Het bedrag van € 35.060 in verband met de overschrijding van de vrije ruimte in de werkkostenregeling is terecht afgedragen, aldus de rechtbank.
Wat is de situatie?
Een reclamebureau verricht activiteiten op het gebied van vormgeving en desktop-publishing, reclamedoeleinden en het verlenen van marketingondersteuning. In 2018 heeft de werkgever de werkzaamheden uitgebreid met activiteiten op het gebied van virtual reality.
De werkgever heeft met het personeel bestaande uit 30 medewerkers, inclusief twee stagiaires, een reis gemaakt van vrijdag 8 juni 2018 tot en met zondag 10 juni 2018.
De kosten van de reis zijn als volgt samengesteld:
| Vliegtickets | € 14.675 |
| Kosten accommodatie Villa VIK (incl. ontbijt) | € 9.085 |
| Extra kosten correctie ticket | € 140 |
| Transfer luchthaven en lunch Villa VIK | € 805 |
| Inspiratiebezoek [attractie 1] | € 2.300 |
| Diner 1e avond | € 1.592 |
| Twizy Tour (incl. lunch) | € 5.358 |
| Inspiratiebezoek LaqOmar met diner 2e dag en presentatie | € 4.213 |
| Huur catamaran, training communicatievaardigheden en lunch | € 5.880 |
| Transfer luchthaven | € 372 |
| Totale kosten | € 44.420 |
In vrije ruimte
De werkgever heeft in de aangifte loonheffing over de periode 1 januari 2019 tot en met 31 januari 2019 de kosten van de reis aangemerkt als kosten die vallen binnen de vrije ruimte en conform het door de inspecteur naar aanleiding van het verzoek om vooroverleg ingenomen standpunt een bedrag in verband met overschrijding van die vrije ruimte afgedragen. De afdracht in verband met de overschrijding van de vrije ruimte bedraagt € 35.060.
Bij uitspraak op bezwaar heeft de inspecteur het bezwaar van de werkgever ongegrond verklaard.
Gerichte vrijstelling?
In geschil is het antwoord op de vraag of het bedrag van € 35.060 terecht is afgedragen. Daarbij is uitsluitend in geschil of op de kosten van de reis een gerichte vrijstelling van toepassing is.
De hoogte van de kosten en daarmee van de afdracht (als op de betreffende kosten geen gerichte vrijstelling van toepassing is) is niet in geschil.
De werkgever stelt dat gelet op het zakelijke karakter van de reis een gerichte vrijstelling van toepassing is op de kosten van de reis, de activiteiten en (het overgrote deel van) de verstrekte maaltijden. De inspecteur bestrijdt dit.
De rechtbank stelt voorop dat tussen partijen niet in geschil is dat met het verstrekken van de reis sprake is van loon. In principe is loonbelasting verschuldigd over deze kosten, tenzij de kosten vallen onder een gerichte vrijstelling als opgenomen in artikel 31a, tweede lid, van de Wet LB.
In dit artikel wordt (voor zover van belang) het volgende bepaald:
“De verschuldigde belasting met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen (…) wordt bepaald naar een tarief van 80%, met dien verstande dat deze vergoedingen en verstrekkingen worden verminderd, maar niet verder dan tot nihil, met 1,2% van het loon waarover (…) belasting wordt geheven, alsmede met vergoedingen en verstrekkingen (…) ter zake of in de vorm van:
a. vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer:
1. indien het vervoer plaatsvindt per taxi, luchtvaartuig, schip of ervoer vanwege de inhoudingsplichtige: tot de werkelijke kosten, met dien verstande dat de vermindering niet geldt voor vergoedingen ter zake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige; (…)
b. tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, niet zijnde een tijdelijk verblijf als bedoeld in onderdeel e, alsmede maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter.
c. onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking, (…)”
Op de werkgever rust de bewijslast aannemelijk te maken dat een gerichte vrijstelling als bedoeld in onderdeel a, b of c van voornoemd artikel van toepassing is.
