Bovendien heeft de werkgever een vergaande zorg- en informatieplicht, zodat werknemers daadwerkelijk en bijtijds hun vakantieverlof opnemen. Want vakantiedagen vervallen of verjaren namelijk niet zomaar en dat kan bij uitdiensttreding voor een forse kostenpost zorgen. Hier zijn werkgevers zich lang niet altijd van bewust. Het gerechtshof Den Haag heeft onlangs geoordeeld dat bepaalde wettelijke vakantiedagen zelfs niet kunnen verjaren na vijf jaar. Wat kan de werkgever doen om onnodige kosten te voorkomen?
Opbouw wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen waar iedere werknemer in Nederland jaarlijks recht op heeft. Het gaat hierbij om vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar. Als een werknemer fulltime werkt heeft hij jaarlijks dus recht op vier volledige weken vakantie. Bovenop de wettelijke vakantiedagen worden vaak extra dagen toegekend. Dit worden dan de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd.
Verval wettelijke vakantiedagen en verjaring bovenwettelijke dagen
Hoofdregel
Wettelijke vakantiedagen die de werknemer niet heeft opgenomen, vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer ze heeft opgebouwd. Vakantiedagen die in 2021 zijn opgebouwd, vervallen dus per 1 juli 2022. Bij de cao of in de schriftelijke arbeidsovereenkomst kan een ruimere vervaltermijn zijn overeengekomen.
Uitzondering
De vakantiedagen vervallen echter niet als de werknemer in deze periode niet in staat was om vakantiedagen op te nemen (bijvoorbeeld omdat hij arbeidsongeschikt was en niet kon re-integreren of omdat hij veel moest overwerken). Voor déze wettelijke vakantiedagen geldt de verjaringstermijn van vijf jaar.
Bovenwettelijke vakantiedagen
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn ook vijf jaar geldig. Na deze verjaringstermijn vervallen deze vakantiedagen. Een werknemer kan daardoor de bovenwettelijke vakantiedagen, die hij in 2022 heeft opgebouwd, tot en met 2027 opnemen.
Zorg- en informatieplicht en correct verlofsaldo
Als werkgever moet je je werknemers schriftelijk, nadrukkelijk, tijdig en aantoonbaar wijzen op het individuele verlofsaldo en de daarvoor geldende verval- of verjaringsafspraken. Het gaat dan om de termijn waarbinnen vakantiedagen moeten worden opgenomen én wat de gevolgen zijn als dat niet tijdig gebeurt. Het is bovendien de verantwoordelijkheid van werkgevers, om aan te tonen wat het correcte verlofsaldo van werknemers is. Een ondeugdelijke verlofadministratie komt in beginsel ook voor risico van de werkgever. Als een werknemer stelt dat dat het door de werkgever genoemde verlofsaldo niet klopt, is de werkgever verplicht om gemotiveerd aan te geven hoe (de berekening van) het verlofsaldo tot stand is gekomen.
Herhaaldelijk informeren over verval is noodzakelijk
In de rechterlijke uitspraken wordt benadrukt dat een enkele keer waarschuwen over het verval van wettelijke dagen niet genoeg is. Dat geldt ook voor de verjaring van bepaalde wettelijke dagen, die net als bovenwettelijke dagen een verjaringstermijn van vijf jaar kennen. De werkgever zal de werknemer regelmatig op het verval moeten wijzen. Als hij dat niet doet, dan vervallen of verjaren de vakantiedagen niet.
Heb je nog vragen over het registreren van of informeren over vakantiedagen? Neem dan rechtstreeks contact op met de Adviesgroep Personeel & Salaris van Moore MTH.
mr. Albertje Pepping, Adviseur Arbeidsrecht bij Moore MTH
