Wist je dat bedrijven gemiddeld 1 salarisadministrateur per 1000 medewerkers hebben? Dat lijkt voldoende, maar het is kwetsbaarder dan je denkt. Als er een te hoge werkdruk ontstaat bij die ene medewerker dan loop je grote risico’s. Denk aan fouten in de payroll of zelfs medewerkers die hun salaris niet ontvangen.
Bovendien kan de salarisadministrateur uitvallen, dat is een direct gevaar voor de bezetting. En door het tekort aan salarisadministrateurs is het moeilijk om extra of nieuwe expertise te vinden. In dit blog vertellen we meer over de risico’s van het tekort aan salarisadministrateurs en over mogelijke oplossingen.
5 redenen voor tekort aan salarisadministrateurs
De markt van salarisadministrateurs staat er op dit moment niet goed voor. Uit cijfers van het CBS blijkt dat het aantal salarisadministrateurs in Nederland tussen 2015 en 2021 met 5% is gedaald (van 20.000 naar 19.000). De grote personeelstekorten vormen een probleem voor organisaties. Wat zijn precies de redenen voor het tekort aan salarisadministrateurs? En welke gevolgen heeft dit voor organisaties? We zetten het voor je uiteen.
1 Vergrijzing en pensionering
In 2021 bestaat de beroepsgroep salarisadministrateurs voor ruim een derde uit 45-tot-55-jarigen (36,2%). Hierna volgen de professionals tussen de 55 en 65 jaar (28,1%). Uit cijfers van voorgaande jaren blijkt dat het aantal jonge salarisadministrateurs daalt, terwijl het aantal tussen de 45 en de 75 stijgt. Met andere woorden: de beroepsgroep vergrijst. In de komende jaren gaan er veel payrollspecialisten met pensioen en dat betekent uitstroom van expertise. In de grafiek hieronder zie je een verdeling van salarisadministrateurs naar leeftijd tussen 2015 en 2021. Er zijn nog geen cijfers bekend na 2021.
Bron: CBS (2015 en 2018) en 2021
Naast de vergrijzing is er sprake van een lage instroom van jonge mensen. In 2021 lieten de cijfers van het CBS zien dat nog slechts eenderde (33,4%) van de salarisadministrateurs jonger is dan 45 jaar. In 2015 was dit nog de helft (49,6%). Dit verschil is nog groter onder salarisadministrateurs tot 35 jaar: respectievelijk 11,4% en 21,4% in 2021 en 2015.
Daardoor zal het gebrek aan jonge instroom om openstaande posities in te vullen de komende jaren alleen maar groter worden, terwijl de vraag naar payrollprofessionals groot is.
2 Specialistische kennis nodig
Mogelijk is payroll een minder gewilde sector voor nieuwkomers omdat er veel specifieke kennis nodig is. Denk aan wet- en regelgeving, zoals arbeidsrecht en belastingwetten. Daar komt bij dat die wetten en regels voortdurend veranderen. Het is geen verrassing dat 86% van de payrollspecialisten in 2023 tijd heeft besteed aan vakontwikkeling. De meeste deden dat via vakliteratuur, trainingen en evenementen, zoals workshopdagen en congressen (NIRPA, trendonderzoek 2023). Een salarisadministrateur is dus nooit uitgeleerd, omdat het vak altijd in beweging is. Voor de mensen die van het vak houden, is dit een groot pluspunt. Het maakt het werk uitdagend en afwisselend. Maar het kan ook afschrikken door de ingewikkelde materie en omdat je continu up-to-date moet blijven.
3 Concurrentie met andere sectoren
Salarisadministrateurs zijn een ster in boekhouding en financieel management en ook nog eens op de hoogte van alle wetten en regels. Daardoor zijn deze specialisten erg gewild in andere sectoren. De overstap naar een andere functie in finance, boekhouding, HR of administratie kan daarom aantrekkelijk zijn. Met het risico op nog meer uitstroom in de sector, waardoor de tekorten groter worden.
4 Technologische veranderingen
Naast de constante aanpassingen in wet- en regelgeving verandert ook de technologie. Salarisadministrateurs werken steeds met nieuwe software (en implementaties daarvan) en moeten omgaan met automatisering. Bovendien blijkt uit een rapportage van NIRPA dat een kwart van de payrollprofessionals verwacht dat AI in de komende 3 jaar bepaalde taken gaat overnemen. Om hiermee om te gaan, hebben ze nieuwe vaardigheden nodig. De professionals die zich hier niet aan kunnen of willen aanpassen, kiezen mogelijk voor een andere carrière.
