NIRPA kijkt uit naar verdere samenwerking met de Stichting Private Aanvulling WW en WGA (SPAWW) om het proces rondom de uitvoering PAWW voor salarisprofessionals te kunnen verbeteren.
In februari 2020 is een eerste rondetafelgesprek georganiseerd vanuit het NIRPA met SPAWW met het doel om de communicatie en informatie met de doelgroep salarisprofessionals ten aanzien van de uitvoering van de regeling PAWW te verbeteren. Een vervolggesprek hierop vond plaats op 24 maart 2021. Deelnemers aan dit gesprek vanuit NIRPA waren 11 salarisprofessionals, SPAWW (uitvoerder van de PAWW-regeling) en de Loonaangifteketen.
Verbeteringen SPAWW
SPAWW is naar aanleiding van de eerste NIRPA-sessie in februari 2020 aan de slag gegaan en heeft inmiddels de volgende verbeteringen doorgevoerd:
- Telefonie beschikbaar gesteld voor werkgevers en deelnemers – SPAWW werd beter bereikbaar. Dat was ook nodig, aangezien de lijnen op bepaalde momenten rood stonden. Op dit moment verdere verbeteringen in de telefonische service geïmplementeerd.
- De nieuwe website ging live, onder meer met specifieke informatie en dienstverlening voor administratiekantoren.
- Verbeterde serviceorganisatie – je krijgt nu op diverse manieren hulp en ondersteuning rondom de PAWW, zoals de vernieuwde onboarding-service.
- Verbeteringen in het werkgeversportaal – mede op basis van de feedback vanuit het eerste rondetafelgesprek zijn gerealiseerd:
– met één keer inloggen met meerdere HR-nummers werken;
– aanmaak van extra gebruikers;
– toevoeging zoekfunctie;
– automatische incasso;
– digitale nota; en
– in de zomer ook betalen via iDeal.
Er blijft nog veel te doen, ook wat betreft de digitale dienstverlening aan werkgevers.
Usability test
Een usability test is uitgevoerd op het werkgeversportaal. Dit onderzoek is uitgevoerd met onder meer salarisprofessionals. De focus lag op aanmelding en aangifte.
De hoofdconclusie van het rapport is dat grotere werkgevers, voorzien van een professionele administratie, weinig problemen ervaren met de aanmelding aangifte. Ook bij problemen redden zij zich prima, aangezien zij meer ervaring hebben met portalen. Vooral de middelgrote en kleinere MKB-ondernemers ondervinden problemen op het PAWW-portaal.
Knelpunten en verbeterpunten
Knelpunten en suggesties voor verbeteringen voor de aanmelding en aangifte zijn gegeven.
Aanmelding
Wat betreft aanmelding zijn de volgende knelpunten en verbeterpunten te noemen:
- Consequent toepassen van terminologie in aanmeldingsbrief en website.
- Werkgeverstelefoon duidelijker en vindbaarder vermelden.
- Aanmeldcode met hoofdletters O, I, 1 en 0 vermijden. Martin: een vinkje bij een correcte code zou ook volstaan.
- Speciaal telefoonnummer voor administratiekantoren/accountantskantoren beschikbaar stellen.
- SPAWW moet duidelijker melden wanneer er grotere acties zijn die sectoren en werkgevers kunnen raken. Dan kunnen zij zich beter voorbereiden op evt. extra werk.
- Bied in de invulvelden sluitcategorieën aan om lege velden of nullen te voorkomen.
- Precieze bestandselectie: soms missen er werkgevers bij een CAO-aanmelding. Deze weten dan van niets, maar hadden zich moeten aanmelden en premie moeten betalen.
- Check op dubbele inschrijving: soms meldt een werkgever zich aan met een verkeerd loonheffingsnummer en doet vervolgens de aanmelding opnieuw; met als verwarrend gevolg dat er twee accounts zijn.
- Verwijs in het portaal bij aanmelding naar de CAO-aanmeldcode.
- Eén vestiging aanmelden als administratiekantoor: gebruik liever de term ‘hoofdvestiging’.
- De aanmeldingsduur kan korter.
- Administratiekantoor machtigen in één werkdag: dit mag langer.
