naar de vaste plek reizen en in december op minstens 10 dagen (1/12 x 128 dagen). Als de werknemer niet hieraan voldoet, mag je maximaal € 0,19 per werkelijk afgelegde woon-werkkilometer onbelast vergoeden.
Bronnen: Forum Salaris en Handboek Loonheffingen
