Hoe ga je in deze coronatijd om met de kosten die medewerkers maken nu ze thuiswerken? En hoe versimpel je de loonadministratie, zodat de ondernemer zijn focus houdt op de allerhoogste prioriteiten. Zes tips op een rij.
Tip 1: Vergoed kosten voor thuiswerken in de vrije ruimte (WKR)
Het bedrag dat je onbelast mag vergoeden via de WKR is gebaseerd op de totale fiscale loonsom van je medewerkers. In 2020 mag je vanwege het advies om werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken 3% van je totale loonsom onbelast vergoeden. Deze vrije ruimte genoemd kun je ook inzetten om kosten voor het thuiswerken te vergoeden.
Voorheen werd de vrije ruimte veelal gebruikt voor het vergoeden van personeelsfeestjes en uitjes. Nu adviseert het Nibud werknemers te vergoeden voor de gemaakte kosten thuis. Zoals de extra gas-, water- en lichtkosten, de kosten voor koffie en thee, wc-papier en zelfs het gebruik – via afschrijvingen – van het bureau en bureaustoel. Deze vergoeding kan oplopen tot 40 euro per maand bij een fulltime dienstverband, aldus het Nibud.
Vergoed je meer dan 3% via de werkkostenregeling, dan vallen die kosten buiten de vrije ruimte en betaal je 80% eindheffing over het resterende bedrag. Is de totale loonsom hoger dan 400.000 euro, dan geldt over dat resterende bedrag een vrije ruimte van 1,2%.
Tip 2: Geef tijd voor tijd
Maken de medewerkers minder uren vanwege de coronacrisis, laat ze tijd voor tijd opnemen. In de toekomst kunnen ze die opgenomen uren weer inhalen door over te werken. Andersom kan ook. Werkt de werknemer meer uren dan in het contract staat, wees dan voorzichtig met het toezeggen om overuren uit te betalen. Bovenop de gemaakte overuren moet je namelijk ook 8% vakantietoeslag betalen. En dat pakt opeens een stuk duurder uit.
Indien de medewerker het minimumloon krijgt, kun je niet zomaar tijd voor tijd geven. Je moet namelijk zorgen dat het minimumloon te allen tijde in stand blijft.
Stel bijvoorbeeld dat een werknemer een contract heeft voor 40 uur per week. Wanneer deze werknemer overuren maakt tegen de belofte dat deze volgens de tijd-voor-tijd regeling mogen worden ingezet, dan verdient hij in de week waarin is overgewerkt onder het minimumloon.
Tip 3: Coulance voor pensioenpremies
Zit de werkgever krap bij kas? Benader dan het pensioenfonds om de mogelijkheden te bespreken om een betalingsregeling te treffen of de betalingstermijn te verruimen. De pensioensector wil ondernemers die krap bij kas zitten vanwege de corona-uitbraak te hulp schieten. Neem contact op met het pensioenfonds om te kijken wat mogelijk is. De pensioenaangifte – net als de loonaangifte – loopt echter gewoon door. Alleen voor de betaling wordt mogelijk coulance gegeven.
Tip 4: Geef beste medewerkers een vast contract
Werknemers in vaste dienst zijn sinds 1 januari 2020 goedkoper, terwijl tijdelijke arbeidskrachten duurder worden. De Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) heeft er namelijk voor gezorgd dat de gemiddelde werkgeverslasten voor tijdelijk personeel uitkomen op 23,9%, terwijl dat percentage voor vast personeel op 18,9% blijft steken. Dat komt omdat je voor tijdelijk personeel 5 procent meer premie betaalt voor het Algemeen Werkloosheidsfonds (Awf-premie) dan voor vast personeel. Voor tijdelijk personeel moet je dan ook de hoge WW premie rekenen.
Tip 5: Automatiseer de loonaangifte
Normaliter moet je zelf bijhouden wanneer je loonaangifte indient bij de Belastingdienst. Wie slim is kijkt of de salarissoftware ook een automatische loonaangifte mogelijk maakt. Tijdig loonaangifte blijven doen is van groot belang. Zeker als je aanspraak wil maken op de NOW 3.0 waarvoor de loonaangifte gebruikt wordt om het uit te keren bedrag te bepalen.
Voor de ondernemer weer een zorg minder. Kan hij zich focussen op hoe hij ervoor zorgt dat hij deze loonaangifte ook kan gaan betalen.
Tip 6: Verlaag het DGA-salaris
Directeur-grootaandeelhouders (DGA’s) moeten zich normaliter houden aan het gebruikelijk loon, waarover ze loonbelasting betalen. Voor 2020 is het gebruikelijk jaarloon 46.000 euro. Vanwege de coronacrisis heeft het kabinet de regels rondom het gebruikelijk loon wat versoepeld.
Wanneer de ondernemer voor dit jaar een lagere omzet verwacht, mag hij zichzelf minder loon uitkeren of zijn loon zelfs stilzetten. Overleg met de Belastingdienst hierover is niet nodig. Achteraf moet de ondernemer wel aantonen dat hij vanwege omzetverlies zichzelf minder loon heeft uitbetaald.
Aan het eind van het jaar weet je wat je daadwerkelijke omzet is in 2020 en bepaalt de fiscus wat het gebruikelijk loon is. Eventueel moet de ondernemer dan het tekort aan overgemaakt loon alsnog aan zichzelf uitkeren en daar loonbelasting over betalen.
Bovenstaande zes tips zijn afkomstig uit de whitepaper 11 tips om slimmer te verlonen ten tijde van corona.
Door CoPilot, voor ondernemers die sneller willen groeien als werkgever. CoPilot weet welke HR-tools daarbij nodig zijn.
CoPilot is een initiatief van Van Spaendonck, de makers van onder meer MKB Banenmonitor en loonadministratietool Loket.nl.
