“Wij willen de HR- en salarisadministratie zo snel en eenvoudig mogelijk organiseren door processen te automatiseren, koppelingen te maken en de communicatie met de medewerkers te optimaliseren”, vertelt Gerben. Hij is dan ook groot voorstander van een online HR- en salarisapplicatie, zoals Loket.nl.
Als vader van vier kinderen is het regelmatig een drukke, maar erg gezellige, bedoeling in huize Tronchet. Je kunt je voorstellen dat thuiswerken aan de keukentafel, wanneer iedereen thuis is, dan ook niet de meest ideale situatie is. Gelukkig kunnen veel collega’s van Gerben prima thuiswerken, waardoor er voldoende ruimte voor Gerben is om coronaproof op kantoor te werken.
Voordat Gerben in 2018 op de HR- en salarisafdeling van Fidor accountants en adviseurs (nu ook wel Faris genoemd) aan de slag ging, werkte hij zo’n 17 jaar als salarisadministrateur en applicatiebeheerder in het onderwijs. Voor de komst van Gerben was het collega, Martin Twigt, die de salarisadministratie voor klanten van Fidor verzorgde. Door de groei bij Fidor werd het werk echter te veel voor één persoon. En daar was Gerben die Martin vol enthousiasme ging versterken. “Het eerste doel was om intern efficiënter te gaan werken. Er werd toen nog redelijk traditioneel gewerkt. De loonstrook werd bijvoorbeeld als een PDF-bestand naar klanten gestuurd. Toen de AVG-wetgeving in zicht kwam, hebben wij dit ook helemaal gedigitaliseerd. Medewerkers van onze klanten openen nu digitaal in het Werknemerloket hun loonstroken en jaaropgaven. Ze krijgen een bericht als er een nieuwe loonstrook klaarstaat”, legt Gerben uit. Daarna zijn flinke stappen gezet met collectief en automatisch verlonen. Na de eerste efficiencyslagen, is Gerben ook steeds meer klanten gaan bezoeken om hen te voorzien van HR-advies en te ontdekken waar behoeften liggen.
IJzersterke HR- en salarisadministratie en advies
Sinds oktober 2020 is de HR- en salarisafdeling van Fidor accountants en adviseurs onder de naam Faris Salarisadministratie verder gegaan. En niet voor niets betekent Faris ‘sterk en ijzer’. “Wij bieden ijzersterke HR- en salarisadministratie en advies waarbij wij innovatief, gedreven, laagdrempelig, vol passie en heel persoonlijk zijn”, vertelt Gerben trots.
Faris telt inmiddels zo’n 300 MKB-klanten. De klanten komen uit uiteenlopende branches, zoals de horeca, detailhandel, kinderopvang en metaal.
Gerben als salarisadministrateur
Het bedienen van veel verschillende branches zorgt voor een leuke afwisseling. En dat niet alleen: aangezien Gerben en Martin met z’n tweeën de volledige HR- en salarisadministratie verzorgen, zorgt dat ook voor afwisselende werkzaamheden. “Iedere dag is anders”, lacht Gerben.
Gerben houdt zich naast de salarisverwerking van zijn klanten ook bezig met acquisitie. Hij heeft dan ook regelmatig afspraken om potentiële klanten de mogelijkheden van Faris te laten zien. Het geven van demo’s doet Gerben met veel plezier. “Zo kan ik laten zien dat Loket.nl naast de salarisverwerking een heleboel HR-modules te bieden heeft en hoe processen geoptimaliseerd kunnen worden.” ‘Zoveel mogelijk digitaal’ is dan ook het motto van Gerben.
Grote klanten van Faris worden zo’n één tot twee keer per jaar bezocht door Gerben. “Tijdens die afspraken bespreken we de ervaring van de klant met onze dienstverlening en laat ik ze nieuwe mogelijkheden in Loket.nl zien”, legt hij uit. Rond ‘payday’ (tussen de 20e en 25e van de maand) plant Gerben echter zo min mogelijk afspraken, omdat hij dan de focus wil hebben op de salarisverwerking en de loonstroken voor zijn klanten klaar wil zetten.
Aangezien Gerben veel klantcontact heeft, weten klanten hem goed te vinden als ze tegen vragen aanlopen. Of het nu vragen zijn op het gebied van HR (zoals zieke medewerkers, tijdelijke arbeidsovereenkomsten die aflopen en het aannemen van een nieuwe medewerker) of bijvoorbeeld corona-gerelateerde vragen in deze tijd (zoals vragen over de NOW): Gerben beantwoordt ze graag.
