Je mag de werknemer een vaste onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist.
Coronamaatregel
Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis tot een wijziging van hun reispatroon. Die wijziging kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding geheel
of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen. Voor bepaalde vaste reiskostenvergoedingen geldt tot 1 oktober 2021 een goedkeuring:
De werkgever kan de bestaande reiskostenvergoedingen in ieder geval tot 1 oktober 2021 onbelast vergoeden, ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
Deze goedkeuring vervalt vooralsnog per 1 oktober 2021. Hoe kan de werkgever het beste omgaan met het vergoeden van reiskosten na 1 oktober 2021?
Kan de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorlopen als de werknemer straks deels thuis blijft werken?
128 dagen
Om de vaste onbelaste reiskostenvergoeding aan de werknemer te verstrekken, kan de werkgever onder meer kiezen voor vergoeden volgens de 128-dageneis. Hoe werkt deze praktische methode?
Bij het vaststellen van de hoogte van de vergoeding mag je ervan uitgaan dat de werknemer steeds (= 214 dagen) naar die plaats reist, ook al is dat in werkelijkheid dus maar (minimaal) 128 dagen.
De vergoeding mag maximaal € 0,19 per kilometer bedragen.
De aantallen van 214 en 128 dagen per kalenderjaar gelden alleen voor werknemers die ten minste een vijfdaagse werkweek hebben (zie Besluit van 20 maart 2015, nr. BLKB2015-0188M). Voor werknemers met een kortere werkweek, worden de aantallen dagen naar evenredigheid verminderd.
Structureel naar vaste werkplek
Deze regeling heeft de voorwaarde dat werkgever en werknemer hebben afgesproken dat de werknemer structureel naar de vaste werkplek reist. De faciliteit houdt in dat wanneer niet structureel op een andere plek gewerkt wordt, de werknemer toch recht heeft op hetzelfde (vaste) bedrag aan onbelaste reiskostenvergoeding per maand.
Thuiswerkdagen
Dit verandert wanneer de werkgever en werknemer besluiten om bijvoorbeeld drie dagen structureel als werkdag op kantoor aan te wijzen en de overige twee werkdagen als thuiswerkdag. De vaste reiskostenvergoeding kan alleen voor de twee vaste kantoordagen worden toegewezen, mits het minimum van 128 dagen naar de vaste werkplek reizen wordt behaald.
Declareren
Als het voor de werknemer dan nog optioneel is om op de thuiswerkdagen naar kantoor te komen, komen die dagen niet in aanmerking voor wat betreft de vaste reiskostenvergoeding. Die reiskosten kun je wel op declaratiebasis aan de werknemer vergoeden.
Voorbeeld: hybride werken en de reiskostenvergoeding
Rens heeft een dienstverband voor 40 uur per week en woont 30 kilometer van zijn kantoor. Hij spreekt met zijn werkgever af dat hij, zodra het thuiswerkadvies vervalt, ten minste drie dagen per week op kantoor zal zijn. Dit wordt vastgelegd in een addendum op de arbeidsovereenkomst. De werkgever laat Rens op zijn kantoordagen in- en uitklokken om zijn aanwezigheid vast te leggen. De overige twee dagen mag hij naar eigen inzicht invullen. Aangezien deze twee dagen per week telkens anders worden ingevuld, kan de werkgever voor deze dagen geen vaste vergoeding geven.
Op basis van de drie vaste dagen is een vaste reiskostenvergoeding vast te stellen. Voor de overige dagen kunnen reiskosten alleen op declaratiebasis worden uitgekeerd.
Bronnen: Holla.nl en Handboek Loonheffingen, 23.1.2 Vaste vergoeding, methode 2