Werkgever: zakelijke kosten
De werkgever stelt hiertoe dat de kosten van de reis kwalificeren als zakelijke kosten in het kader van de dienstbetrekking. De doelstelling van de reis was volgens het reclamebureau tweeledig.
Enerzijds wilde de werkgever de nieuwe activiteiten op het gebied van virtual reality introduceren aan de medewerkers, waarbij de focus lag op het verbeteren van de samenwerking en hen inspiratie te laten opdoen voor de uitbreiding van de marktpositie. Anderzijds het vieren van het 25-jarig jubileum van het bureau. Dit laatste maakt slechts een beperkt onderdeel uit van de reis.
Voor de zakelijke elementen verwijst de werkgever naar de overgelegde stukken, waaronder hand-outs van presentaties, facturen en het programma van de reis. Uit de stukken valt op te maken dat er bezoeken zijn gebracht aan vier toeristische attracties. Tijdens het bezoek aan het huis van de eerste attractie is een presentatie gegeven over citybranding, waar het eiland om bekend staat. Ook is er een twizy tour georganiseerd en een catamaran gehuurd.
Bij beide activiteiten moesten opdrachten worden uitgevoerd gericht op communicatie en samenwerking. Dat toeristische trekpleisters onderdeel vormen van het programma neemt volgens de werkgever niet weg dat deze activiteiten een zakelijk doel dienen en op de kosten daarvan dus een gerichte vrijstelling van toepassing is, aldus het reclamebureau.
Inspecteur: recreatief karakter
De inspecteur bestrijdt het zakelijke karakter van de reis. De inspecteur heeft aangevoerd dat de reis voornamelijk een recreatief karakter heeft, waarbij populaire bezienswaardigheden zijn bezocht en populaire toeristische activiteiten hebben plaatsgevonden. De inspecteur komt op basis van het programma en de aangeleverde documentatie tot de conclusie dat de zakelijke elementen een aan de personeelsreis ondergeschikt nevendoel zijn. Dat de reis bij het personeel is aangekondigd door de feestcommissie onderschrijft het recreatieve karakter volgens de inspecteur.
Wat oordeelt de rechtbank?
Volgens de rechtbank heeft de werkgever, tegenover de gemotiveerde betwisting van de inspecteur, niet aannemelijk gemaakt dat de reis een (overwegend) zakelijk karakter had. De reis is aangekondigd als een jubileumreis. In het reisblog waarin het programma wordt bekendgemaakt, is geen enkele vermelding van de zakelijke activiteiten die de werkgever heeft aangevoerd.
Verblijf en activiteiten geen zakelijk karakter
Daarbij heeft het reclamebureau ter zitting verklaard dat de werknemers niet doorbetaald hebben gekregen voor zover de reis op zaterdag en zondag heeft plaatsgevonden. Ook is niet aannemelijk gemaakt dat het verblijf een tijdelijk verblijf is.
Het enkele gegeven dat het eiland specifiek de belangstelling van de werkgever had vanwege de citybranding, rechtvaardigt niet de conclusie dat het verblijf noodzakelijk was in het kader van de dienstbetrekking.
Met betrekking tot de diverse geserveerde drie-gangen-diners, lunches en een wijnproeverij komt de rechtbank gezien het voorgaande ook tot het oordeel dat een meer dan bijkomstig zakelijk karakter ontbreekt.
Het reclamebureau heeft daarnaast niet aannemelijk gemaakt dat activiteiten bijdragen aan het onderhoud en de verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking, aangezien deze vaak van algemene en recreatieve aard zijn.
Nu de rechtbank hiermee tot het oordeel komt dat het verblijf en de activiteiten geen zakelijk karakter hebben, geldt dit ook met betrekking tot het vervoer.
De rechtbank komt dan ook tot de conclusie dat geen van de gerichte vrijstellingen van toepassing is en het bedrag van € 35.060 in verband met de overschrijding van de vrije ruimte terecht is afgedragen.
Uitspraak Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 5 november 2020, ECLI:NL:RBZWB:2020:5446
