De Belastingdienst krijgt veel vragen over de werkplek thuis. Wanneer geldt een gerichte vrijstelling? In deze handreiking vind je een antwoord op veel gestelde vragen en een aantal praktische voorbeelden.
Voor de werkplek thuis gelden voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling de volgende gerichte vrijstellingen:
- arbovoorzieningen;
- gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium;
- thuiswerkkosten.
1 Arbovoorzieningen
De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen is van toepassing als je voldoet aan de volgende voorwaarden:
- De arbovoorzieningen vloeien rechtstreeks voort uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
- De werknemer gebruikt of verbruikt die voorzieningen (gedeeltelijk) in de werkruimte.
- De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
- Voorbeelden van arbovoorzieningen zijn een bureaustoel, een bureau en een bureaulamp. Deze vallen onder de gerichte vrijstelling als zij voldoen aan de voorwaarden.
Let op:
De gerichte vrijstelling geldt alleen nog voor arbovoorzieningen die verplicht zijn volgens de Arbeidsomstandighedenwet. Vóór 2022 gold de voorwaarde dat de arbovoorziening voortvloeide uit het arbobeleid van de werkgever. In een arbobeleid kan een werkgever voorzieningen opnemen die niet verplicht zijn, zoals een cursus stoppen met roken of een stoelmassage. Vanaf 2022 zijn deze dus niet meer gericht vrijgesteld.
Alleen verplichte arbovoorziening gericht vrijgesteld vanaf 2022
Eigen bijdrage
Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en betaalt hij alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage? Dan blijft voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt de gerichte vrijstelling van toepassing. De eigen bijdrage voor de luxere versie gaat van het nettoloon af.
Voorbeeld eigen bijdrage
Een werkgever stelt een bedrag van € 500 ter beschikking voor de aanschaf van arbovoorzieningen voor thuis. Een werknemer schaft onderstaande zaken aan en declareert deze bij zijn werkgever:
| Arbovoorziening | Kosten | Vergoeding |
| Bureaustoel | € 200 | € 200 |
| Beeldscherm | € 225 | € 225 |
| Luxe versie koptelefoon | € 100 | € 75 |
De voorzieningen voldoen aan de voorwaarden voor de gerichte vrijstelling. De vergoeding voor de bureaustoel en het beeldscherm zijn gericht vrijgesteld. De vergoeding voor de koptelefoon is gericht vrijgesteld als de werknemer voor € 75 een koptelefoon kan kopen die voldoet aan de arbo-eisen.
Cafetariaregeling
De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de werkgever de arbovoorziening volledig of gedeeltelijk uitruilt met het brutoloon. Omdat de kosten dan ten laste van de werknemer komen, wordt niet voldaan aan de voorwaarde dat de werknemer geen eigen bijdrage betaalt voor de voorziening.
Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van de arbovoorziening en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan is dit wel toegestaan, op voorwaarde dat de werkgever de vergoeding hiervoor aanwijst als eindheffingsloon.
De uitruil voor de meerprijs van de luxere versie is alleen onbelast als de werkgever nog vrije ruimte heeft. De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.
Voldoet de voorziening niet aan de voorwaarden? Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80 procent eindheffing verschuldigd.
2 Noodzakelijke voorzieningen
Het gaat om gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is van toepassing als:
- De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium).
- De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen, als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.
- De voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling.
Noodzakelijk
‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt.
Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening. Dit voordeel hoef je niet tot het loon te rekenen.
Eigen bijdrage
Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening en betaalt hij alleen voor de meerprijs een eigen bijdrage? Dan blijft voor de basisvoorziening die de werkgever voor zijn rekening neemt de gerichte vrijstelling van toepassing. De eigen bijdrage voor de luxere versie gaat van het nettoloon af.
Ook mag de werkgever een eigen bijdrage voor privégebruik vragen. Deze gaat ook van het nettoloon af.
Gereedschap en dergelijke apparatuur
Voorbeelden van gereedschap zijn: fototoestel van fotograaf, muziekinstrument van muzikant en kwast van schilder.
Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden.
Computers, mobiele communicatiemiddelen e.d.
Onder computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur vallen: desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software kunnen ook onder de gerichte vrijstelling vallen.
Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn een organizer, een printer en een navigatiesysteem.