5 Overstap naar zzp of interim
Salarisadministrateurs kiezen er steeds vaker voor om niet via een vast contract te werken, maar op interimbasis of als zzp’er. Zo had in 2015 van alle 20.000 salarisadministrateurs in Nederland 83,4% nog een vast arbeidscontract, 12,4% een flexibele arbeidsrelatie en was 0,8% op dat moment zzp’er. In 2021 waren er nog 19.000 salarisadministrateurs en had 75,6% een vaste arbeidsovereenkomst, koos 19,3% voor een flexibele arbeidsrelatie en was het aantal zzp’ers gestegen naar 2,4%. Dat betekent dat er in 6 jaar tijd bijna 3 keer zoveel zzp’ers zijn in de salarisadministratie en dat ruim 1000 meer payrollprofessionals kozen voor een flexibele arbeidsrelatie in plaats van een vast contract. In de tabel hieronder vind je de precieze verdeling. Als deze trend de komende jaren doorzet, zullen organisaties de bezetting van hun afdeling op andere manieren moeten regelen. Het risico hiervan is dat deze alternatieven vaak duurder zijn en dat er meer kans is op fouten door telkens andere mensen op dezelfde functie.
Impact op de organisatie
De gevolgen van het tekort aan payrollprofessionals kunnen groot zijn voor een organisatie. We zetten een aantal mogelijke gevolgen op een rij.
- Hogere werkdruk
Door de tekorten is het lastig om salarisadministrateurs te vinden. Er zijn op dit moment zelfs 64% meer HR- en payroll-vacatures dan voor de coronacrisis. Dat betekent dat veel bedrijven een te lage capaciteit voor de salarisadministratie hebben. Met als gevolg een hogere werkdruk, omdat minder mensen hetzelfde werk moeten doen. - Vertraging in salarisbetaling
Het capaciteitstekort leidt ertoe dat je salarisadministrateurs veel moeten doen in weinig tijd. Dit is niet altijd haalbaar. Daardoor komt het voor dat de salarisstroken later klaar zijn, met als gevolg dat je de salarissen te laat uitbetaalt. Dit zorgt voor ontevreden medewerkers. - Lagere kwaliteit
Met een of enkele salarisprofessionals hangt de kwaliteit van de payroll af van hun kennis. Het is daarom belangrijk dat deze professionals zich naast de salarisadministratie ook focussen op processen. Dit maakt het mogelijk om het werk door andere collega’s te laten overnemen. In de praktijk is hier vaak te weinig tijd of aandacht voor, waardoor het achterwege blijft. Dit is een risico voor de kwaliteit van de payroll. Als een salarisadministrateur uitvalt of weggaat, weet niemand hoe de payroll precies werd uitgevoerd. - Compliance risico’s
Zijn je interne payrollspecialisten niet goed op de hoogte van de nieuwste wet- en regelgeving, of hebben ze simpelweg te weinig tijd om hun kennis bij te spijkeren en alles door te voeren? Dan loop je het risico dat je wetten en regels overtreedt. Dit is niet alleen slecht voor je reputatie als werkgever, maar leidt ook tot boetes en eventuele andere sancties.
Zo ga je het beste om met salarisadministratie
Je wilt niet te maken krijgen met de vaak ernstige gevolgen van een te lage payrollcapaciteit in je organisatie. Daarom geven we je een aantal tips hoe je met dit risico omgaat:
- Investeer in scholing en opleiding
Het is belangrijk dat salarisadministrateurs op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in het vakgebied en alle veranderingen in wet- en regelgeving. Geef ze daarom de kans om zichzelf te blijven ontwikkelen. Ook kun je zo enthousiaste starters aantrekken en klaarstomen voor het vak. - Automatiseer met technologie
Goede payrollsoftware neemt je salarisprofessionals terugkerende taken uit handen, waardoor er meer tijd overblijft voor andere werkzaamheden. - Zorg voor flexibele en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden
Door bijvoorbeeld hybride werken en doorgroeimogelijkheden aan te bieden, word je een interessante werkgever voor nieuw talent. - Overweeg payroll outsourcing
Door je salarisadministratie uit te besteden, kan je er blind vanuit gaan dat alles op tijd gebeurt en voldoet aan de nieuwste wet- en regelgeving. Dat is een hele zorg minder.
