Jaarlijks zijn er honderdduizenden adreswijzigingen die tussen de Kamer van Koophandel (KVK) en de Belastingdienst worden uitgewisseld. Daarbij kan het voorkomen dat er fouten, incidenteel onjuiste koppelingen of verwerkingen, ontstaan door een technische verstoring of menselijke fout.
Zowel bij de Belastingdienst als KVK bestaan procedures om eventuele onjuiste koppelingen, verstoringen en fouten te herstellen. Gezien het kleine aantal gevallen en de bestaande procedures is het niet aan de orde om hier onderzoek naar te doen.
Onjuist verwerkte registratie
KVK en de Belastingdienst informeren elkaar over fouten die vermoedelijk toe te schrijven zijn aan een niet of onjuist verwerkte wijziging in de registratie. Dit vindt op ad hoc basis plaats via de wederzijdse aanspreekpunten.
De analyse van het signaal kan leiden tot een aanpassing in de registratie, een herstelactie en/of verbetertraject om zo’n fout te voorkomen. Eventueel neemt de Belastingdienst contact op met de belastingplichtige – als de contactgegevens bekend zijn – over de onjuiste registratie. Daarnaast geldt voor de Belastingdienst de terugmeldplicht als er gerede twijfel is over de juistheid van een authentiek gegeven in het Handelsregister (bij KVK).
Ondernemer zelf verantwoordelijk
Een ondernemer is zelf verantwoordelijk om de door hem verschuldigde loonheffingen en omzetbelasting tijdig op aangifte te voldoen. Als tijdige en volledige betaling op aangifte uitblijft, legt de Belastingdienst een naheffingsaanslag op.
Als een aanslag niet binnen de daarvoor geldende termijn wordt betaald, ontvangt de ondernemer een aanmaning met het verzoek om alsnog binnen twee weken te betalen. Als daar geen gehoor aan wordt gegeven, volgt een dwangbevel met een laatste verzoek om te betalen.
Als de ondernemer zijn schuld dan nog niet betaalt, kan de Belastingdienst verdere stappen ondernemen, zoals het leggen van een (vereenvoudigd) beslag op een bankrekening. Hierbij kan het saldo worden geblokkeerd door de bank.
De Belastingdienst heeft in de fase tot aan een beslaglegging verschillende contactmomenten ingebouwd, om de ondernemer te vragen zijn schuld te betalen. Er wordt handelingsperspectief geboden door te wijzen op de mogelijkheid om uitstel van betaling aan te vragen.
(Uitstel van) betaling
Van een ondernemer mag worden verwacht dat hij zelf een van deze contactmomenten – die zich uitstrekken over een periode van gemiddeld acht weken – aangrijpt om te betalen of om uitstel van betaling te verzoeken. Daarmee wordt beslaglegging voorkomen.
Als een ondernemer wordt geconfronteerd met een beslag en hij heeft geen voorafgaande aanslag, aanmaning of dwangbevel ontvangen, kan hij het beste zo snel mogelijk contact opnemen met de Belastingdienst. Dan wordt nagegaan of er onverhoopt iets mis is gegaan bij de verzending. Als dat het geval is, wordt het beslag uiteraard opgeheven.
Urgente situatie
De Belastingdienst streeft er naar om de ontstane situatie zo kort mogelijk voor belastingplichtigen te laten duren. Wanneer sprake is van een urgente en/of schrijnende situatie of als die dreigt te ontstaan, kan de belastingplichtige contact opnemen met het Stellateam van de Belastingdienst.
Fout Belastingdienst
Als een administratieve fout van de Belastingdienst leidt tot een onjuiste vaststelling van een aanslag of beschikking, dan staan hier bestuursrechtelijke rechtsmiddelen tegen open.
Schadevergoeding
Lijdt een belastingplichtige op een andere manier schade door een fout van de Belastingdienst, dan komt deze schade voor vergoeding in aanmerking als wordt voldaan aan de civielrechtelijke vereisten voor een schadevergoeding. Hiervoor is onder meer van belang of sprake is van een onrechtmatige (overheids)daad, van geleden schade en van een causaal verband tussen die schade en de fout van de Belastingdienst. Dit zal van geval tot geval moeten worden bezien, waarbij de bewijslast bij de belastingplichtige ligt. Heeft een belastingplichtige dergelijke schade geleden dan kan deze een verzoek tot schadevergoeding indienen bij de Belastingdienst.
Bevestigingsbrief
Na een adreswijziging stuurt KVK altijd een bevestigingsbrief aan de betrokken ondernemer. Als er sprake is van een online mutatie, dan stuurt KVK statusupdates aan de indiener. Daarnaast kan de belastingplichtige controleren of de adreswijziging is verwerkt door in te loggen in het ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’ portaal om te zien of het adres daar correct staat genoteerd.
Informatie uit Handelsregister
KVK levert doorlopend informatie uit het Handelsregister aan de Belastingdienst via gegevensleveringen. De Belastingdienst controleert of alle in het Handelsregister geregistreerde ondernemingen en rechtspersonen bekend zijn in de klantenadministratie.
Als gegevens in het Handelsregister niet overeenkomen met gegevens waarover de Belastingdienst beschikt, dan wordt hierop actief teruggemeld. Er is geen specifieke controle op de correcte verwerking van de adresgegevens die de KVK aan de Belastingdienst doorgeeft.
Het uitsluiten van fouten is wenselijk, echter gezien de incidentele aard van de fouten, waartoe al procedures zijn ingericht om deze spoedig mogelijk op te lossen, en de enorme hoeveelheid aan gegevensuitwisseling is dit niet te realiseren.
Rente en kosten worden in rekening gebracht als het volledige verschuldigde bedrag niet tijdig is ontvangen door de Belastingdienst. Wanneer blijkt dat deze ten onrechte in rekening zijn gebracht, worden deze gecorrigeerd en in mindering gebracht.
