Voor het doorbetalen van de reiskostenvergoeding aan bijvoorbeeld werknemers die in isolatie zitten vanwege het coronavirus gelden wel voorwaarden.
Declaraties
Als een werkgever achteraf op basis van declaraties van de werknemer de reiskosten vergoedt, hoeft hij geen reiskosten te vergoeden als de werknemer niet gereisd heeft. Werknemers in corona-quarantaine krijgen dan dus geen reiskostenvergoeding meer.
Vaste vergoeding
Als een werkgever aan een werknemer een vaste reiskostenvergoeding geeft, dan geldt er een bijzondere regel bij langdurige afwezigheid. De werkgever mag dan tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken de vaste vergoeding doorbetalen.
Als de werkgever verwacht dat de werknemer langdurig afwezig is, dan mag hij de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Komt de werknemer weer naar het werk, dan mag de werkgever pas weer reiskostenvergoeding betalen vanaf de maand ná de maand waarin de werknemer weer gaat werken.
Voorbeeld
Een werknemer heeft griep en hij meldt zich ziek op 20 maart. Hij is net 1 week weer aan het werk, als hij op 5 april van de trap valt en zijn been breekt. Daardoor kan de werknemer vermoedelijk ruim 3 maanden zijn werk niet doen. Op 5 augustus is de werknemer hersteld en hervat hij zijn werkzaamheden.
Op 20 maart is er sprake van korte afwezigheid; de werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen. Op 5 april is langdurige afwezigheid te voorzien. De werkgever mag dan de vaste reiskostenvergoeding over april en mei nog onbelast uitbetalen. Daarna is tot en met augustus, de maand waarin de werknemer weer gaat werken, de vaste reiskostenvergoeding belast als loon van de werknemer. De werkgever mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Pas vanaf 1 september kan de werknemer weer een onbelaste vaste reiskostenvergoeding krijgen.
Zie Handboek Loonheffingen, 21.1.2 Vaste vergoeding
Bron: Annemieke Siebrand van Mannaert Appels Advocaten
NS-abonnement
En hoe zit het met treinabonnementen?
Kijk op de site van de NS over het stopzetten van abonnementen.
Zie ook NS en Corona
Reiskostenvergoeding en NOW
Krijgt de werknemer zijn reiskostenvergoeding doorbetaald als hij onder de NOW valt?
Als de werknemer op grond van de arbeidsovereenkomst recht heeft op een reiskostenvergoeding, dan heeft de werknemer recht op doorbetaling hiervan zolang de arbeidsovereenkomst duurt. Dit kan mogelijk anders zijn, wanneer de werknemer als gevolg van de coronacrisis niet werkt en daarom geen reiskosten meer heeft.
