• Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Vrienden
  • Nieuwsbrief
Salaris Vanmorgen

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget
Home » Werkkostenregeling in een overzicht – vragen en antwoorden

Werkkostenregeling in een overzicht – vragen en antwoorden

Nieuws

De werkgever kan met de werkkostenregeling (WKR) zelf bepalen wat hij onbelast aan werknemers vergoedt, geeft of beschikbaar stelt. Hoe zit het precies?

26 januari 2022 door Salaris Vanmorgen

De werkgever mag een percentage van de totale fiscale loon, de vrije ruimte, besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werknemers.

De vrije ruimte is het bedrag dat de werkgever onbelast mag besteden. Elk jaar wordt de vrije ruimte opnieuw vastgesteld. In 2022 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 1,7 procent. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2022 1,18 procent.

Komt het bedrag dat je onbelast besteedt, boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet je over het gedeelte dat boven de grens komt, 80 procent belasting betalen.

Meer over de werkkostenregeling en de vrije ruimte lees je in hoofdstuk 10 van het Handboek Loonheffingen

Gerichte vrijstellingen

Gerichte vrijstellingen zijn ook onbelast, maar gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Een gerichte vrijstelling is bijvoorbeeld het vergoeden, geven of beschikbaar stellen van een laptop. Of het vergoeden of betalen van een cursus of overnachting voor het werk.

Ook is er een gerichte vrijstelling voor een arbovoorziening. Deze geldt per 2022 alleen nog voor arbovoorzieningen die verplicht zijn volgens de Arbeidsomstandighedenwet.

Sinds 1 januari 2022 kennen we ook de gerichte vrijstelling voor  thuiswerkkosten.

Lees meer over gerichte vrijstellingen in hoofdstuk 22.1 Gerichte vrijstellingen van het Handboek Loonheffingen

Werkplek thuis en gerichte vrijstellingen – arbovoorziening, noodzakelijke voorziening, thuiswerkkosten

Nihilwaarderingen

Voor een aantal voorzieningen die met het werk of de werkplek te maken hebben, gelden nihilwaarderingen. Deze voorzieningen zijn op € 0 gewaardeerd en daardoor onbelast, bijvoorbeeld koffie en thee op het kantoor of een ov-abonnement. Nihilwaarderingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte.

Voor een aantal andere werkplekvoorzieningen gelden normbedragen. Dit gaat om:

  • maaltijden in de bedrijfskantine;
  • kinderopvang, geregeld door de werkgever;
  • huisvesting op de werkplek.

Lees verder over nihilwaarderingen en de normbedragen in hoofdstuk 22.2 Nihilwaarderingen van het Handboek Loonheffingen

Vier stappen

De volgende vier stappen moet je nemen als je vergoedingen, verstrekkingen en
terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte wilt onderbrengen:

  • Stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
  • Stap 2: Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de
    gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
  • Stap 3: Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of je deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon van de werknemer behandelt.
  • Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80 procent eindheffing.

Vragen en antwoorden over WKR

Hierna vind je een overzicht van antwoorden op veel gestelde vragen over de werkkostenregeling.

Vraag 1. Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt of de vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers belast zijn met loonbelasting.

Door in de administratie goed bij te houden welke extraatjes, zoals een personeelsfeest of een kerstpakket, de werkgever aan werknemers geeft, voorkom je een onverwachte naheffing.

Vraag 2. Wat valt in de vrije ruimte WKR?

Veel werkgevers vinden het lastig om te bepalen: wat valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) en wat niet? Een verkeerde beoordeling kan vervelende gevolgen hebben.

In de vrije ruimte in de WKR valt een deel van de loonsom dat je onbelast aan de werknemers mag besteden. Het percentage en de maximale loonsom die de vrije ruimte bepalen, worden jaarlijks bijgesteld.

De vrije ruimte  bedraagt een percentage van de fiscale loonsom:

  • voor 2021: over de eerste 400.000 euro 3 procent en over het meerdere 1,18 procent;
  • voor 2022: over de eerste 400.000 euro 1,7 procent en over het meerdere 1,18 procent.

Vraag 3. Wat is uitruil in verband met de WKR?

Werknemers kunnen een deel van hun belaste brutoloon of vakantiedagen uitruilen voor een (netto) vergoeding of verstrekking, bijvoorbeeld een vergoeding voor vakbondscontributie of laptop of een fiets.

Je brengt deze vervolgens onder in de vrije ruimte van de WKR. De werknemer krijgt hierdoor belastingkorting (het bruto salaris wordt een netto vergoeding of verstrekking). Daarnaast verlaag je op deze manier het brutoloon waardoor je minder werkgeverslasten betaalt.

