Een werkgever kan op verschillende manieren kennisnemen van de wijze waarop een loonkostenvoordeel is aan te vragen.
In het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst is een uitgebreide toelichting op de voorwaarden en wijze van aanvragen van de loonkostenvoordelen opgenomen (paragraaf 28.1).
Ook het Kennisdocument Wet tegemoetkomingen loondomein (Wtl) van het ministerie van Sociale Zaken gaat hier uitgebreid op in.
Op de website van het UWV is ook een uitgebreide toelichting op de voorwaarden en wijze van aanvragen van de loonkostenvoordelen opgenomen.
Aangezien de aanvraag via de aangifte loonheffingen wordt ingediend, is voor softwareontwikkelaars in de Gegevensspecificaties aangifte loonheffingen een uitgebreide toelichting opgenomen over de wijze waarop de aanvraag in de loonaangifte wordt verwerkt.
Indicatie loonkostenvoordeel
In de aangifte loonheffingen zijn ‘indicaties loonkostenvoordeel’ opgenomen. Met deze indicatie (‘vinkje’) verzoekt de werkgever in aanmerking te komen voor een loonkostenvoordeel in verband met het in dienst nemen van bijvoorbeeld een werknemer met een arbeidsbeperking. Indien de werkgever in deze indicatie ‘j’ invult, dan is daarmee de aanvraag voor het loonkostenvoordeel voor de betreffende werknemer gedaan. Als deze indicatie niet is aangevinkt, wordt geen loonkostenvoordeel toegekend. Het aanvragen van het loonkostenvoordeel via de indicatie in de
aangifte loonheffingen is op die manier laagdrempelig en eenvoudig in de toepassing.
De staatssecretaris is van mening dat de voorwaarden en het proces voldoende duidelijk zijn omdat hierover voldoende wordt gecommuniceerd.
Door het opnemen van de aanvraag in de aangifte loonheffingen is een zo eenvoudig mogelijk aanvraagproces ingericht. Werkgevers zijn bekend met de systematiek van de aangifte loonheffingen, omdat zij op deze wijze ook voor andere doeleinden gegevens over hun werknemers periodiek opsturen naar de Belastingdienst.
Wat moet de werkgever doen?
Om in aanmerking te komen voor een loonkostenvoordeel moet de werkgever twee handelingen verrichten.
- Als eerste moet hij de doelgroepverklaring van de werknemer die hij in dienst heeft genomen in zijn administratie bewaren. De werknemer vraagt binnen drie maanden na indiensttreding deze doelgroepverklaring aan bij UWV of de gemeente. De werknemer kan ook zijn werkgever machtigen dit voor hem te doen.
- Vervolgens zet de werkgever de indicatie ‘loonkostenvoordeel’ op ‘ja’ (het ‘vinkje’) bij elke aangifte loonheffingen om aanspraak te kunnen maken op het loonkostenvoordeel.
Correctiebericht sturen
Een werkgever moet voor zijn werknemer(s) elke maand of elke vier weken bij de Belastingdienst een aangifte loonheffingen doen. Mocht een werkgever vergeten zijn een ‘vinkje’ in een aangifte loonheffingen te zetten, dan kan hij dit alsnog rechtzetten. Hij kan door een correctiebericht in te sturen zijn vergissing ongedaan maken, ook over de voorgaande maanden. Hij kan dit maandelijks doen in het kalenderjaar waarover de tegemoetkoming wordt aangevraagd (jaar T). Ook in het jaar volgend op dat kalenderjaar (jaar T+1) kan de werkgever nog correctieberichten insturen. Dat kan hij doen tot uiterlijk 1 mei van dat jaar (‘fotomoment’). De werkgever heeft daarmee minimaal drie maanden en maximaal 14 maanden de tijd om zijn vergissing te corrigeren.
Correcties na 1 mei van het jaar T+1 worden niet meer meegenomen in de definitieve berekening.
Finale check
In de wet is geregeld dat het UWV uiterlijk vóór 15 maart van het jaar T+1 aan de werkgever een overzicht verstrekt van de werknemers voor wie de werkgever een aanvraag om een
loonkostenvoordeel heeft gedaan, de voorgenomen beoordeling van het recht en de berekening van de hoogte van het loonkostenvoordeel. Hiermee kan de werkgever een finale check doen of de
gegevens goed uit de aangifte loonheffingen zijn verwerkt. Werkgevers hebben voordat het loonkostenvoordeel definitief wordt vastgesteld dan nog zes weken, tot 1 mei van het jaar T+1, de
gelegenheid om gegevens te laten wijzigen, aan te vullen of zelf een correctiebericht in te dienen.
