Je doet aangifte loonheffingen bij de werkgever waar de werknemers op dat moment daadwerkelijk in dienst zijn. Je kijkt dus naar de feitelijke situatie. Het is niet mogelijk om dit met terugwerkende kracht te wijzigen.
Wat moet je doen?
Als de rechtsvorm van een onderneming wijzigt, moet je de volgende stappen zetten:
- De nieuwe werkgever aanmelden.
Dit kun je doen door het formulier Melding loonheffingen Aanmelding werkgever op te sturen. Het nieuwe loonheffingennummer moet ingaan op het moment dat er daadwerkelijk werknemers in dienst zijn. Als bij de start van het bedrijf meteen personeel in dienst is, dan kan het bedrijf bij de Kamer van Koophandel meteen worden aangemeld als werkgever. Je hoeft dan geen formulier op de sturen. Meer hierover lees je in hoofdstuk 2.1 van het Handboek Loonheffingen. - De oude werkgever afmelden.
Dit kun je doen door een brief op te sturen naar het regiokantoor van de oude werkgever. Het adres kun je opzoeken op belastingdienst.nl. Je blijft aangiften loonheffingen indienen voor de oude werkgever zolang hij uitnodigingen ontvangt. Als de werknemers al in dienst zijn bij de nieuwe werkgever dien je nihilaangiften in. - Formulier Melding loonheffingen Overdracht van activiteiten opsturen.
- De werknemers uit dienst melden bij de oude werkgever en in dienst melden bij de nieuwe werkgever.
Werkwijze Belastingdienst
Is bij de nieuwe rechtsvorm van de onderneming vanaf de oprichting personeel in dienst? Dan heeft de Belastingdienst de volgende werkwijze.
- Is de nieuwe rechtsvorm een eenmanszaak, een maatschap of een vof?
Het nieuwe loonheffingennummer gaat in vanaf de eerste dag van het aangiftetijdvak waarin de nieuwe rechtsvorm bij de Kamer van Koophandel (KvK) is geregistreerd. - Is de nieuwe rechtsvorm een bv, nv, vereniging of stichting (dus een rechtspersoon)?
Het nieuwe loonheffingennummer gaat in vanaf de datum van oprichting van de nieuwe rechtspersoon zoals blijkt uit de oprichtingsakte.
Voorbeeld 1. Wijziging rechtsvorm naar vof
Een eenmanszaak wordt ingebracht in een vof. Op 15 december 2020 wordt de vof bij de KvK geregistreerd. De vof wordt met terugwerkende kracht opgericht vanaf 1 januari 2020.
Gevolgen voor de loonheffingen:
De eenmanszaak heeft tot en met 14 december 2020 loon betaald en is tot en met deze datum loonheffingen verschuldigd.
Over de periode januari tot en met 14 december 2020 moet de eenmanszaak aangiften loonheffingen indienen.
Op 1 december 2020 gaat het loonheffingennummer van de vof in. Over december 2020 moet de vof de eerste aangifte indienen.
Let op: betaalt de vof het loon over december na 14 december, dan dient de eenmanszaak over december een nihilaangifte in en meldt de werknemers op de 14e uit dienst.
De vof geeft in de aangifte van december het loon aan en meldt de werknemers op de 15e in dienst.
Hoe het loon administratief tussen beide bedrijven wordt verwerkt staat los van wie aangiften loonheffingen moet indienen.
Voorbeeld 2. Wijziging rechtsvorm naar bv
Een eenmanszaak wordt omgezet in een bv. Uit de oprichtingsakte blijkt dat de datum van oprichting 31 oktober 2020 is. De bv wordt met terugwerkende kracht opgericht vanaf 1 juli 2020.
Gevolgen voor de loonheffingen:
De eenmanszaak heeft tot en met 30 oktober 2020 loon betaald en is tot en met deze datum loonheffingen verschuldigd.
Over de periode januari tot en met 30 oktober moet de eenmanszaak aangiften loonheffingen indienen en de werknemers uit dienst melden.
Op 31 oktober 2020 gaat het loonheffingennummer van de bv in.
Over oktober 2020 moet de bv de eerste aangifte indienen.
Let op: betaalt de bv het loon over oktober op 31 oktober, dan dient de eenmanszaak over oktober een nihilaangifte in en meldt de werknemers op de 30e uit dienst. De bv geeft in de aangifte van oktober het loon aan en meldt de werknemers op de 31e in dienst.
Hoe het loon administratief tussen beide ondernemingen wordt verwerkt staat los van wie aangiften loonheffingen moet indienen.
Losse correctie
Je verzendt een losse correctie als je na het intrekken van het loonheffingennummer nog een correctie moet verzenden. Meer hierover kun je lezen in hoofdstuk 12.2.4 van het Handboek Loonheffingen.
Moet je een aangifte indienen over een periode dat er geen aangifteplicht meer is? Neem dan contact op met de BelastingTelefoon.
Bron: Forum Salaris
