De werkgever mag een percentage van de totale fiscale loon, de vrije ruimte, besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werknemers.
De vrije ruimte is het bedrag dat de werkgever onbelast mag besteden. Elk jaar wordt de vrije ruimte opnieuw vastgesteld. In 2022 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 1,7 procent. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2022 1,18 procent.
Komt het bedrag dat je onbelast besteedt, boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet je over het gedeelte dat boven de grens komt, 80 procent belasting betalen.
Meer over de werkkostenregeling en de vrije ruimte lees je in hoofdstuk 10 van het Handboek Loonheffingen
Gerichte vrijstellingen
Gerichte vrijstellingen zijn ook onbelast, maar gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Een gerichte vrijstelling is bijvoorbeeld het vergoeden, geven of beschikbaar stellen van een laptop. Of het vergoeden of betalen van een cursus of overnachting voor het werk.
Ook is er een gerichte vrijstelling voor een arbovoorziening. Deze geldt per 2022 alleen nog voor arbovoorzieningen die verplicht zijn volgens de Arbeidsomstandighedenwet.
Sinds 1 januari 2022 kennen we ook de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten.
Lees meer over gerichte vrijstellingen in hoofdstuk 22.1 Gerichte vrijstellingen van het Handboek Loonheffingen
Nihilwaarderingen
Voor een aantal voorzieningen die met het werk of de werkplek te maken hebben, gelden nihilwaarderingen. Deze voorzieningen zijn op € 0 gewaardeerd en daardoor onbelast, bijvoorbeeld koffie en thee op het kantoor of een ov-abonnement. Nihilwaarderingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
Voor een aantal andere werkplekvoorzieningen gelden normbedragen. Dit gaat om:
- maaltijden in de bedrijfskantine;
- kinderopvang, geregeld door de werkgever;
- huisvesting op de werkplek.
Lees verder over nihilwaarderingen en de normbedragen in hoofdstuk 22.2 Nihilwaarderingen van het Handboek Loonheffingen
Vier stappen
De volgende vier stappen moet je nemen als je vergoedingen, verstrekkingen en
terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte wilt onderbrengen:
- Stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
- Stap 2: Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de
gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt. - Stap 3: Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of je deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon van de werknemer behandelt.
- Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80 procent eindheffing.
Vragen en antwoorden over WKR
Hierna vind je een overzicht van antwoorden op veel gestelde vragen over de werkkostenregeling.
Vraag 1. Wat is de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling (WKR) bepaalt of de vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers belast zijn met loonbelasting.
Door in de administratie goed bij te houden welke extraatjes, zoals een personeelsfeest of een kerstpakket, de werkgever aan werknemers geeft, voorkom je een onverwachte naheffing.
Vraag 2. Wat valt in de vrije ruimte WKR?
Veel werkgevers vinden het lastig om te bepalen: wat valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) en wat niet? Een verkeerde beoordeling kan vervelende gevolgen hebben.
In de vrije ruimte in de WKR valt een deel van de loonsom dat je onbelast aan de werknemers mag besteden. Het percentage en de maximale loonsom die de vrije ruimte bepalen, worden jaarlijks bijgesteld.
De vrije ruimte bedraagt een percentage van de fiscale loonsom:
- voor 2021: over de eerste 400.000 euro 3 procent en over het meerdere 1,18 procent;
- voor 2022: over de eerste 400.000 euro 1,7 procent en over het meerdere 1,18 procent.
Vraag 3. Wat is uitruil in verband met de WKR?
Werknemers kunnen een deel van hun belaste brutoloon of vakantiedagen uitruilen voor een (netto) vergoeding of verstrekking, bijvoorbeeld een vergoeding voor vakbondscontributie of laptop of een fiets.
Je brengt deze vervolgens onder in de vrije ruimte van de WKR. De werknemer krijgt hierdoor belastingkorting (het bruto salaris wordt een netto vergoeding of verstrekking). Daarnaast verlaag je op deze manier het brutoloon waardoor je minder werkgeverslasten betaalt.
Vraag 4. Wat is de fiscale loonsom WKR?
Alle beloningen die je normaal belast met heffingen vallen onder de fiscale loonsom, dus ook: bonussen, vakantietoeslagen, eindejaarsuitkering, et cetera. De onbelaste vergoedingen vallen niet onder de fiscale loonsom in de WKR.
Vraag 5. Wat is eindheffingsloon?
Werkgevers mogen bepaalde zaken vergoeden en verstrekken zonder dat de werknemer hier vervolgens loonbelasting over hoeft te betalen. De werkgever moet de vergoeding of verstrekking dan wel aanwijzen als eindheffingsloon in de werkkostenregeling.
Vraag 6. Wat is eindheffing in de WKR?
Elk jaar moet je de eindafrekening maken van alle vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel. Een overschrijding van de vrije ruimte moet je aangegeven in de aangifte loonheffingen van het volgende jaar. Over deze overschrijding moet je 80 procent eindheffing afdragen!
Eindheffing WKR 2021: uiterlijk bij loonaangifte in tweede tijdvak 2022
Vraag 7. Wat is de gebruikelijkheidstoets?
Het aanwijzen van vergoedingen onder de WKR mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit is de gebruikelijkheidstoets.
Het moet gebruikelijk zijn dat de werknemer vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang belastingvrij krijgt en dat de werkgever loonbelasting/premie volksverzekeringen via de eindheffing voor zijn rekening neemt. Wat gebruikelijk is kan per organisatie en bedrijfstak verschillen.
Vraag 8. Hoe bereken je de vrije ruimte?
In de vrije ruimte in de WKR valt een deel van de loonsom dat je onbelast aan de werknemers mag besteden. Let op dat je de vrije ruimte niet overschrijdt. Over dit extra bedrag moet je namelijk 80 procent belasting betalen: de eindheffing. Let ook op de gebruikelijkheid van het bedrag dat je besteedt aan werknemers.