Cafetariaregeling
De gerichte vrijstelling is niet van toepassing als de werkgever de noodzakelijke voorziening volledig of gedeeltelijk uitruilt met het brutoloon. Omdat de kosten dan ten laste van de werknemer komen, wordt niet voldaan aan de voorwaarde dat de werkgever de voorziening voor zijn rekening neemt.
Kiest de werknemer voor een duurdere uitvoering van een noodzakelijke voorziening en wordt alleen de meerprijs uitgeruild met het brutoloon? Dan is dit wel toegestaan, op voorwaarde dat de werkgever de vergoeding hiervoor aanwijst als eindheffingsloon. De uitruil voor de meerprijs van de luxere versie is alleen onbelast als de werkgever nog vrije ruimte heeft. De gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen is niet van toepassing op de meerprijs.
Mogelijk betaalt de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik. De werkgever mag deze eigen bijdrage uitruilen met het brutoloon. Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden.
Bestuurders en commissarissen
Voor bestuurders geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als de werkgever aannemelijk kan maken dat de voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet. Dit geldt ook voor commissarissen die je verloont via opting-in. De werkgever heeft in deze gevallen dus de bewijslast.
Vrije ruimte
Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium? Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80 procent eindheffing verschuldigd.
Voorbeeld: vergoeding inrichting thuiswerkplek zonder factuur
Alle werknemers ontvangen een vergoeding van € 500 voor de inrichting van de thuiswerkplek. Ze hoeven geen factuur in te leveren. De werkgever wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?
Zonder factuur komt de vergoeding van € 500 ten laste van de vrije ruimte. De gerichte vrijstellingen voor arbovoorzieningen en noodzakelijke voorzieningen zijn niet van toepassing. De werkgever kan zonder factuur niet toetsen of voldaan is aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstellingen.
Voorbeeld: vaste thuiswerkvergoeding
Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor thuiswerken gemiddeld € 2 per dag zijn. Deze kosten zien op koffie/thee, water-, gas- en elektriciteitsverbruik, wc-papier en afschrijving bureau en stoel. Een werkgever geeft hiervoor een vaste vergoeding. Hij wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Wat zijn de gevolgen voor de werkkostenregeling?
Sinds 1 januari 2022 mag de werkgever een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling van € 2 per thuiswerkdag.
Tot en met 2021 was de vergoeding van deze kosten niet gericht vrijgesteld. De werkgever kon deze vergoeding wel aanwijzen als eindheffingsloon. Dit bedrag kwam ten laste van de vrije ruimte.
Voorbeeld: kosten internet- en telefoonabonnement
Een werknemer werkt thuis. Kan een werkgever de kosten van een internet- en telefoonabonnement onbelast vergoeden? Kan dit ook als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalt?
Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling voor noodzakelijke voorzieningen. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon.
De gerichte vrijstelling geldt ook als de werknemer een eigen bijdrage voor het internetabonnement betaalt.
Een vergoeding van de abonnementskosten voor de vaste telefoon valt niet onder de gerichte vrijstelling. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
De gerichte vrijstelling kan wel gelden voor de abonnementskosten van mobiele communicatiemiddelen. Deze kosten moet dan wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
De gerichte vrijstelling geldt ook als de werknemer een eigen bijdrage voor het abonnement voor de mobiele telefoon betaalt.
Voorbeeld: internet in 3-in-1-pakket
Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie). Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?
Je moet bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Als dit niet op de factuur staat, informeer je bij de provider wat deze kosten zijn bij een apart abonnement. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling.
Als de werkgever de rest ook vergoedt, is dat deel belast loon. Je mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.
3 Thuiswerkkosten
Sinds 1 januari 2022 mag een werkgever een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling van € 2 per thuisgewerkte dag.
De vergoeding voor thuiswerkkosten is bedoeld voor de extra kosten voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee en toiletpapier. Het bedrag van € 2 is gebaseerd op onderzoek dat het Nibud heeft gedaan. Je kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
Tot en met 2021 was de vergoeding van deze kosten niet gericht vrijgesteld. De werkgever kon deze vergoeding wel aanwijzen als eindheffingsloon. Dit bedrag kwam ten laste van de vrije ruimte.
Bron: Forum Salaris