Vraag 4. Wat is de fiscale loonsom WKR?

Alle beloningen die je normaal belast met heffingen vallen onder de fiscale loonsom, dus ook: bonussen, vakantietoeslagen, eindejaarsuitkering, et cetera. De onbelaste vergoedingen vallen niet onder de fiscale loonsom in de WKR.

Vraag 5. Wat is eindheffingsloon?

Werkgevers mogen bepaalde zaken vergoeden en verstrekken zonder dat de werknemer hier vervolgens loonbelasting over hoeft te betalen. De werkgever moet de vergoeding of verstrekking dan wel aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling.

Vraag 6. Wat is eindheffing in de WKR?

Elk jaar moet je de eindafrekening maken van alle vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Een overschrijding van de vrije ruimte moet je aangegeven in de aangifte loonheffingen van het volgende jaar. Over deze overschrijding moet je 80 procent eindheffing afdragen!

Eindheffing WKR 2021: uiterlijk bij loonaangifte in tweede tijdvak 2022

Vraag 7. Wat is de gebruikelijkheidstoets?

Het aanwijzen van vergoedingen onder de WKR mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets.

Het moet gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat de werkgever loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor zijn rekening neemt. Wat gebruikelijk is kan per organisatie en bedrijfstak verschillen.

Aanwijzen als eindheffingsloon WKR: wat is gebruikelijk?

Vraag 8. Hoe bereken je de vrije ruimte?

In de vrije ruimte in de WKR valt een deel van de loonsom dat je onbelast aan de werknemers mag besteden. Let op dat je de vrije ruimte niet overschrijdt. Over dit extra bedrag moet je namelijk 80 procent belasting betalen: de eindheffing. Let ook op de gebruikelijkheid van het bedrag dat je besteedt aan werknemers.

Vraag 9. Wat is het noodzakelijkheidscriterium?

Gaat het om hulpmiddelen die volgens de werkgever nodig en noodzakelijk zijn om in hun werk gebruiken, zoals gereedschap, een laptop of een smartphone? Dan gaat het om een noodzakelijkheidscriterium. In dat geval hoef je de kosten hiervan niet mee te tellen bij het belastbaar loon van werknemers of in de vrije ruimte van de WKR.

Zie ook paragraaf 22.1.7 Noodzakelijkheidscriterium in het Handboek Loonheffingen

Vraag 10. Wat is een nihilwaardering?

Naast vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen de vrije ruimte kan de werkgever nog zaken onbelast verstrekken of ter beschikking stellen (dus niet geld) waarvan de waarde op nihil wordt gesteld (‘nihilwaardering’), zoals consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd en ter beschikking gestelde werkkleding.

Vraag 11. Wat is de totale fiscale loonsom?

Alle beloningen die je normaal belast met heffingen vallen onder de fiscale loonsom, dus ook: bonussen, vakantietoeslagen, eindejaarsuitkering, et cetera. De onbelaste vergoedingen vallen niet onder de fiscale loonsom in de WKR. Overschrijdt de werkgever het algemeen forfait, dan is de werkgever een eindheffing van 80 procent verschuldigd.

Vraag 12. Wat is een onbelaste vergoeding?

Je mag aan werknemers onbelast vergoedingen geven, zowel in loon als in natura (zoals een personeelsfeest of een kerstpakket). Dit wordt geregeld via de werkkostenregeling (WKR). Die vergoedingen moeten wel in de vrije ruimte passen.

Vraag 13. Wat valt er onder intermediaire kosten?

Als een werknemer kosten voorschiet, gaat het om intermediaire kosten. Vergoeding van intermediaire kosten zijn dus feitelijk vergoedingen die de werkgever aan de werknemer betaalt omdat de werknemer in opdracht van de werkgever een bedrag heeft voorgeschoten of kosten heeft gemaakt. Voorbeelden daarvan zijn (parkeer- en brandstof)kosten voor de auto van de zaak of kosten van relatiegeschenken voor externe relaties en klanten.

Zie paragraaf 4.12.2 Vergoedingen voor intermediaire kosten in het Handboek Loonheffingen

Vraag 14. Wat mag de werkgever belastingvrij schenken aan personeel?

Tot een bedrag van 2.400 euro beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in elk geval als gebruikelijk. Wil je een hoger bedrag geven of laten uitruilen? Dan moet je rekening houden met de risico’s dat de Belastingdienst de uitkering als niet gebruikelijk beschouwt.

Deze doelmatigheidsmarge van 2.400 euro per werknemer geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager wordt dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair.