“Inmiddels denk ik dat ongeveer de helft van onze klanten gebruikmaakt van de handige HR-mogelijkheden in Loket.nl. Weet je wat echt een enorme stap vooruit is voor veel ondernemers? De overgang naar een volledig online personeelsdossier met alle bijbehorende functionaliteiten zoals digitale documentgeneratie en digitale ondertekening. Met één druk op de knop rolt er een arbeidsovereenkomst uit en met hetzelfde gemak wordt de overeenkomst digitaal ondertekend door zowel werkgever als medewerker”, legt Gerben uit.
Gerben in een paar woorden
- Betrouwbaar: van huis uit een echte perfectionist, klanten kunnen vertrouwen op Gerben.
- Realistisch: beloftes maken die niet waargemaakt kunnen worden? Daar doet Gerben niet aan.
- Ambitieus: stilstaan is geen optie! Gerben wil samen met zijn klanten verder komen en groeien.
De grootste uitdagingen volgens Gerben
- Veranderingen in de wet- en regelgeving
Aan de ene kant is nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving uitdagend. Tegelijkertijd maakt het dit vak ook lastig, vooral als een wijziging net is ingevoerd en kort daarna alweer wijzigt. Het zou fijn zijn als regelgeving wat langer van kracht blijft en stabieler is, vindt Gerben. - Klanten bereiken
“Belangrijke informatie wil, of nee beter gezegd: moet je delen met je klant”, vindt Gerben. Vanuit Faris stuurt hij dan ook een periodieke nieuwsbrief. Toch garandeert een nieuwsbrief niet dat alle ontvangers het ook daadwerkelijk lezen. “Je weet altijd dat een deel van de klanten de nieuwsbrief ongelezen wegklikken.” Hoe zorg je er dan toch voor dat ze deze nuttige informatie wel lezen en er (op tijd) hun voordeel mee doen? Gerben denkt dat dit een puntje is waar meer mensen in het vakgebied mee worstelen.
De toekomst van het vak
De rol van administrateur verschuift steeds meer naar adviseur. Digitalisering speelt hierbij een belangrijke rol. Wanneer er minder tijd nodig is voor de administratieve werkzaamheden, blijft er meer tijd over om de adviesrol richting klanten te pakken. “Dat gaat alleen maar toenemen”, bevestigt Gerben. Een mooi voorbeeld is om een brutobonus niet klakkeloos te verwerken, maar te kijken welke fiscale mogelijkheden er zijn (reiskostenvergoeding/werkkostenregeling et cetera). Mogelijk zorgt dat voor minder kosten voor de werkgever en kan de medewerker netto meer overhouden. Dat proactieve advies wordt enorm gewaardeerd.
Op de hoogte blijven van ontwikkelingen
Gerben vindt het, net als zijn collega Martin, belangrijk om goed op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen die spelen in de markt. Dit doen ze door onderling belangrijke informatie direct met elkaar te delen en te bespreken. Daarnaast lezen ze relevante nieuwsbrieven, zoals de nieuwsbrief van Salaris Vanmorgen. Martin bezoekt ieder jaar een specifieke branchedag, bijvoorbeeld van de metaalsector. En Faris spreekt zo’n drie keer per jaar met een ander salariskantoor om ervaringen uit te wisselen. “Het is echt heel leuk en leerzaam om als het ware in elkaars keuken te kijken.”
Tips van Gerben
- Blijf in contact met de klant. Zo houd je de lijntjes kort en weet je wat er speelt.
- Zorg voor een goede informatievoorziening voor je klanten, zoals het plaatsen van nieuwsberichten op je website en het versturen van een nieuwsbrief.
- Maak tijd vrij om HR- en salarisprocessen te optimaliseren en te digitaliseren. “Deze eenmalige investering in tijd en geld gaat je uiteindelijk zoveel meer tijd en daarmee een heleboel kosten besparen.”
- Houd het niet alleen bij het maken van de salarisstrook. “Als je de interne en externe processen goed op orde hebt, en daarmee bedoel ik: zoveel mogelijk online, dan heb je tijd over je klanten meer aandacht te geven en te adviseren.”
- Besluit een klant helaas om over te stappen? “Werk dan mee met de overgang en verketter je concurrent niet. Zorg voor een soepele overgang.”
Gerben Tronchet is de tweede kandidaat in een rubriek van interviews met mensen uit het salaris- en HR-vak. De interviewreeks is een samenwerking tussen Salaris Vanmorgen en Loket.nl.
Lees ook het interview met onze eerste kandidaat:
Een dag in het leven van Hoofd Salarisadministratie Heidi Hamelinck