Voorlopige berekening
UWV is wettelijk verplicht aan werkgevers een overzicht te verstrekken van de werknemers voor wie hij een verzoek voor een loonkostenvoordeel heeft gedaan. UWV verstrekt dit overzicht vóór 15 maart van het kalenderjaar volgend op het kalenderjaar waarover de loonkostenvoordelen zijn aangevraagd. Dit is geen beschikking maar een voorlopige berekening. Aan de hand van deze voorlopige berekening kunnen werkgevers controleren of de gegevens over de aangevraagde loonkostenvoordelen juist uit de aangifte loonheffingen zijn verwerkt.
Correctiebericht vóór 1 mei
Eventuele fouten en vergissingen kunnen dan worden gecorrigeerd door vóór 1 mei een correctiebericht naar de Belastingdienst te sturen. Deze correctiemogelijkheid is in de voorlopige berekening opgenomen.
Deze correctiemogelijkheid is ook vermeld in het Handboek Loonheffingen en op UWV.nl. Ook in het kennisdocument Wtl is dit terug te vinden. Werkgevers die abusievelijk geen indicatie in de aangifte loonheffingen hebben ingevuld, hebben geen aanvraag voor een loonkostenvoordeel gedaan en ontvangen daarom geen voorlopige berekening. Zij kunnen via voornoemde wegen kennisnemen van de correctiemogelijkheid. Daar wordt uitvoerig ingegaan op de gehele aanvraagprocedure van de Wtl. Ook besteden werkgevers vaak de loonadministratie uit aan salarisadministrateurs, die bekend zijn met de correctietermijn.
Werkgevers sturen maandelijks een correctiebericht in om vergissingen ongedaan te maken, ook over de voorgaande maanden. De werkgever kan dit maandelijks doen in het kalenderjaar waarover de tegemoetkoming wordt aangevraagd (jaar T). Ook in het jaar volgend op dat kalenderjaar (jaar T+1) kan de werkgever nog correctieberichten insturen. Dat kan hij doen tot uiterlijk 1 mei van dat jaar (‘fotomoment’).
Fotomoment
Voor de definitieve vaststelling van het loonkostenvoordeel is het ‘fotomoment’ bepalend. De in aanmerking te nemen gegevens worden vastgesteld op grond van de loonaangiften van de werkgever over het kalenderjaar waarover de tegemoetkoming wordt aangevraagd (jaar T), zoals die uiterlijk op 1 mei van het daaropvolgende kalenderjaar zijn ingediend (jaar T+1). Het fotomoment is nodig om het recht op het loonkostenvoordeel over het jaar T te kunnen berekenen en uiterlijk 31 juli van het jaar T+1 te kunnen uitbetalen.
De peildatum van 1 mei is ruim gekozen om de voor de vaststelling van de tegemoetkoming benodigde feiten over het kalenderjaar waarover de tegemoetkoming is aangevraagd aan te kunnen passen voordat deze op 1 mei van het volgende kalenderjaar onherroepelijk vast komen te staan.
Correctieberichten die na 1 mei van het jaar T+1 worden ingediend, worden niet meer meegenomen bij de vaststelling van de loonkostenvoordelen over het jaar T en de uitbetaling van deze loonkostenvoordelen in het jaar T+1. Deze correctieberichten zijn wel van betekenis voor vaststelling van de loonkostenvoordelen in latere jaren.
De procedure geeft volgens Wiersma werkgevers voldoende gelegenheid om vergissingen te herstellen, maar geeft werkgevers tegelijkertijd een prikkel om daarmee niet te lang te wachten.
Het ‘fotomoment’ is een bewuste keuze geweest van de wetgever, om het uitvoeringsproces van de vaststelling en de uitbetaling van het loonkostenvoordeel voor de uitvoering eenvoudig en
uniform vorm te geven.
Antwoorden op Kamervragen over aanvragen loonkostenvoordelen door werkgevers