Ook is het bedrag van 2.400 euro niet per definitie onbelast. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als je die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een extra heffing van 80 procent.

Let op: houd rekening met alles wat de werknemer al toegewezen heeft gekregen in de vrije ruimte (kerstpakket, niet onderbouwde kostenvergoeding of vergoedingen van een fiets of vakbondscontributie). Dat komt nog in mindering op de 2.400 euro.

Vraag 15. Mag je vrije ruimte doorschuiven naar volgend jaar?

De werkgever kan de vrije ruimte gebruiken om extraatjes belastingvrij uit te keren, bijvoorbeeld een eindejaarsbonus. De vrije ruimte die je een jaar niet gebruikt, kan je niet doorschuiven naar een volgend jaar.

Vraag 16. Wat is de concernregeling binnen de WKR?

Heeft de werkgever meerdere BV’s, pas dan binnen de WKR de concernregeling toe.

Met de concernregeling benut een BV die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere BV binnen hetzelfde concern. Maak alleen gebruik van de concernregeling als deze positief uitpakt. Pas je de concernregeling toe, dan mag je ook maar één keer de vrije ruimte berekenen over de eerste 400.000 euro van de totale loonsom. Je mag zelf na afloop van elk jaar kiezen of u de concernregeling toepast.

Vraag 17. Wat is de kleine geschenkenregeling?

Verstrekt de werkgever een klein geschenk aan de werknemers die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, dan wordt dit niet aangemerkt als loon.

Om de kleine geschenkenregeling toe te mogen passen, gelden drie voorwaarden:

  1. De werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin anderen ook zo’n attentie zouden geven.
  2. De werkgever geeft geen geld of een waardebon.
  3. De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal 25 euro. Eventuele bezorgkosten hoef je hierbij niet mee te tellen zolang deze op de factuur apart staan vermeld.

Vraag 18. Wat valt niet onder de kleine geschenkenregeling?

Voor een bos bloemen wanneer een werknemer nieuw in dienst komt, geldt geen vrijstelling. Dit is namelijk in het kader van de dienstbetrekking. Je moet deze bos bloemen dus toewijzen aan de vrije ruimte.

Een cadeaubon van 35 euro voor een verjaardag voldoet op twee punten niet aan de kleine  geschenkenregeling (een waardebon mag niet en het bedrag is meer dan 25 euro) en daarmee vervalt de vrijstelling. Deze cadeaubon moet je voor de gehele waarde toewijzen aan de vrije ruimte.

Bronnen: Grant Thornton.nl en Handboek Loonheffingen 2021

Werkkostenregeling: antwoorden op vragen salarisadministrateurs

 


Kom ook naar de cursus Werkkostenregeling met docent Casper Mons op 5 april 2022.

Categorie: Nieuws Tags: gerichte vrijstelling, vrije ruimte, werkkostenregeling (WKR)

Tags: gerichte vrijstelling, vrije ruimte, werkkostenregeling (WKR)

Gerelateerde artikelen

28 november 2023

Kosten internationale school vrijgesteld vergoeden: 30%-regeling of ET-kosten?

27 november 2023

Correctiebericht indienen bij onjuiste toepassing 30%-regeling: hoe zit het?

24 november 2023

Hof: ook gewoon loon kan onder vrije ruimte worden gebracht

21 november 2023

Vaste kostenvergoeding en kostenonderzoek: gerichte vrijstelling of vrije ruimte?

Hoofdsponsor

Een nieuwe medewerker zoeken, selecteren én behouden

Kennispartner

Fiscount Loonservice is nu Fiscaris

Partners

Verzuim voorkomen en verminderen: Sazas zet verzuimtrends 2024 op een rij
Verkiezingen: stem jij als salarisadministrateur of vanuit persoonlijke voorkeur?
Minimumuurloon 2024 in de praktijk: hoe bereken je een minimum maandsalaris?
Geen zelfreflectie werknemer en dossieropbouw bij verstoorde arbeidsrelatie

CONTENT MARKETING VOOR DE FINANCIËLE SECTOR Maak je …  

Voorspelbare arbeidsvoorwaarden: wat betekent dit voor de werkgever?
‘Respijt voor NOW 1’ zet ondernemers op verkeerde been
Do’s and don’ts voor goede S&O-administratie bij WBSO
Prinsjesdagpodcast: ‘Regels versimpeld, maar gewoon betalen’

