Vanmiddag kreeg je een mailtje van een van je klanten. Samengevat kwam het op het volgende neer. Een paar jaar geleden heeft deze klant de voor zijn personeel bestaande pensioenregeling vernieuwd/verlengd. De eigen bijdrage van de werknemer is toen vastgesteld op een percentage van de pensioengrondslag. Tot vanochtend dacht de klant dat alles goed was geregeld. Maar toen kwam een van zijn werknemers met een dienstverband van ruim 20 jaar effe een bakkie doen…..
Pensioenregeling versus personeelsreglement
Hij heeft een vraag over zijn pensioenregeling. In zijn arbeidsovereenkomst stond namelijk dat hij geen eigen bijdrage voor de pensioenregeling hoefde te betalen. Ook het van toepassing zijnde personeelsreglement kent een dergelijke bepaling. Moet hij die eigen bijdrage in de gewijzigde pensioenregeling eigenlijk wel betalen?
Deze vraag toont aan dat het belangrijk is om alert te zijn wanneer een pensioenregeling wordt gewijzigd/verlengd. Want welk document is er nu maatgevend? Het nieuwe pensioenreglement of de arbeidsovereenkomst en het personeelsreglement?
Wijziging regeling
Bij een pensioenregeling spelen een heleboel verschillende documenten een rol. Het is dan van belang te weten dat je als werkgever een relatie hebt met enerzijds je werknemer en anderzijds met de pensioenuitvoerder.
In de verhouding met de werknemer is een aantal documenten van belang. De arbeidsovereenkomst, de pensioenovereenkomst en een personeelsreglement. Verder speelt een rol het pensioenreglement dat door de verzekeraar aan de werknemer wordt verstrekt. In al deze documenten komt in meer of mindere mate informatie voor over de pensioenregeling die er binnen een onderneming geldt.
Daarnaast heeft de werkgever met de pensioenuitvoerder een uitvoeringsovereenkomst gesloten. Het is van het grootste belang om bij het aangaan van een pensioenregeling of bij de wijziging van een pensioenregeling te zorgen dat al deze documenten op elkaar zijn afgestemd en dat ook blijven. Hier ligt in eerste instantie een taak voor de pensioenadviseur. Maar ook de salarisadministrateur heeft hier wel degelijk een rol en een eigen verantwoordelijkheid.
Het belang van een juiste vaststelling van de pensioenpremie en de bijdrage van de werknemer daarin is o.a. gelegen in een correcte verdeling van de totale premielast over werkgever en werknemer. Maar ook voorkom je er verrassingen achteraf mee voor de werkgever. Stel dat de in mijn voorbeeld genoemde werknemer is ontslagen en hij claimt dat er ten onrechte pensioenpremie is ingehouden op zijn loon. De kans bestaat dan uiteindelijk dat de rechter zijn claim toewijst en de werkgever veroordeelt tot terugbetaling van het ten onrechte ingehouden bedrag.
Andere activiteiten – ander pensioenfonds
Naast wijzigingen in een bestaande pensioenregeling is het van belang om in de gaten te houden welke activiteiten een onderneming verricht. Een verschuiving in deze activiteiten zou zomaar kunnen betekenen dat er een moet worden deelgenomen aan een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds.
Wijziging activiteiten
Als relatiebeheerder heb je regelmatig contact met je klanten. Je zult dus veel te horen krijgen over het reilen en zeilen van de onderneming. Ook zal je vast en zeker worden geraadpleegd in het geval de ondernemer van plan is om zijn activiteiten uit te breiden of een andere onderneming over te nemen. Je wordt dan wellicht gevraagd om een nieuwe juridische structuur te bedenken en de fiscale gevolgen daarvan te beoordelen. In hoeverre betrek je bij dit proces ook je collega die de salarisadministratie verzorgt voor deze onderneming?
Bijvoorbeeld een van jouw klanten runt al jaren succesvol een alarmcentrale. Van lieverlee wordt hij door zijn relaties steeds vaker gevraagd om ook centrales te installeren en service/ onderhoud te verrichten aan centrales. Deze laatste activiteit begint zo langzamerhand de overhand te krijgen. Hij wikt en weegt of hij beide activiteiten in een of twee bv’s zal gaan uitvoeren.
Los van de juridische en fiscale aspecten spelen hierbij ook een rol de vragen met betrekking tot de aansluiting bij pensioenfondsen. Het lijkt er hier op dat er sprake zal zijn van een overgang van het ene naar het andere fonds. Wanneer vindt die overgang dan precies plaats en is dit deels te voorkomen door het oprichten van een tweede bv? Wat zijn de verschillen in de inhoud van de pensioenregeling bij uitvoering door het ene fonds of door het andere fonds? Hoe past dat bij de arbeidsvoorwaarden van het betrokken personeel? Allemaal vragen die beantwoording behoeven – naast de juridische en fiscale vragen.
Waarom zorgen voor het werknemerspensioen?
Als accountantskantoor lever je een jaarrekening aan. Deze jaarrekening moet een getrouw beeld geven van de financiële positie van de onderneming. Materiële afwijkingen moeten worden vermeld. Bij het verzorgen van een salarisadministratie is het belangrijk dat de juiste inhoudingen en afdrachten worden gedaan. Eventuele misslagen op dit punt kunnen later tot extra lasten voor de onderneming aanleiding geven. De pensioenregeling van de werknemers is dan zeker een bron van mogelijke (toekomstige) discussiepunten.
Een ander moment waarop het pensioen van de werknemers een rol speelt is bij de aan- en verkoop van een onderneming. Vaak wordt in dat kader een due diligenceonderzoek gedaan. Het is dan van belang om ook het onderwerp pensioen van de werknemers in dat onderzoek te betrekken. Als blijkt dat de aan te kopen onderneming jarenlang ten onrechte niet is aangesloten bij een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds, ligt hier een latente claim. Bovendien is dat een claim van forse omvang; pensioenfondsen hanteren bij het alsnog innen van premies altijd terugwerkende kracht. De werkgever kan deze achterstallige premie in de praktijk niet tot moeilijk verhalen op zijn werknemers.
Let bij een due diligenceonderzoek ook op mogelijke verzoeken tot waardeoverdracht van werknemers. Een werknemer mag namelijk het bij zijn vorige werkgever(s) opgebouwde pensioenkapitaal overdragen naar de pensioenregeling van zijn huidige werkgever. Daar kan echter een bijbetalingsverplichting aan zijn gekoppeld voor die werkgever.
Tot slot
Bij de pensioenregeling voor werknemers is een aantal personen betrokken (pensioenadviseur, accountant, salarisadministrateur). Daarnaast is de pensioenregeling in meerdere documenten vastgelegd. Kortom het risico op miscommunicatie over dit onderwerp ligt aan alle kanten op de loer. Ieder van deze spelers heeft, vanuit zijn eigen professie een verantwoordelijkheid om er voor te zorgen dat iedereen goed met elkaar communiceert. Voor jou als accountant is het van belang om al je collega’s – van relatiebeheerder tot salarisadministrateur – die samen voor een klant werken elkaar te laten inlichten over wijzigingen die zich voordoen bij die klant.
Mr. Edwald de Voogd van der Straten is pensioenjurist bij Fiscount.
Meer weten? Volg de cursus pensioenactualiteiten
