Zakelijk karakter overheerst: gerichte vrijstellingen voor reiskosten en maaltijden
Alleen als het zakelijke karakter van het teamuitje overheerst, kun je de gerichte vrijstellingen voor reiskosten en maaltijden toepassen. Overheerst het consumptieve karakter, dan is de vergoeding voor reiskosten en de verstrekking van een maaltijd belast loon. Ook de activiteit vormt belast loon.
Bij de beoordeling van het karakter van een extern gehouden activiteit is de invulling van het totale programma doorslaggevend.
Voorbeeld splitsbaar teamuitje
De werkgever organiseert voor zijn werknemers een externe studiedag van 9.00 tot 17.00 uur met aansluitend een groot feest, een lopend buffet en een optreden van een beroemd artiest. Kan hij dit onbelast doen?
Studiedagen zijn gericht vrijgesteld. De lunch en de reiskosten maken daarvan deel uit en kun je daarom onbelast verstrekken. Zie hoofdstuk 22.1.2 Gerichte vrijstellingen en 22.1.3 Congressen, cursussen, vakliteratuur en dergelijke in het Handboek Loonheffingen.
Het feest is een aparte activiteit en heeft vooral een consumptief karakter. De kosten van dit feest zijn belast loon voor de werknemers. Je kunt dit loon aanwijzen als eindheffingsloon. Het komt dan ten laste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte is de werkgever 80 procent eindheffing verschuldigd.
Studiedag met gemengd karakter
Als de werkgever een studiedag met verschillende activiteiten organiseert, kunnen verschillende vrijstellingen een rol spelen. Als je zo’n dag organiseert voor de werknemers met lunch, diner en een ontspannend avondje teambuilding, moet je – afhankelijk van de invulling van het programma en de tijdsbesteding – de kosten splitsen in:
- de kosten van activiteiten met vooral een zakelijk karakter
Deze kosten zijn vrijgesteld op basis van de volgende gerichte vrijstellingen:
– cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke;
– tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking;
– maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter; - de kosten van activiteiten met vooral een consumptief karakter
De regels voor het personeelsfeest zijn van toepassing (paragraaf 22.2.3 Handboek Loonheffingen).
Personeelsfeest
Hoe je om moet gaan met consumpties op personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten, hangt af van de locatie van het feest:
- feest op de werkplek
De verstrekte consumpties waardeert u op nihil, ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren en voor werknemers van andere werkgevers, met wie u de concernregeling
toepast. - feest op externe locatie bij een derde
Deze feesten zijn loon van de werknemer. Maar je kunt dit loon ook als eindheffingsloon aanwijzen.
Vergoedingen voor personeelsfeesten, recepties en jubileumfeesten zijn loon van de werknemer. Maar je kunt dit loon mogelijk ook als eindheffingsloon aanwijzen.
Bij een externe activiteit waarbij het zakelijk karakter overheerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, hoef je de totale kosten niet te splitsen in zakelijke en consumptieve kosten. De consumpties zijn gericht vrijgesteld.
Maaltijden
Voor maaltijden tijdens feesten die op de werkplek plaatsvinden, reken je een normbedrag tot het loon. Dit normbedrag is € 3,35 per maaltijd. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Bij feesten op een externe locatie bij een derde reken je deze maaltijden tot het loon. Je gaat uit van het factuurbedrag inclusief btw. Voor deze maaltijden geldt geen normbedrag. Je kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
Bronnen: Forum Salaris en Handboek Loonheffingen
