Een werkgever kan werknemers financieel compenseren voor de hogere energieprijzen in de vorm van een eenmalige toelage of een periodieke toelage. De Belastingdienst zal de compensatie aanmerken als loon. De werknemer is over de vergoeding loonbelasting en premies volksverzekeringen verschuldigd en de werkgever is over de vergoeding premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zorgverzekeringswet verschuldigd. Het inkomen van de werknemer stijgt door deze vergoeding. Dit kan nadelige gevolgen hebben voor de inkomensafhankelijke bijdragen voor de werknemer, zoals huur-, zorg, en kinderopvangtoeslag en kindgebonden budget.
In de vrije ruimte
Als alternatief kun je gebruik maken van de mogelijkheden die de werkkostenregeling (WKR) biedt. De eventuele compensatie die netto wordt uitbetaald, kun je onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR.
De werknemer is in dat geval geen loonbelasting verschuldigd en van nadelige gevolgen voor de inkomensafhankelijke bijdragen is geen sprake. Als de vrije ruimte is overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Ook al wordt de vrije ruimte overschreden, dan zijn de ‘out-of-pocket’ kosten voor de werkgever, rekening houdend met de nettovergoeding aan de werknemer, in de meeste gevallen lager dan als de vergoeding aan de werknemer bruto wordt uitbetaald.
Gebruikelijkheidstoets
Als de werkgever gebruik maakt van de mogelijkheid die de werkkostenregeling biedt, moet je rekening houden met de gebruikelijkheidstoets: de vergoeding voor de vrije ruimte van de WKR mag niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.
Het moet gebruikelijk zijn dat een werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang krijgt en de werkgever de loonbelasting/premie volksverzekeringen via de – eventuele – eindheffing voor rekening neemt.
Vergelijkbare omstandigheden kunnen bijvoorbeeld andere werknemers van dezelfde werkgever en werknemers bij ander werkgevers zijn.
Zolang het totaalbedrag aan vergoedingen en verstrekkingen aan een individuele werknemer beneden de doelmatigheidsgrens van € 2.400 per jaar blijft, voldoe je in elk geval aan de gebruikelijkheidstoets. Overstijgen de vergoedingen en verstrekkingen de € 2.400, dan moet je kijken of de vergoeding of verstrekking gebruikelijk is.
De vrije ruimte stijgt met ingang van 1 januari 2023 naar 3 procent over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom.
Bron: Mazars.nl
Gebruikelijkheidstoets – wanneer aanwijzen als eindheffingsloon?