Je mag de werknemer een vaste onbelaste vergoeding geven (gerichte vrijstelling) als hij voor zijn werk naar een vaste plek reist. Je moet dan wel voldoen aan de voorwaarden.
De hoogte van de vaste vergoeding kun je baseren op het aantal keren in een jaar dat de werknemer zijn zakelijke reizen vermoedelijk aflegt en de lengte van die reizen. Je moet de vergoeding aanpassen als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld als de werknemer verhuist of op minder dagen gaat werken. Je mag de hoogte van de vaste onbelaste vergoeding ook bepalen met een praktische methode. Je kunt dan kiezen uit twee methodes. Bij methode 2 ga je uit van 214 werkdagen per kalenderjaar.
Casus
Wij betalen onze medewerkers vanaf april 2020 geen vaste reiskostenvergoeding meer, maar een reiskostenvergoeding per reisdag. Het aantal medewerkers wat nu nog naar de werkplek komt is namelijk maar heel beperkt. Zodra we weer op een vast aantal dagen naar de werkplek kunnen reizen, willen we de vaste reiskostenvergoeding per maand weer gaan invoeren. Mag dat in verband met de maximaal 214 dagen per kalenderjaar?
Evenredig deel
De werkgever mag op enig moment weer starten met een vaste reiskostenvergoeding. Dat is dan een nieuw recht. Alleen als de werknemer daadwerkelijk in het jaar waarin de vaste reiskostenvergoeding start een evenredig deel van 128 dagen heeft gereisd, kan je ook uitgaan van een evenredig deel van de 128 dagen en 214 werkdagen op jaarbasis (zie artikel 31a, lid 7, letter b, sub 2 van de Wet op de loonbelasting 1964).
Wat zegt de wet?
In artikel 31a, lid 7, letter b, sub 2 Wet LB 1964 staat het volgende:
“Voor de berekening van de in het tweede lid, onderdeel a, bedoelde vaste vergoeding ter zake van vervoer worden de in dat onderdeel genoemde aantallen dagen [een vaste vergoeding wordt gegeven aan een werknemer die op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats van werkzaamheden reist, deze vergoeding mag worden berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats van werkzaamheden reist]:
b naar tijdsgelang herrekend bij:
2 het aanvangen of beëindigen van de vergoeding in de loop van het kalenderjaar.”
Methode 2
Als de werknemer niet altijd naar een vaste plek reist voor zijn werk, mag je de vaste reiskostenvergoeding volgens methode 2 vaststellen.
Voor methode 2 gelden de volgende uitgangspunten:
- Je geeft een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
- Je gaat uit van 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is onder meer rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.
- De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek. Hierdoor kan de werknemer die op 5 dagen of meer per week werkt, tot 2 dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding.
In de volgende situaties moet je het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar evenredigheid toepassen:
- De werknemer werkt op minder dan 5 dagen per week.
- De dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
- De reisafstand voor de werknemer verandert door bijvoorbeeld een overplaatsing of verhuizing.
- Je stopt met het geven van een vaste onbelaste reiskostenvergoeding.
Voorbeeld 1
De werknemer werkt op 2 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 85 dagen (2/5 x 214) x 50 kilometer x € 0,19 = € 813,20. Per maand kun je de werknemer voor deze reizen een vaste onbelaste vergoeding betalen van € 67,77, als hij in het kalenderjaar op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste plek reist.
Bron: Forum Salaris en Handboek Loonheffingen 2021
Onbelaste vaste reiskostenvergoeding verlengd tot 1 oktober 2021
