Komt er nog een nieuwe regeling? Dat weten we nog niet. Duidelijk is in elk geval dat elke werkgever met vaste reiskostenvergoedingen moet gaan nadenken over hoe nu verder, als werknemers niet meer dagelijks naar hun vaste werkplek reizen, en ook niet meer blijven reizen in de toekomst.
Wettelijke regeling
Een werkgever mag een onbelaste vergoeding geven voor woon-werkverkeer van maximaal € 0,19 per kilometer. Aangezien dit veel administratieve lasten voor een werkgever met zich meebrengt (tellen van het werkelijk aantal reisdagen woon-werkverkeer) kent de wet de volgende vereenvoudiging (praktische regeling):
- De werkgever mag een vaste kostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer.
- Deze vergoeding mag gebaseerd zijn op 214 reisdagen per jaar.
- Pas als de werknemer minder dan 128 dagen per kalenderjaar reist naar zijn vaste werkplek, moet je deze vaste vergoeding stopzetten.
Zie ook paragraaf 21.1.2 Vaste vergoeding in Handboek Loonheffingen
Goedkeurend beleid
Via het Besluit noodmaatregelen coronacrisis is goedgekeurd dat de werkgever de vaste reiskostenvergoeding toch onbelast, gebaseerd op deze 214 dagen, mag uitbetalen, waarbij de ‘coronathuiswerkdagen’ als reisdagen zijn aan te merken. Deze goedkeuring geldt tot en met 31 maart 2021.
Besluit noodmaatregelen coronacrisis gewijzigd – versie maart 2021
Reiskostenvergoeding na 1 april
Vooralsnog vervalt na 1 april 2021 de goedkeuring en kan de werkgever alleen nog een onbelaste reiskostenvergoeding betalen als aan de wettelijke eisen wordt voldaan. In de praktijk zal dit er in veel gevallen toe leiden dat de werkgever de praktische regeling niet meer kan toepassen en je vaste reiskostenvergoedingen niet meer volledig onbelast kan uitbetalen.
De werkgever moet keuzes maken voor de toekomst. Hierbij gaat het onder meer om de volgende vragen:
- Wat wordt het reispatroon van werknemers?
- Blijven de werknemers nog wel volledig naar kantoor reizen, of zal (gedeeltelijk) thuiswerken
de nieuwe norm worden? - Wat betekent dit voor de organisatie en wat wil de werkgever nog aan reiskosten gaan vergoeden?
- Op welke manier is de huidige reiskostenvergoeding in het arbeidsvoorwaardenbeleid opgenomen? Mag de werkgever dit zonder meer eenzijdig wijzigen?
- Heeft de werkgever bij de toekenning van de reiskostenvergoeding afspraken gemaakt over wijzigingen van fiscale regelgeving of wijziging van omstandigheden?
- Zijn er binnen de organisatie regels over langdurige periodes van niet-reizen of afwezigheid?
Wat kun je doen?
- De vergoeding baseren op werkelijk aantal reisdagen, of
- De vergoeding blijven baseren op de vaste reiskostenvergoeding, en de 128 dagen-grens
monitoren.
Je moet in beide gevallen kritisch het echte reiskostenpatroon monitoren.
Bron: Miriam Michiels van EY
Vaste reiskostenvergoeding per 1 juli: terug naar het ‘oude’ normaal
Volg ook de Online cursus Update loonheffingen en de impact van corona op 25 maart 2021 van 13.00 tot 15.00 uur waar reiskostenvergoedingen aan de orde komen.