Vraag 9. Wat is het noodzakelijkheidscriterium?
Gaat het om hulpmiddelen die volgens de werkgever nodig en noodzakelijk zijn om in hun werk gebruiken, zoals gereedschap, een laptop of een smartphone? Dan gaat het om een noodzakelijkheidscriterium. In dat geval hoef je de kosten hiervan niet mee te tellen bij het belastbaar loon van werknemers of in de vrije ruimte van de WKR.
Zie ook paragraaf 22.1.7 Noodzakelijkheidscriterium in het Handboek Loonheffingen
Vraag 10. Wat is een nihilwaardering?
Naast vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen de vrije ruimte kan de werkgever nog zaken onbelast verstrekken of ter beschikking stellen (dus niet geld) waarvan de waarde op nihil wordt gesteld (‘nihilwaardering’), zoals consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd en ter beschikking gestelde werkkleding.
Vraag 11. Wat is de totale fiscale loonsom?
Alle beloningen die je normaal belast met heffingen vallen onder de fiscale loonsom, dus ook: bonussen, vakantietoeslagen, eindejaarsuitkering, et cetera. De onbelaste vergoedingen vallen niet onder de fiscale loonsom in de WKR. Overschrijdt de werkgever het algemeen forfait, dan is de werkgever een eindheffing van 80 procent verschuldigd.
Vraag 12. Wat is een onbelaste vergoeding?
Je mag aan werknemers onbelast vergoedingen geven, zowel in loon als in natura (zoals een personeelsfeest of een kerstpakket). Dit wordt geregeld via de werkkostenregeling (WKR). Die vergoedingen moeten wel in de vrije ruimte passen.
Vraag 13. Wat valt er onder intermediaire kosten?
Als een werknemer kosten voorschiet, gaat het om intermediaire kosten. Vergoeding van intermediaire kosten zijn dus feitelijk vergoedingen die de werkgever aan de werknemer betaalt omdat de werknemer in opdracht van de werkgever een bedrag heeft voorgeschoten of kosten heeft gemaakt. Voorbeelden daarvan zijn (parkeer- en brandstof)kosten voor de auto van de zaak of kosten van relatiegeschenken voor externe relaties en klanten.
Zie paragraaf 4.12.2 Vergoedingen voor intermediaire kosten in het Handboek Loonheffingen
Vraag 14. Wat mag de werkgever belastingvrij schenken aan personeel?
Tot een bedrag van 2.400 euro beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in elk geval als gebruikelijk. Wil je een hoger bedrag geven of laten uitruilen? Dan moet je rekening houden met de risico’s dat de Belastingdienst de uitkering als niet gebruikelijk beschouwt.
Deze doelmatigheidsmarge van 2.400 euro per werknemer geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager wordt dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair.
Ook is het bedrag van 2.400 euro niet per definitie onbelast. Het bedrag telt ‘gewoon’ mee voor de vrije ruimte en als je die vrije ruimte overschrijdt, betekent dat een extra heffing van 80 procent.
Let op: houd rekening met alles wat de werknemer al toegewezen heeft gekregen in de vrije ruimte (kerstpakket, niet onderbouwde kostenvergoeding of vergoedingen van een fiets of vakbondscontributie). Dat komt nog in mindering op de 2.400 euro.
Vraag 15. Mag je vrije ruimte doorschuiven naar volgend jaar?
De werkgever kan de vrije ruimte gebruiken om extraatjes belastingvrij uit te keren, bijvoorbeeld een eindejaarsbonus. De vrije ruimte die je een jaar niet gebruikt, kan je niet doorschuiven naar een volgend jaar.
Vraag 16. Wat is de concernregeling binnen de WKR?
Heeft de werkgever meerdere BV’s, pas dan binnen de WKR de concernregeling toe.
Met de concernregeling benut een BV die tot een concern behoort de ongebruikte vrije ruimte van een andere BV binnen hetzelfde concern. Maak alleen gebruik van de concernregeling als deze positief uitpakt. Pas je de concernregeling toe, dan mag je ook maar één keer de vrije ruimte berekenen over de eerste 400.000 euro van de totale loonsom. Je mag zelf na afloop van elk jaar kiezen of u de concernregeling toepast.
Vraag 17. Wat is de kleine geschenkenregeling?
Verstrekt de werkgever een klein geschenk aan de werknemers die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, dan wordt dit niet aangemerkt als loon.
Om de kleine geschenkenregeling toe te mogen passen, gelden drie voorwaarden:
- De werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin anderen ook zo’n attentie zouden geven.
- De werkgever geeft geen geld of een waardebon.
- De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal 25 euro. Eventuele bezorgkosten hoef je hierbij niet mee te tellen zolang deze op de factuur apart staan vermeld.
Vraag 18. Wat valt niet onder de kleine geschenkenregeling?
Voor een bos bloemen wanneer een werknemer nieuw in dienst komt, geldt geen vrijstelling. Dit is namelijk in het kader van de dienstbetrekking. Je moet deze bos bloemen dus toewijzen aan de vrije ruimte.
Een cadeaubon van 35 euro voor een verjaardag voldoet op twee punten niet aan de kleine geschenkenregeling (een waardebon mag niet en het bedrag is meer dan 25 euro) en daarmee vervalt de vrijstelling. Deze cadeaubon moet je voor de gehele waarde toewijzen aan de vrije ruimte.
Bronnen: Grant Thornton.nl en Handboek Loonheffingen 2021
Werkkostenregeling: antwoorden op vragen salarisadministrateurs
Kom ook naar de cursus Werkkostenregeling met docent Casper Mons op 5 april 2022.
