In de praktijk zijn effectieve functiescheiding en controles vaak lastig te organiseren. Geregeld is namelijk een handvol medewerkers voor een breed takenpakket verantwoordelijk. Hoe pak je dit dan goed aan? HRM- en payrollspecialist Salure geeft hierop antwoord.
Het belang van functiescheiding
Functiescheiding zorgt ervoor dat de taken en verantwoordelijkheden binnen een organisatie zo zijn verdeeld dat het risico op fouten en fraude beperkt wordt. De verantwoordelijkheden voor de verschillende taken worden gescheiden, zodat één persoon niet in staat is om het hele proces van begin tot eind te beheersen. Zo is het belangrijk dat degene die de salarisverwerking controleert, niet bevoegd is om deze te wijzigen:
De uitdaging
De uitdaging van een goede functiescheiding is dat de doorlooptijd van een proces langer wordt. Je moet wachten op de controle door een andere partij. Als er dan iets aan het licht komt, moet alles weer terug naar de administratie om de data te onderzoeken en te wijzigen, waarop het nogmaals door de eindcontrole moet. Het gevolg hiervan kan zijn dat je pas na de uitbetaling van salarissen de laatste controle kunt doen en dus correcties moet doorvoeren.
Slim automatiseren
Als tip geeft Salure om het payrollproces voor een groot deel te automatiseren, zodat je de functiescheiding kunt borgen en eerder in het proces controleert. Hoe meer je automatiseert en gebruikmaakt van workflows waarin je looncomponenten standaard koppelt, hoe sneller je de controle kunt doen.
Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen, waardoor het onmogelijk is om het complete proces van A tot Z te automatiseren. Sylvia Bogerd, procesoptimalisatiespecialist bij Salure deelt haar visie hierop:
“Ons advies is om 80% van de administratie te automatiseren en 20% door de medewerkers te laten invoeren of wijzigen. Zo muteert de salarisadministratie zo weinig mogelijk, en kunnen zij zich richten op de controles en de 20% uitzonderingen. Dit zorgt ervoor dat het payrollproces zo efficiënt mogelijk verloopt.”
Hoewel het handhaven van een strikte functiescheiding binnen HR & Payroll een uitdaging is, kunnen verschillende maatregelen helpen om de interne controle te versterken:
- Scheiding van taken
- Bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastleggen
- Vakanties correct laten opnemen
- Beperking van toegangsrechten binnen het systeem
- Implementatie van goedkeurings- en autorisatieprocessen
- Regelmatige controles
- Documentatie & logging
- Training en bewustwording
Handige training
De volgende training helpt je de HR- en salarisadministratie op een veilige en optimale manier te beheren:
Controleren zonder blinde vlekken – 8 april 2025
In deze training leer je meer over risico-inventarisatie & analyse in de HR- en salarisadministratie. Na deze training weet je hoe je de accountant kunt verbazen, doordat je het hele payrollproces van A tot Z geborgd én op tijd gecontroleerd hebt.
Meld je aan voor deze training
Deze training draagt bij aan een effectieve procescontrole en functiescheiding. Meer weten over het trainingsaanbod van Salure Academy? Kijk dan op salure.nl/academy.
