De werkkostenregeling (WKR) is op 1 januari 2011 van toepassing geworden. Je zou het haast vergeten, maar een hoop zaken mag de werkgever nog altijd onbelast vergoeden of verstrekken aan medewerkers zonder dat deze kosten drukken op de vrije ruimte van de WKR. De bekendste hiervan is ongetwijfeld de onbelaste reiskostenvergoeding. Vanuit de WKR hebben we het dan over nihilwaarderingen en gerichte vrijstellingen.
Internetvergoeding
Een ander voorbeeld is de internetvergoeding. Met het vele thuiswerken tegenwoordig, is het al vrij snel aannemelijk dat een werknemer zijn of haar werk niet kan doen zonder een internetverbinding. Hierdoor mag je als werkgever, het internetabonnement van de werknemer thuis vergoeden. Het privévoordeel dat een werknemer hiermee heeft, het abonnement wordt in de regel namelijk ook voor privédoeleinden gebruikt, hoef je niet tot het loon te rekenen. Per saldo mag je dus het internetabonnement onbelast vergoeden.
Laat je medewerker wel aantonen dat er een internetabonnement wordt betaald, bijvoorbeeld door jaarlijks een kopie van de factuur in het personeelsdossier op te nemen.
Heeft je werknemer een alles-in-één-abonnement? Laat je medewerker dan jaarlijks even doorgeven wat de provider zou rekenen voor een los internetabonnement. Dit bedrag mag dan alsnog netto vergoed worden.
Auto van de zaak
Als de werkgever een auto ter beschikking stelt aan een medewerker en de auto wordt ook privé gereden, betaalt de medewerker loonheffing over de bijtelling. En eigen bijdrage die wordt betaald voor het privégebruik, wordt netto ingehouden op het salaris en verlaagt daarnaast de bijtelling.
Het begrip ‘eigen bijdrage voor privégebruik’ is ruimer dan vaak wordt gedacht. Gebruik deze ruimte, het scheelt een werknemer immers loonheffing en de werkgever bespaart op premies werknemersverzekeringen over de bijtelling.
Enkele voorbeelden zijn:
- een eigen bijdrage bij schade;
- het ‘boven normbedrag’ wanneer een werknemer een auto rijdt uit een duurdere klasse;
- kosten van accessoires die geen eigendom van de werknemer zijn of worden;
- betalingen aan derden (mits niet vergoed) zoals tankstations (in het buitenland), de wasstraat, parkeer- en tolgeld.
Let op: er zijn wat haken en ogen en je moet deze afspraken vooraf met de werknemer hebben vastgelegd. Dit kan prima in bijvoorbeeld een berijdersovereenkomst. Zie paragraaf 23.3.7 van het Handboek Loonheffingen.
Mobiliteitsbudget en reiskostenvergoeding
Het reizen van een medewerker, kan op verschillende manieren mogelijk worden gemaakt, bijvoorbeeld door diens reiskosten te vergoeden of door een auto ter beschikking te stellen. Steeds vaker zien we echter het uitbetalen van een mobiliteitsbudget; er wordt maandelijks een brutobedrag uitgekeerd en de medewerker mag zelf bepalen hoe dit wordt besteed.
Gebruik in dit geval de mogelijkheden van nettovergoedingen goed. Reiskosten mogen bijvoorbeeld, ook bij het uitbetalen van een bruto mobiliteitsbudget, nog altijd netto worden vergoed. En ook al doe je dit niet, dan kun je ze nog steeds uitruilen binnen het mobiliteitsbudget. Dit is voor beide partijen in de meeste gevallen zinvol; de medewerker bespaart loonheffing die anders ingehouden zou worden op het mobiliteitsbudget en de werkgevers bespaart premies werknemersverzekeringen die anders over het mobiliteitsbudget zouden worden afgedragen.
Onbelaste kostenvergoeding
Vanwege het gemak, namelijk dat je de vergoede kosten niet hoeft te verantwoorden, wordt een onbelaste (on)kostenvergoeding vaak ondergebracht in de vrije ruimte van de WKR. Maar wist je dat je nog altijd een vaste onbelaste kostenvergoeding aan je werknemers mag uitbetalen zonder dat deze ten laste komt van de vrije ruimte?
Als het gaat om gericht vrijgestelde vergoedingen of intermediaire kosten en de kosten zijn onderbouwd, mag er nog altijd een vaste vergoeding worden betaald. Natuurlijk zijn ook hier wat voorwaarden. Een daarvan is dat je de kosten aannemelijk moet kunnen maken. Dit kan door een representatieve steekproef te doen bij de medewerkers, bijvoorbeeld door hen 3 tot 6 maanden bonnetjes te laten bewaren van de gemaakte kosten. De overige voorwaarden vind je in paragraaf 4.6.1 van het Handboek Loonheffingen.
Doe een APK!
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de vele mogelijkheden die er zijn. Een screening of APK van de salarisadministratie geeft een goed beeld van welke specifieke mogelijkheden er voor jouw bedrijf zijn. Omdat zo’n screening je in de meeste gevallen geld bespaart, loont het de moeite om een consultant in te huren om de mogelijkheden voor je te checken. De kosten van zo’n consultant heb je in de meeste gevallen namelijk zó weer terugverdiend!
Lees meer over kwaliteitsaudits
