Spreiding van verlof is dan wel zo prettig. Maar wat zijn de mogelijkheden van de werkgever op dit gebied?
De voltijdwerknemer in Nederland heeft gemiddeld zo’n 25 vakantiedagen. Daarnaast kan er recht zijn op extra vakantie vanaf een bepaalde leeftijd (seniorendagen), kan er bij overwerk recht zijn op compensatie in tijd en kan sprake zijn van arbeidsduur- of arbeidstijdverkorting (ADV/ATV).
1 Wat mag er?
Kan de werkgever de opname van vakantie (en andere vormen van vrijaf) sturen? De wet zegt alleen iets over vakantie. Wat er bij andere vormen van vrijaf geldt, zoals tijd-voor-tijd en ADV/ATV hangt volledig af van wat is afgesproken in de cao of arbeidsvoorwaardenregeling. De wet legt daarbij geen beperkingen op.
Bij vakantie is dat anders. De werkgever moet de vakantie vaststellen volgens de wens van de werknemer. Alleen als opname volgens de wens van de werknemer leidt tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering kan de werkgever verzoeken van werknemers afwijzen, of zelfs een al vastgestelde vakantie intrekken.
De werknemers verplichten om met vakantie te gaan is lastiger. Tenzij een langere termijn is afgesproken, vervallen de wettelijke 20 vakantiedagen per 1 juli na het jaar waarin de dagen zijn opgebouwd. Voor de bovenwettelijke dagen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. De werknemer die zijn dagen niet tijdig opneemt, is ze dus kwijt.
Verplichte vakantie
Verplichte vakantiedagen aanwijzen kan alleen als in cao of arbeidsvoorwaardenregeling is overeengekomen dat de werkgever dat mag doen. In de praktijk is dat meestal een beperkt aantal dagen.
Is sprake van sluiting van het bedrijf wegens vakantie, dan kunnen werknemers verplicht worden om dan met vakantie te gaan. Als de werkgever vakantie mag aanwijzen geldt wel altijd dat hij dat tijdig moet aankondigen. De werknemers moeten de gelegenheid hebben om zich op hun vakantie voor te bereiden. Meedelen dat werknemers over twee weken een week vakantie hebben, kan dus niet.
2 Wat kan er?
Wettelijk gezien zijn de mogelijkheden om de opname van vakantie te sturen dus beperkt. Alleen bij gewichtige redenen kan de werkgever de wens van werknemers om op vakantie te gaan, doorkruisen. De situatie waarin teveel werknemers tegelijk met vakantie willen – zoals na het opheffen van de coronamaatregelen het geval kan zijn – is zo’n gewichtige reden, mits je kunt onderbouwen dat dit de bedrijfsvoering ernstig verstoort.
Zijn de vakantiedagen al goedgekeurd? Dat kun je die intrekken. Eventuele schade moet de werkgever dan wel vergoeden.
Aanwijzen vakantiedagen
Een andere route is het aanwijzen van vakantiedagen in een periode waarin dit voor jouw bedrijf geen bovenmatige druk veroorzaakt. Dat kan alleen als eerder is overeengekomen dat de werkgever dit mag doen. Je moet dit dan wel tijdig doorgeven zodat medewerkers zich op de vakantie kunnen voorbereiden. Meedelen dat werknemers volgende week vakantie hebben, kan bijvoorbeeld niet.
Geen beperkingen voor andere verlofvormen
De wet kent geen bepalingen die gaan over andere vormen van verlof zoals tijd-voor-tijd, roostervrij of ADV/ATV. Of de werkgever werknemers kan verplichten om deze dagen op te nemen, hangt af van wat er is afgesproken. De wet legt daarbij geen beperkingen op.
Vakanties afstemmen
Nog een andere route is om werknemers te verzoeken om eerder of juist later dan de verwachte verlofpiek vakantie op te nemen en de vakanties onderling goed af te stemmen. Wellicht is verplichten van opnemen of afzien van vakantiedagen dan niet nodig. Zeker als je toelicht waarom het belangrijk is dat verlof gespreid wordt en dat het ook in het belang van de gezondheid van de medewerker zelf is om regelmatig vrij te nemen.
Inzichtelijk maken
Het helpt als je inzichtelijk maakt wanneer de drukke verlofperiode te verwachten is en hoe de bezetting over de tijd eruit ziet. Eventueel kun je werknemers extra prikkelen om in specifieke perioden verlof op te nemen door een samsam-regeling in te zetten: werknemers die verlof opnemen krijgen dan een of meer vrije dagen extra.
3 Welk beleid is te verwachten?
De overheid is doorgaans zeer terughoudend om zich te mengen in arbeidstijden en verlof. Het is dus niet te verwachten dat de overheid als onderdeel van de corona-aanpak een regulerende of adviserende rol gaat spelen in het spreiden van verlofdagen. Het kabinet zal hoogstens mensen oproepen om in bepaalde perioden niet massaal op reis te gaan.
Wellicht dat vakbonden of de OR zich over dit vraagstuk willen buigen. Het kan daarom verstandig zijn om de plannen of zorgen rondom verlofpieken in een vroeg stadium met de werknemersvertegenwoordiging te delen of hen te raadplegen hoe een zorgvuldige verlofopname is te borgen.
4 Hoe past dit in HR-beleid?
De ontwikkeling in HR is dat werkgevers minder de regie nemen in het opnemen van verlof en vakantie. Denk maar aan collectieve vrije dagen: steeds minder werkgevers kiezen daarvoor. Dit past in de bredere trend dat arbeidsvoorwaarden meer individuele keuzevrijheid toelaten. Niet alleen omdat werknemers dat graag willen, maar ook omdat de wensen van werknemers – bijvoorbeeld als het gaat om de waarde die zij hechten aan vrije feestdagen – steeds meer uiteenlopen.
Er zijn zelfs werkgevers die ook het bepalen van het aantal vakantiedagen aan de werknemer overlaten, zoals de ING-cao.
Als je verlofbeleid voor de (post-)coronatijd opstelt is het goed rekening te houden met deze bredere verloftrend en de positie die de werkgever hierin wil innemen.
Bron: AWVN