- Wanneer gemachtigd administratiekantoor niet te vinden is in het portaal, dan zou deze handmatig ingevuld moeten kunnen worden.
Aangifte
Bij aangifte zijn de volgende knelpunten en verbeterpunten te noemen:
- Indicator-cijfertje dat aangeeft of er nieuwe berichten zijn.
- Gearchiveerde aangiftes duidelijker zichtbaar/vindbaar maken.
- Geef toelichting bij aangiftes van nul. Of gebruik geen nullen.
- Vermijd afkortingen.
- Laat ambtshalve aanslagen met verstreken periodes staan.
- Kwartaalaangifte moet in de praktijk per maand worden doorgegeven. Dit is makkelijker om in één scherm daadwerkelijk per kwartaal door te geven.
- Te krappe marge bij afwijkingen in de aangifte. Bij kleine verschillen moet men al een reden opgeven. Redenen voor afwijkingen voldoen daarnaast niet aan redenen die men ondervindt in de praktijk.
- Correctie op eerdere aangifte is soms omslachtig.
Aanvullende opmerkingen
Aanvullende opmerkingen en suggesties van de aanwezigen:
- De term uitnodigingscode klopt niet, want aanmelden is verplicht.
- Verzoek om bedrijf opnieuw aan te kunnen melden met een eerder gebruikt e-mailadres.
- Door SPAWW gehanteerde definities duidelijker maken of overbrengen.
- Veel klanten zijn onbekend met SPAWW. E-mail komt in de junkmail terecht. Positioneer dus beter en duidelijker en voeg contactgegevens toe.
- Laat SPAWW gebruik maken van de communicatiekanalen van accountantskantoren en administrateurs voor het vooraf aankondigen van deelname en aanmelden.
- Voeg op het portaal een betaaloverzicht toe van wat er nog openstaat. Vanuit SPAWW wordt aangegeven dat dit momenteel wordt ingericht en binnenkort beschikbaar is. Voor accountants- en administratiekantoren is dit er niet; zij moeten per klant kijken.
Overige pijnpunten
Inventarisatie overige pijnpunten vanuit de deelnemers aan het gesprek:
- Is een digitale aangifte mogelijk?
- Voeg een filterfunctie toe in de overzichten.
- Ambtshalve nota’s worden niet automatisch gecrediteerd.
- Onduidelijkheid over het aantal medewerkers in de aangifte. In de aangifte moet je alleen medewerkers meenemen die daadwerkelijk onder de PAWW vallen.
- Hoe trek je een machtiging weer in? Het zou fijn zijn als je als accountantskantoor ook zelf een werkgever kan verwijderen die geen klant meer is.
Drie routes
Een belangrijk doel van Stichting PAWW is om de administratie rondom de PAWW te vereenvoudigen. Hier zijn drie routes voor uitgestippeld:
- Vanuit de werknemers is er behoefte naar meer aansluiting op het UWV qua data en processen.
- Daarnaast onderzoekt SPAWW de mogelijkheden van een uniforme PAWW-aangifte. Het kan echter zijn dat het pensioenakkoord dat zal vertragen.
- SPAWW onderzoekt verder of de datalevering in samenwerking met salarissoftwareleveranciers beter is te optimaliseren.
Verbeteringen doorvoeren
De bevindingen uit het rapport en dit rondetafelgesprek worden momenteel geanalyseerd. Daar komt een lijst met verbeterpunten uit, die worden gecategoriseerd en geprioriteerd. Deze sessie voegt daar verdere verdieping aan toe, waarmee SPAWW de komende periode verbeteringen kan doorvoeren.
De eenvoudig door te voeren verbeteringen pakt SPAWW direct op. Voor de complexere wijziging moet een impactanalyse plaatsvinden. Dan ontstaat ook inzicht in de planning van de realisatie van overige verbeterpunten.
Hoe nu verder?
NIRPA constateert dat een behoorlijk ‘verlanglijstje’ met verbeterpunten is geïdentificeerd. SPAWW doet al veel en er is uitzicht op verdere oplossingen voor aangegeven knelpunten. Later dit jaar zal weer contact zijn tussen NIRPA en SPAWW. Ook volgt dan een update rondom de PAWW-regeling.
