Binnenkort start een nieuwe collega. Een spannende periode waarin je elkaar goed wil leren kennen. Hoe zorg je, ondanks het tekort aan handen op de werkvloer, voor een warm welkom en een soepele onboarding? Het geheim: preboarding. Start het inwerkproces al vóór de eerste werkdag.
Sommige werkgevers vinden het ongepast om nieuwe collega’s lastig te vallen als ze nog niet officieel in dienst zijn. Millennials vinden het echter prima om zich buiten afgesproken werktijden alvast in te lezen over het bedrijf. Sterker nog, ze zijn nieuwsgierig naar hun nieuwe werkgever en staan ervoor open om alvast wat meer te weten te komen over hun toekomstige collega’s en werkomgeving. Besteed je al voor de eerste werkdag aandacht aan hun komst, dan laat je zien dat je alles goed georganiseerd hebt en maak je een sterke eerste indruk.
Er is nog een reden waarom preboarding van belang is. Een nieuwe medewerker wordt vaak overladen met informatie tijdens zijn eerste werkdag. Met als gevolg dat de volgende dag alle namen weer vergeten zijn en er niet veel van de kennisoverdracht is blijven hangen. Dit terwijl werknemers die van baan wisselen vaak een tijdje vrij nemen tussen twee banen in. Ze komen los van die oude baan en maken ruimte in het hoofd voor een nieuwe carrièrestap. Hét moment om rustig kennis te maken met de nieuwe werkgever. Met als grote voordeel: informatie wordt verspreid over een langere periode en kan in alle rust eigen worden gemaakt.
Vijf zaken die je al kunt regelen tijdens de preboarding:
1 Vraag uit wat je medewerker nodig heeft
Mail of bel je nieuwe medewerker om te vragen welk type laptop hij nodig heeft en welke eventueel telefoon of de licenties van de programma’s waar je nieuwe medewerker mee moet of wil werken. Geef intern iemand de opdracht om dit voor de eerste werkdag te regelen. Je krijgt immers maar een keer de kans om een eerste indruk te maken. Als de spullen op tijd zijn geregeld, zorg je ervoor dat die allesbepalende eerste indruk goed is.
2 Wijs een buddy aan
Tijdens de eerste weken loopt je nieuwe medewerker met allerlei vragen rond. Bij wie kan hij terecht? Met andere woorden, wie heeft de tijd en het inzicht in de organisatie om hem snel en op de juiste manier wegwijs te maken. Bedenk welke collega deze rol op zich kan nemen en benoem deze als buddy. Zo zorg je ervoor dat je nieuwe collega altijd weet dat er iemand voor hem klaarstaat en hij bovendien de juiste informatie ontvangt.
3 Verras je nieuwe medewerker
Een medewerker aannemen is niet alleen voor jou spannend. Ook je nieuwe medewerker kijkt uit naar zijn eerste dag. Bestel een bloemetje voor een extra welkomstgevoel. Of stuur een welkomstpakket naar het thuisadres met aardigheidjes die gerelateerd zijn aan jouw bedrijf, dan wel de producten of diensten die je levert. Iemand die zich welkom voelt, voelt zich eerder op zijn gemak binnen de organisatie en zal sneller initiatief nemen om taken op te pakken.
4 Vertel alvast wat over je bedrijf
Wat wil je samen bereiken en waar sta je voor? Communiceer je missie en visie alvast aan je onboardee, zodat duidelijk is aan welk groter doel hij meewerkt. Ook de kernwaarden en de vertaling daarvan naar je bedrijfscultuur in een vroeg stadium communiceren, helpt je nieuwe medewerker om sneller autonoom aan de slag te gaan. Ondernemer Pieter Zwart van Coolblue noemt cultuur zelfs de basis voor duizend-en-één beslissingen. Zijn binnen jouw bedrijf bijvoorbeeld snelheid en flexibiliteit van belang, dan helpt dit je nieuwe collega bij het uitvoeren van zijn taken. Ambitieuze medewerkers maak je zo ook kenbaar welke competenties meetellen in hun beoordeling.
5 Communiceer het inwerkprogramma
Stuur een week van tevoren het inwerkprogramma al op. Zo kan de onboardee zich inlezen, weet hij wie zijn buddy is en waar hij zijn spullen moet ophalen. Het gevolg: een frisse collega die een duidelijk beeld heeft wat er gaat gebeuren, wat er van hem verwacht wordt en in staat is om met de al ontvangen informatie snel aan de slag te gaan.
Dit artikel is afkomstig van CoPilot, waarmee je je inwerkprogramma’s gemakkelijk digitaliseert. Je kunt medewerkers inladen vanuit Loket.nl en voor de onboardee afspraken inplannen, taken toewijzen en informatie toevoegen.
Gebruik de gratis onboardingtool
of download de whitepaper Structureer je inwerkproces in 12 stappen