Meest gelezen berichten

  • UWV gaat Werkwijzer Poortwachter vernieuwen 25.4k weergaven
  • UWV moet nieuwe berekening dagloon maken voor hoogte IVA-uitkering 10.4k weergaven
  • Wijzingen voor salarisadministrateurs per januari 2024 5.1k weergaven
  • Anoniementarief toepassen voor werknemer zonder woonadres? 1.4k weergaven
  • Stapsgewijze afschaffing loonkostenvoordeel oudere werknemer 1.3k weergaven

NIRPA

Opleidingen

01
dec
Basistraining Boekhouden voor de Salarisadministrateur (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
04
dec
Werkkostenregeling (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
04
dec
Online cursus Werkkostenregeling bij gemeenten (verdieping)
MOCuitgevers
07
dec
HR-performancemanagement en HR-analytics (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
11
dec
Arbeidsrecht – Disfunctioneren (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
13
dec
Pensioenen (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
15
dec
De HR-adviseur/Salarisadviseur en 50+ Collega’s (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
19
dec
Assertief en Zelfverzekerd Communiceren (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
19
dec
Arbeid en Recht (4)
Fiscount
22
dec
Digitale Toekomst voor Salarisadministrateurs (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
27
dec
Updatesessie Sociale Zekerheid (NIRPA PE)
Markus Verbeek Praehep
28
dec
Loonbelasting voor Financials, de Essentie
Markus Verbeek Praehep
29
dec
HBO Programma HR voor Salarisadministrateurs
Markus Verbeek Praehep
03
jan
Module Loonheffingen PDL Flexibel Online
Markus Verbeek Praehep
06
feb
Online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping)
MOCuitgevers
06
feb
Tweedaagse online Excel training voor de salarisadministrateur (verdieping en specialisatie)
MOCuitgevers
08
feb
Online cursus De rol van de HR-adviseur/OR-lid als het gaat om de nieuwe Pensioenwet. Verdiep je kennis.
MOCuitgevers
08
feb
Online cursus Update loonheffingen en arbeidsrecht
MOCuitgevers
27
feb
Online Excel training voor salarisadministrateurs (specialisatie)
MOCuitgevers
29
feb
Online cursus Wet bedrag ineens, RVU en verlofsparen
MOCuitgevers
07
mrt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
MOCuitgevers
07
mrt
Online Excel training voor de salarisadministrateur (basis)
MOCuitgevers
25
mrt
Cursus Samenwerken financiële- en salarisadministratie
MOCuitgevers
11
apr
Online training Power Query voor HR en salarisadministrateurs
MOCuitgevers
23
apr
Cursus De rol van de HR-adviseur/OR-lid als het gaat om de nieuwe Pensioenwet. Verdiep je kennis.
MOCuitgevers
25
jun
Online training Power Pivot (SUPER Draaitabel)
MOCuitgevers
08
okt
Cursus Samenwerken tussen de HR-afdeling en salarisadministratie
MOCuitgevers

Vacatures

Salarisadministrateur – Breda
Flynth
Salarisadministrateur – Zwolle
Flynth
Medewerker personeel en salaris. (32-40 uur per week)- Schagen
Jongejan & Partners Accountants & Belastingadviseurs
Payroll consultant
a.s. WORKS
Senior Salarisadministrateur Amsterdam
Vallei Accountants & Adviseurs
Salarisadministrateur – Lochem
Flynth
Vacature Salarisadministrateur INTERIM
WEA Deltaland
Salarisadministrateur – Schagen
Flynth
Salarisadministrateur – Hilton Foods Zaandam
Strictly People
Salarisadministrateur Abin accountants- Noordwijk e/o Voorburg
Abin
Salarisadministrateur – Amsterdam
MSA
Salarisadministrateur
Moore MKW
Junior Payroll Specialist
van Oers
Salarisadministrateur
Schuitema
Adviseur Werkgeversadvies
VvAA
Business consultant
a•s WORKS
Payroll Specialist (AFAS)
van Oers
Vacature traineeship personeels- en salarisadministratie
a.s WORKS
Senior Salarisadministrateur / Functioneel Beheerder AFAS
VvAA
Traineeship Salarisadministrateur voor zorgprofessionals
VvAA
Senior Salarisadministrateur – Gemeente Zeist
Strictly People
Senior coördinerend medewerker PSA– 32/36 uur per week
Gemeente Wassenaar

Vriend van Salaris Vanmorgen

abonneer nieuwsbrief FV

Salaris Vanmorgen (SV) is het platform voor salarisadministrateurs met nieuws en verdieping op het gebied van salarisadministratie.

Salaris Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Cedeo erkend

Categorie

  • Nieuws
  • Blogs
  • Opleidingen
  • Partners
  • AV/FV
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Salarisdag
  • Dossiers
  • STAP-budget

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Contact
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
logo FV