De verblijfkostenvergoedingen van rijksambtenaren op dienstreis zijn geregeld in de cao Rijk (zie voor dienstreizen in het binnenland en het buitenland respectievelijk de paragrafen 10.2 en 10.3 van de cao Rijk, en bijlage 6 van die cao).
Een werkgever die niet gebonden is aan de cao Rijk kan deze vergoedingen onder dezelfde voorwaarden met dezelfde fiscale gevolgen toekennen aan diens werknemers, mits deze werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis.
Deel gericht vrijgesteld aanwijzen
De werkgever kan een deel van de vergoeding voor binnenlandse dienstreizen aanwijzen als gericht vrijgesteld eindheffingsbestanddeel. De Belastingdienst publiceert de gericht vrijgestelde bedragen in het Handboek Loonheffingen. Zie paragraaf 3.3.1 van het Besluit Loonheffingen, loon, vrijgesteld loon en vergoedingen en verstrekkingen.
In onderstaande tabel vind je de bedragen die gelden vanaf 1 januari 2025.
| Verblijfkosten | Vergoeding | Gericht vrijgesteld |
| Kleine uitgaven overdag | € 7,02 | € 6,27 |
| Kleine uitgaven ‘s avonds | € 20,95 | € 12,54 |
| Logies | € 152,19 | € 150,55 |
| Ontbijt | € 14,87 | € 14,87 |
| Lunch | € 21,40 | € 12,51 |
| Avondmaaltijd | € 32,37 | € 31,40 |
Zie ook: Bedragen CAO Rijk 2024-2025 per 1 januari 2025 bekend
Binnenlandse dienstreis
Maakt de werknemer in opdracht van de werkgever een binnenlandse dienstreis? Dan krijgt hij naast de reiskostenvergoeding ook een vergoeding voor noodzakelijke verblijfkosten die hij heeft gemaakt. De dienstreis moet aan de volgende twee voorwaarden voldoen:
- de dienstreis duurt ten minste vier uur; en
- de bestemming van de dienstreis ligt in een andere gemeente of minstens één kilometer van de eigen werklocatie vandaan.
Soort kosten
De werknemer kan in 2025 voor de kosten van verblijf de volgende vergoedingen krijgen:
| Soort kosten | Bedrag in 2025 | Was in 2024 |
|---|---|---|
| Kleine uitgaven overdag, geen aanvullende voorwaarden | € 7,02 | € 6,64 |
| Kleine uitgaven ’s avonds, hierop heeft de werknemer recht als hij aansluitend ook overnacht vanwege de dienstreis | € 20,95 | € 19,82 |
| Logies, per overnachting | € 152,19 | € 142,10 |
| Ontbijt, dit geldt als de werknemer de nacht daarvoor heeft overnacht vanwege de dienstreis | € 14,87 | € 13,88 |
| Lunch, dit geldt voor elke periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen de dienstreis valt | € 21,40 | € 20,32 |
| Avondmaaltijd, dit geldt voor elke periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt | € 32,37 | € 30,74 |
Behalve voor de kleine uitgaven overdag en in de avond geldt als voorwaarde voor de vergoeding dat je daarvoor kosten hebt gemaakt in een gelegenheid die daarvoor bedoeld is.
Buitenlandse dienstreizen
Als je voor het werk naar het buitenland moet, is meestal sprake van een buitenlandse dienstreis. Dit is alleen niet het geval als de reis in Nederland is begonnen en het reisgedeelte buiten Nederland beperkt is of niet noodzakelijk leidt tot uitgaven voor maaltijden of overnachting in het buitenland. In dat geval gelden de bepalingen voor een binnenlandse dienstreis. Meer informatie over dienstreizen buitenland vind je in paragraaf 10.3 van de cao Rijk.
In Bijlage 06: Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen per 1 januari 2025 van de cao Rijk vind je de verblijfkosten buitenlandse dienstreizen per 1 januari 2025.
In de tabel staan de tarieven per land op alfabetische volgorde. Je ziet per land of gebiedsdeel, de stad (alle steden) en overige, het maximumbedrag logieskosten in euro en het bedrag overige kosten in euro.
(Niet) gericht vrijgesteld
De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van de tijdelijke verblijfplaats. Deze verblijfkostenvergoedingen zijn gericht vrijgesteld.
Als je de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag je volgens deze cao een vergoeding van € 11,34 geven voor maximaal vier overnachtingen per dienstreis. Deze vergoeding is niet gericht vrijgesteld. Je kunt dit loon wel als eindheffingsloon aanwijzen.
CAO Rijk 2024-2025, versie met aanpassingen en indexaties per 1 januari 2025
