Je toetst uiterlijk aan het eind van het jaar of het totaal van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen boven de vrije ruimte uitkomen. De vrije ruimte in 2024 is maximaal 1,92% van het fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van het fiscale loon is de vrije ruimte 1,18%. Over het bedrag boven de vrije ruimte moet je 80% eindheffing betalen.
Als blijkt dat je over 2024 te veel of te weinig eindheffing hebt aangegeven, moet je dat verrekenen. De laatste mogelijkheid om dit te doen is in de aangifte loonheffingen over het 2e tijdvak van 2025 (uiterste aangifte- en betaaldatum bij maandaangifte 31-03-2025, bij vierwekenaangifte 23-03-2025).
Let op: je mag de eindheffing ook eerder aangeven, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.
Einde inhoudingsplicht
Eindigt de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geef je de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.
In paragraaf 10.1.6 van het Handboek Loonheffingen 2024 lees je meer over het aangeven van de eindheffing.
Werkkostenregeling in het kort
Welke stappen moet je nemen als je vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte wilt onderbrengen:
- Stap 1: bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
- Stap 2: is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
- Stap 3: valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of je deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon van de werknemer behandelt.
- Stap 4: bereken het bedrag van de vrije ruimte.
- Stap 5: bepaal of het bedrag aan eindheffingsloon boven de vrije ruimte uitkomt.
- Stap 6: betalen van de eindheffing werkkostenregeling.
De eindheffing die je in stap 5 hebt berekend moet je met de aangifte loonheffingen aangeven en betalen. Dat doe je uiterlijk met de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Een werkgever met een aangiftetijdvak van (bijvoorbeeld) een maand moet de verschuldigde eindheffing WKR over het kalenderjaar 2024 daarom uiterlijk aangeven en betalen met de aangifte loonheffingen van februari 2025.
Je mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld in de laatste aangifte van het jaar. Je mag ook gedurende het jaar alvast eindheffing werkkostenregeling aangeven. Als dan aan het eind van het jaar blijkt dat je te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, moet je dat uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het 2e aangiftetijdvak van het volgende jaar verrekenen. Eindigt de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geef je de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.
Let op: als je met het eindheffingsloon niet boven de vrije ruimte uitkomt, hoef je geen eindheffing WKR aan te geven en te betalen.
Concernregeling
De eindheffing van de werkkostenregeling wordt per werkgever berekend. Je mag deze eindheffing ook op concernniveau berekenen. Binnen het concern bereken je de vrije ruimte door het totale fiscale loon van elke inhoudingsplichtige die deel uitmaakt van het concern, bij elkaar op te tellen.
Kiezen tussen eindheffingsloon en werknemersloon
Een werkgever maakt de keuze tussen eindheffingsloon en werknemersloon uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Hij hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen.
De keuze blijkt bijvoorbeeld uit de administratie, waarin de werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als werknemersloon. Deze keuze hoeft hij niet bij de Belastingdienst te melden.
De werkgever kan niet met terugwerkende kracht loon aanwijzen als eindheffingsloon. Heeft de werkgever een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief.
Aanpassen bij verkeerde keuze
Als de werkgever per ongeluk een verkeerde keuze heeft gemaakt, mag hij deze wel aanpassen. Bijvoorbeeld als hij een vergoeding als eindheffingsloon heeft behandeld terwijl hij met de werknemer had afgesproken dat dit werknemersloon zou zijn. Hij herstelt de fout door de aangifte te corrigeren en de administratie aan te passen.
Heeft de werkgever het loon niet aangewezen als werknemersloon of eindheffingsloon, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat het loon:
- werknemersloon is als het genoten is in een vorig kalenderjaar;
- eindheffingsloon is als het loon genoten is in het lopende kalenderjaar en voldaan is aan de gebruikelijkheidstoets.
Als een werkgever voldoet aan de voorwaarden en grensbedragen van de gerichte vrijstellingen, gaat de Belastingdienst ervan uit dat hij die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen heeft aangewezen als eindheffingsloon.
Altijd werknemersloon of eindheffingsloon
Sommige loonbestanddelen zijn verplicht werknemersloon of eindheffingsloon.
Altijd eindheffingsloon:
- vergoedingen aan postactieve werknemers die je ook aan de werknemers geeft die voor het overige in dezelfde omstandigheden verkeren, voor de aanschaf van producten uit uw eigen bedrijf of uit het bedrijf van een verbonden vennootschap;
- verstrekkingen aan postactieve werknemers die je ook aan de werknemers geeft die voor het overige in dezelfde omstandigheden verkeren, zoals een kerstpakket.
Altijd loon van de werknemer:
- een auto van de zaak (behalve de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen aan die auto);
- een (dienst)woning (behalve huisvesting buiten de woonplaats voor de dienstbetrekking en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen aan de woning);
- de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die je niet (op tijd) als eindheffingsloon hebt aangewezen;
- vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor criminele activiteiten;
- het deel van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dat niet voldoet aan de gebruikelijkheidstoets;
- vergoedingen of betaling voor een te betalen geldsom op grond van een strafbeschikking, of een daarmee vergelijkbare buitenlandse wijze van bestraffing, of een bestuursrechtelijke dwangsom of een met die dwangsom vergelijkbare buitenlandse dwangsom die de werknemer heeft gekregen;
- loon uit vroegere dienstbetrekking (behalve een door jou als eindheffingsloon aangewezen vergoeding voor het volgen van een opleiding of studie aan een postactieve werknemer, een verstrekking die je ook aan werknemers geeft en als sprake is van een vergoeding voor de aanschaf van een product uit eigen bedrijf die je ook aan de werknemers geeft);
- het rentevoordeel inclusief de kosten van een personeelslening voor een eigen woning waarvan de rente (inclusief de kosten) aftrekbaar is in de inkomstenbelasting
Let op: betaal je de werknemer naast loon uit vroegere dienstbetrekking ook loon uit tegenwoordige dienstbetrekking uit? Dan mag je het loon uit vroegere dienstbetrekking aanwijzen als eindheffingsloon als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.
Bron: Forum Salaris en Handboek Loonheffingen
